Sales Admin

MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
- Thực hiện các công việc: Quản lý hành chính & soạn thảo hồ sơ bán hàng, kiểm soát thông tin khách hàng, kiểm soát doanh số, cập nhật thông tin sản phẩm đến kinh doanh và đối tác bán hàng, kiểm soát hồ sơ an táng khách hàng, kiểm soát giỏ hàng, kiểm soát giá thu mua, công việc khác.
NHIỆM VỤ
1/ Quản lý hành chính & soạn thảo hồ sơ bán hàng
- Soạn thảo, in ấn, phát hành, lưu trữ công văn, thông báo, tờ trình, quyết định liên quan đến công tác bán hàng.
- Soạn thảo Hợp đồng bán hàng và Hợp đồng đối tác bán hàng.
- Tiếp nhận, lưu trữ Hợp đồng bán hàng và Hợp đồng đối tác bán hàng.
- Chuẩn bị bộ tài liệu bán hàng: Bảng báo giá, chính sách bán hàng, quy trình giữ chỗ/cọc, phiếu đặt cọc, hợp đồng mẫu.
- Cập nhật kịp thời khi có thay đổi về giá bán, chính sách, khuyến mãi.
2/ Kiểm soát thông tin khách hàng
- Trực Hotline 24/7.
- Quản lý hệ thống data tập trung, phân quyền cho nhân viên kinh doanh sử dụng.
- Kiểm soát xác nhận nguồn khách hàng, kiểm tra khách hàng có trùng thông tin hoặc gian lận dữ liệu (ví dụ: nhiều nhân viên nhập cùng một khách).
- Nhận thông tin khách hàng từ phòng kinh doanh/CSKH.
- Nhập dữ liệu khách hàng lên hệ thống CRM hoặc file Excel (họ tên, CMND/CCCD, số điện thoại, email, địa chỉ, thông tin sản phẩm đăng ký/mua).
- Đảm bảo thông tin đầy đủ, đúng định dạng, không sai sót.
- Sao lưu dữ liệu định kỳ để tránh mất mát.
- Bảo mật thông tin cá nhân, không để thất thoát hoặc sử dụng sai mục đích.
3/ Kiểm soát doanh số
- Thu thập hợp đồng đặt cọc/mua bán, chứng từ xác nhận thanh toán từ phòng kế toán.
- Ghi nhận số lượng sản phẩm bán ra, doanh số bán hàng.
- Phân tích doanh số bán hàng theo nguồn, theo cá nhân định kỳ (tuần/tháng/Qúy): số lượng khách đăng ký, khách ký HĐ…
- Lưu trữ dữ liệu doanh số hàng năm.
4/ Cập nhật thông tin sản phẩm đến Kinh doanh và đối tác bán hàng
- Lưu trữ dữ liệu đối tác: hợp đồng hợp tác, hồ sơ pháp nhân, thông tin liên hệ.
- Quản lý danh sách các đối tác (sàn phân phối, trại hòm, đại lý).
- Cập nhật thông tin khi đối tác thay đổi nhân sự, liên hệ, hoặc điều kiện hợp tác.
- Đảm bảo xử lý hoa hồng phí đối tác đúng theo tiến độ Chính sách thanh toán, thông tin gửi đi đúng – đủ – thống nhất.
5/ Kiểm soát hồ sơ an táng khách hàng
- Tiếp nhận hồ sơ an táng từ nhân viên kinh doanh/dịch vụ.
- Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ: giấy tờ tùy thân, giấy báo tử, hợp đồng dịch vụ, chứng từ liên quan.
- Cập nhật thông tin khách hàng vào hệ thống phần mềm/ sổ quản lý.
- Lưu trữ hồ sơ bản cứng và bản mềm theo quy định.
- Kiểm soát thu phí DVAT và phí DVAT sau an táng.
6/ Kiểm soát giỏ hàng
- Tiếp nhận và cập nhật thông tin khách hàng quan tâm/lựa chọn sản phẩm (ô mộ, lô mộ, khuôn viên, dịch vụ đi kèm…).
- Kiểm soát “giỏ hàng” của từng khách, đảm bảo đúng loại sản phẩm, vị trí, diện tích và giá bán theo chính sách công ty.
- Đối chiếu tình trạng quỹ đất/ô mộ còn trống, tránh trùng lặp hoặc giữ chỗ sai quy định.
- Xác nhận thông tin đặt cọc/giữ chỗ và chuyển tiếp cho bộ phận kinh doanh, pháp lý hoặc kế toán.
- Hỗ trợ cập nhật các thay đổi (chỉnh sửa sản phẩm, đổi vị trí, bổ sung dịch vụ tang lễ…).
7/ Kiểm soát giá thu mua vật tư
- Tiếp nhận và rà soát báo giá vật tư từ nhà cung cấp từ phòng mua hàng đề xuất (đá, xi măng, sắt thép, cây xanh, vật liệu trang trí, dịch vụ phụ trợ…).
- So sánh giá giữa các nhà cung cấp, đảm bảo phù hợp với giá thị trường.
- Đề xuất mức giá thu mua hợp lý, tránh tình trạng đội giá.
- Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thu mua (báo giá, hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu).
8/ Công việc khác
- Hỗ trợ cập nhật báo cáo định kỳ Phòng Kinh doanh.
- Hỗ trợ ban hành Thông báo, công văn chính sách Phòng Kinh doanh.
- Thực hiện công việc theo chỉ đạo của quản lý trực tiếp.
- Theo dõi báo cáo nhật ký công việc hàng ngày của Phòng Kinh doanh.

CÁC YÊU CẦU CẦN CÓ CHO VỊ TRÍ NÀY
- Trình độ học vấn/chuyên môn: Cử nhân kinh tế luật, QTKD,...
- Năng lực / kỹ năng:
- Cẩn thận, minh bạch, tránh nhầm lẫn về vị trí sản phẩm và giá trị hợp đồng.
- Có kỹ năng làm việc trên phần mềm quản lý giỏ hàng/CRM.
- Kỹ năng giao tiếp và phối hợp tốt giữa nhiều bộ phận.
- Có nền tảng pháp lý.