Quản lý kho mẫu

Quản lý toàn diện vòng đời hàng mẫu từ khâu đặt hàng sản xuất, nhập kho, lưu trữ – bảo quản đến phân phối, điều phối và theo dõi luân chuyển giữa các bộ phận; đảm bảo hàng mẫu được cung ứng đúng – đủ – kịp thời, phục vụ hiệu quả cho hoạt động kinh doanh, marketing và trưng bày.

A. Quản lý đặt hàng & nhập kho sản xuất

• Tiếp nhận nhu cầu hàng mẫu từ các bộ phận liên quan (Thiết kế, Kinh doanh, Marketing, Showroom…).

• Lập lệnh sản xuất hàng mẫu và gửi yêu cầu xuống nhà máy theo đúng mẫu mã, số lượng, thời hạn.

• Theo dõi, đôn đốc tiến độ sản xuất, đảm bảo hàng mẫu hoàn thành đúng kế hoạch phục vụ chiến dịch/mùa bán hàng.

• Kiểm tra, đối soát số lượng, mẫu mã, chất lượng hàng mẫu khi nhà máy giao về.

• Thực hiện thủ tục nhập kho, cập nhật hệ thống quản lý và ký xác nhận các chứng từ liên quan.

B. Lưu trữ & bảo quản kho mẫu

• Sắp xếp, phân loại hàng mẫu khoa học theo mã hàng, kích thước, màu sắc, mùa vụ; gắn mã vị trí lưu trữ (Bin Location).

• Đảm bảo điều kiện kho đạt tiêu chuẩn: sạch sẽ, ngăn nắp, tránh ẩm mốc, hư hỏng, thất thoát.

• Thực hiện kiểm kê kho định kỳ hoặc đột xuất; đối chiếu số liệu thực tế với hệ thống quản lý kho.

• Đề xuất cải tiến cách bố trí kho nhằm tối ưu không gian và thời gian tìm kiếm hàng mẫu.

C. Phân phối & điều phối hàng mẫu theo chỉ tiêu

• Căn cứ chỉ tiêu phân bổ hàng mẫu theo kế hoạch năm/quý để cấp phát cho các bộ phận, chi nhánh.

• Kiểm soát việc cấp phát đúng định mức, đúng đối tượng, hạn chế phát sinh sai lệch hoặc thất thoát.

• Đảm bảo nguyên tắc “3 Đúng”:

  • Đúng số lượng

  • Đúng mẫu mã

  • Đúng thời điểm

• Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu mượn, xuất mẫu phát sinh từ Sales, Marketing, Showroom theo quy trình quy định.

D. Theo dõi luân chuyển & quản lý tồn kho

• Theo dõi hành trình luân chuyển của từng mẫu: đang tồn kho, đang trưng bày hay đang sử dụng tại bộ phận/chi nhánh nào.

• Cập nhật và quản lý chi tiết số liệu nhập – xuất – tồn theo từng SKU (màu sắc, kích thước, chủng loại).

• Phối hợp với các bộ phận liên quan để thu hồi mẫu cũ, mẫu lỗi, mẫu hết mùa hoặc không còn nhu cầu sử dụng.

• Đề xuất phương án thanh lý, tiêu hủy hoặc tái sử dụng hàng mẫu theo quy định công ty.

• Lập báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về tình trạng kho mẫu, tồn kho và luân chuyển.

3. Quyền hạn

• Được quyền yêu cầu các bộ phận liên quan cung cấp thông tin, kế hoạch sử dụng hàng mẫu.

• Được đề xuất điều chỉnh phương án phân bổ hàng mẫu nhằm đảm bảo hiệu quả sử dụng.

• Được đề xuất cải tiến quy trình quản lý kho mẫu, công cụ và phần mềm hỗ trợ.

• Trình độ & kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành: Quản lý kho, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan.

• Có kinh nghiệm quản lý kho, kho mẫu, kho trưng bày là lợi thế.

• Kỹ năng

• Thành thạo Excel 

• Kỹ năng lập kế hoạch, sắp xếp và ưu tiên công việc.

• Kỹ năng quản lý số liệu, kiểm soát chi tiết.

• Kỹ năng giao tiếp và phối hợp tốt với nhà máy, Sales, Marketing và các bộ phận nội bộ.

• Phẩm chất cá nhân

• Cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực, có trách nhiệm cao với tài sản và số liệu.

• Chủ động, linh hoạt, chịu được áp lực công việc trong các giai đoạn cao điểm.