Sale Admin

Xử lý hồ sơ & quản lý đơn hàng xuất khẩu

• Tiếp nhận, xử lý và theo dõi toàn bộ đơn hàng OEM từ khách hàng quốc tế: nhập đơn hàng, phối hợp xác nhận thông số kỹ thuật với bộ phận Kỹ thuật và Sản xuất
• Chuẩn bị, kiểm tra và hoàn thiện bộ hồ sơ xuất khẩu: Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, Certificate of Origin (C/O), Inspection Certificate, Shipping Instruction
• Theo dõi tiến độ giao hàng, phối hợp với Logistics/Forwarder đảm bảo lịch ship đúng cam kết với khách hàng
• Cập nhật trạng thái đơn hàng và hồ sơ lên hệ thống quản lý nội bộ; lưu trữ hồ sơ đầy đủ theo từng đơn hàng

Thay mặt Sales – Giao tiếp trực tiếp với khách hàng

• Là đầu mối liên lạc chính với khách hàng quốc tế khi Sales đi công tác hoặc cần hỗ trợ xử lý hồ sơ; trao đổi qua email, điện thoại, Zoom/Teams bằng tiếng Anh
• Phản hồi thắc mắc của khách hàng về hồ sơ, chứng từ, tiến độ giao hàng; cập nhật thông tin chính xác và kịp thời
• Gửi và xác nhận báo giá, Proforma Invoice (PI), Sale Contract theo hướng dẫn của Sales Manager

Phối hợp nội bộ & hỗ trợ Sales

• Phối hợp với bộ phận Kỹ thuật, Sản xuất, QC, Kho vận và Kế toán để đảm bảo thông tin đơn hàng thông suốt từ đầu vào đến xuất hàng
• Hỗ trợ Sales team trong việc chuẩn bị tài liệu chào hàng, catalog, hồ sơ năng lực Công ty bằng tiếng Anh
• Tổng hợp báo cáo tình hình đơn hàng, doanh thu định kỳ trình Giám đốc Kinh doanh

Bằng cấp & kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành: Ngoại thương, Kinh doanh Quốc tế, Quản trị Kinh doanh, Logistics hoặc ngành liên quan
• Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Sales Admin, Export Admin, Order Management hoặc Customer Service trong lĩnh vực xuất khẩu hàng công nghiệp, cơ khí, thiết bị
• Ưu tiên: có kinh nghiệm làm việc với khách hàng OEM quốc tế (Mỹ, EU, Nhật, Hàn, Úc...)

Tiếng Anh – Yêu cầu thiết yếu

• Tiếng Anh thương mại lưu loát: đọc, viết email chuyên nghiệp, giao tiếp trực tiếp với khách hàng quốc tế (nói/nghe đạt mức làm việc độc lập)
• Thành thạo soạn thảo chứng từ xuất khẩu bằng tiếng Anh: Invoice, Packing List, C/O, hợp đồng ngoại thương, Proforma Invoice
• Đọc hiểu tài liệu kỹ thuật cơ khí bằng tiếng Anh: catalogue, technical drawing description, specification sheet

Kỹ năng chuyên môn

• Nắm vững quy trình xuất nhập khẩu: Incoterms 2020, L/C, T/T, thanh toán quốc tế
• Thành thạo Microsoft Office (Excel, Word); biết dùng phần mềm quản lý đơn hàng / ERP là lợi thế
• Kỹ năng tổ chức công việc tốt; xử lý đồng thời nhiều đơn hàng, nhiều khách hàng

Phẩm chất

• Cẩn thận, chính xác trong hồ sơ chứng từ; bảo mật thông tin khách hàng
• Giao tiếp chuyên nghiệp, tự tin, linh hoạt khi làm việc với đối tác nước ngoài
• Chủ động, trách nhiệm cao; sẵn sàng hỗ trợ Sales ngoài giờ khi cần