Sales Admin

A. Quản trị hồ sơ dự án

· Thiết lập và quản lý đầy đủ bộ hồ sơ dự án: hợp đồng, phụ lục, báo giá, biên bản, checklist theo quy định.

· Lưu trữ và quản lý bản vẽ 2D/3D, tài liệu kỹ thuật theo đúng phiên bản, cấu trúc thư mục và quy chuẩn đặt tên.

· Đảm bảo hồ sơ luôn sẵn sàng phục vụ cho các giai đoạn triển khai, nghiệm thu và thanh toán.

B. Theo dõi tiến độ & điều phối công việc

· Cập nhật timeline dự án và theo dõi các mốc quan trọng: duyệt vật liệu, đặt hàng, giao hàng, thi công, nghiệm thu.

· Chủ động nhắc việc các bên liên quan nhằm đảm bảo tiến độ cam kết.

· Điều phối lịch khảo sát, đo đạc, họp dự án; tổng hợp biên bản họp và danh sách đầu việc (action list) sau mỗi buổi làm việc.

C. Hỗ trợ mua sắm & làm việc với nhà cung cấp

· Tổng hợp đề nghị đặt hàng từ các bộ phận; theo dõi PO/đơn hàng và lịch giao – nhận.

· Thu thập và tổng hợp báo giá từ nhà cung cấp; hỗ trợ so sánh cơ bản theo các tiêu chí: giá cả, thời gian giao hàng, điều kiện bảo hành.

· Phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo vật tư, thiết bị phục vụ đúng tiến độ dự án.

D. Nghiệm thu & thanh toán

· Chuẩn bị và kiểm soát hồ sơ nghiệm thu: biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao, checklist chất lượng.

· Theo dõi công nợ dự án, lịch thanh toán theo hợp đồng.

· Phối hợp với Kế toán và các bộ phận liên quan để hoàn thiện hồ sơ hóa đơn, chứng từ thanh toán đúng hạn.

• Tốt nghiệp cao đẳng trở lên các chuyên ngành liên quan.
• Tối thiểu 2 kinh nghiệm ở vị trí Admin dự án, Điều phối dự án (lĩnh vực xây dựng, nội thất, agency…) là lợi thế.
• Thành thạo Excel/Google Sheets; biết sử dụng các công cụ quản lý công việc như Trello, Notion, Asana là điểm cộng.
• Có khả năng quản lý hồ sơ, theo dõi tiến độ và phối hợp nhiều bên cùng lúc.
• Cẩn thận, chi tiết, có tính hệ thống và bám sát tiến độ.
• Kỹ năng giao tiếp khéo léo, rõ ràng, biết cách làm việc với nhiều phòng ban.
• Chịu được áp lực tiến độ và khối lượng công việc cao.