Quản Lý Mua Hàng Dự Án

Xây dựng kế hoạch mua hàng dự án 

• Tiếp nhận kế hoạch mở mới, cải tạo, nâng cấp cửa hàng và các dự án từ bộ phận Project/Store Development/Operations. 
• Phân tích phạm vi công việc, danh mục hàng hóa, thiết bị, vật tư và timeline của từng dự án. 
• Xây dựng kế hoạch mua hàng theo tuần/tháng/quý và theo từng dự án. 
• Xác định lead time của từng hạng mục để đảm bảo kế hoạch mua hàng phù hợp với tiến độ thi công và khai trương. 
• Lập kế hoạch ưu tiên đối với các hạng mục có thời gian cung ứng dài hoặc có nguy cơ ảnh hưởng tiến độ. 
• Theo dõi và cập nhật tiến độ mua hàng xuyên suốt vòng đời dự án.

Quản lý hoạt động sourcing và lựa chọn nhà cung cấp 

• Tìm kiếm, đánh giá và phát triển hệ thống nhà cung cấp phục vụ các dự án. 
• Xây dựng danh sách NCC theo nhóm hàng: Thiết bị F&B, Máy móc vận hành, Nội thất, Vật tư xây dựng, Điện- Nước- HVAC/M&E, POS/IT, Biển hiệu & nhận diện thương hiệu, Dụng cụ và các hạng mục khác. 
• Đánh giá năng lực NCC về giá, chất lượng, năng lực cung ứng, lead time và dịch vụ sau bán hàng. 
• Chủ động phát triển NCC mới và nguồn cung thay thế, duy trì supplier pool đáp ứng chất lượng– chi phí– tiến độ.

Quản lý báo giá, đấu thầu và đàm phán 

• Chủ trì quá trình RFQ/RFP và lấy báo giá từ các nhà cung cấp. 
• Phân tích và so sánh báo giá theo giá trị thương mại, chất lượng, specification, lead time và điều kiện thanh toán. 
• Tổ chức đấu thầu/competitive bidding đối với các gói mua hàng giá trị lớn. 
• Phối hợp với Project, Technical/Engineering, Design để đánh giá tính phù hợp kỹ thuật. 
• Trực tiếp đàm phán về: Giá mua, chiết khấu, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng, vận chuyển/lắp đặt, bảo hành bảo trì, điều khoản phạt. 
• Đề xuất lựa chọn NCC tối ưu dựa trên tổng thể Cost– Quality– Time– Risk.

Quản lý đơn hàng và tiến độ giao hàng 

• Theo dõi toàn bộ vòng đời đơn hàng từ yêu cầu mua hàng, báo giá, phê duyệt, PO/hợp đồng đến giao hàng, lắp đặt và nghiệm thu. 
• Đảmbảo hàng hóa/thiết bị được giao đúng thời gian phục vụ tiến độ dự án. 
• Chủ động cảnh báo các nguy cơ: Chậm giao hàng, thiếu hàng, sai specification, không đạt chất lượng. 
• Phối hợp các bộ phận liên quan đưa ra phương án thay thế khi có rủi ro ảnh hưởng khai trương/vận hành.

Quản lý ngân sách và tối ưu chi phí 

• Kiểm soát ngân sách mua hàng theo từng dự án và từng hạng mục. 
• Theo dõi và phân tích chênh lệch giữa Budget– Quotation– Negotiated Price– Actual Cost.
• Chủ động tìm kiếm cơ hội cost saving / cost optimization và benchmark giá giữa các NCC. 
• Đề xuất phương án thay thế về sản phẩm, specification hoặc NCC nhằm tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng.
• Lập báo cáo định kỳ về chi phí mua hàng, mức tiết kiệm và tình trạng ngân sách.

Quản lý chất lượng và nghiệm thu 

• Phối hợp xác định specification và tiêu chuẩn chất lượng từng hạng mục. 
• Kiểm soát hàng hóa/thiết bị đúng chủng loại, model, số lượng và chất lượng. 
• Phối hợp kiểm tra, nghiệm thu, bàn giao và xử lý đổi trả, bảo hành, khiếu nại NCC.

Quản lý nhà cung cấp 

• Theo dõi và đánh giá định kỳ hiệu quả hoạt động của NCC theo tiêu chí SLA về giá, chất lượng, tiến độ. 
• Đề xuất duy trì, phát triển hoặc thay thế NCC dựa trên kết quả đánh giá và xây dựng nguồn cung dự phòng.

Quản lý và phát triển đội ngũ

• Phân công, điều phối và giám sát công việc đội ngũ Mua hàng Dự án. 
• Thiết lập KPI, đào tạo về sourcing, đàm phán, quản lý NCC và tiến độ. 
• Kiểm soát workload và đánh giá hiệu quả làm việc.

Phối hợp liên phòng ban 

• Phối hợp chặt chẽ với Project/Construction/Store Development, Operations, Technical/Engineering & Design, Finance/Accounting, Legal trong quá trình triển khai dự án và giải quyết phát sinh.

Báo cáo và cải tiến 

• Lập báo cáo định kỳ về tiến độ mua hàng, tình trạng đơn hàng, ngân sách, cost saving, hiệu quả NCC và rủi ro. 
• Xây dựng và cải tiến quy trình mua hàng dự án, đề xuất công cụ/dashboard theo dõi.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của quản lý.

YÊU CẦU VÀ KỸ NĂNG

Kiến thức: 

• Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị Chuỗi cung ứng, Logistics, Kinh tế, Ngoại thương, Quản trị Kinh doanh hoặc liên quan. 
• Có kiến thức về Procurement/Purchasing, Supply Chain và quản lý dự án.

Kinh nghiệm làm việc: 

• Tối thiểu 5–8 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Procurement/Purchasing/Sourcing. 
• Có tối thiểu 2–3 năm kinh nghiệm quản lý đội nhóm. 
• Ưu tiên có kinh nghiệm Project Procurement/CAPEX Procurement, từng làm F&B, Retail, Hospitality, Construction, Real Estate hoặc chuỗi cửa hàng. 
• Ưu tiên đã trực tiếp phụ trách mua hàng cho các dự án mở mới/cải tạo/nâng cấp cửa hàng

Kỹ năng:

• Sử dụng thành thạo MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Thành thạo Excel/Google Sheets, ưu tiên có kinh nghiệm ERP/SAP/Oracle. 
• Kinh nghiệm quản lý quy trình mua hàng end-to-end, sourcing, RFQ/RFP, đấu thầu, phân tích báo giá và Total Cost of Ownership. 
• Kỹnăng đàm phán thương mại tốt, quản lý NCC và hợp đồng, kiểm soát ngân sách và cost saving. 
• Có khả năng theo dõi tiến độ dự án, quản lý lead time và xử lý nhiều dự án đồng thời. 
• Có khả năng phân tích dữ liệu và lập báo cáo quản trị.

Phẩm chất: 

• Chủ động, quyết đoán, tinh thần ownership cao. 
• Tư duy chi phí tốt nhưng không đánh đổi chất lượng và tiến độ. 
• Làm việc tốt trong môi trường nhiều dự án, deadline cao, chịu áp lực cao. 
• Khả năng xử lý vấn đề, ra quyết định nhanh, giao tiếp và phối hợp tốt liên phòng ban. 
• Trung thực, minh bạch và tuân thủ quy trình mua hàng.

QUYỀN LỢI

• Lương cứng: Thỏa thuận theo năng lực
• Phụ cấp cơm trưa
• BHXH/Bảo hiểm sức khỏe PTI.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động.
• Các chế độ khác theo quy định công ty