Senior HR executive

Công ty Cổ phần Thương mại Vista Sài Gòn - Thành viên của IFF Holdings, hoạt động trong lĩnh vực cho thuê căn hộ dịch vụ và văn phòng, Chúng tôi đang mong muốn tìm kiếm một ứng viên phù hợp cho vị trí Chuyên viên Cao Cấp Nhân sự làm việc tại địa chỉ Tòa nhà The Vista 628C Đường Võ Nguyên Giáp, Phường An Phú, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh với những yêu cầu như sau/

Vista Saigon Commercial JSC, a member of IFF Holdings, specializes in serviced and office rentals. We are currently seeking a qualified candidate for the Senior HR Executive position working at The Vista Buildings 628C Vo Nguyen Giap Street, An Phu Ward, Thu Duc City, Ho Chi Minh City with the following requirements:

1/ Hành chính/ Administration:

· Theo dõi hợp đồng thuê văn phòng hàng tháng và đề xuất thanh toán chi phí thuê văn phòng đúng hạn

Monitor monthly office lease agreements and propose timely payment of office rent

· Đặt văn phòng phẩm, nước theo tháng và đề xuất thanh toán theo quy định.

Order monthly office supplies and water, and propose payment as per regulations.

· Kiểm tra đối chiếu và đề xuất thanh toán theo định kỳ các chi phí như: cước điện thoại Viettel trả sau, Grab Doanh nghiệp, phí dịch vụ chuyển phát nhanh hàng tháng.

Review and reconcile monthly bills for Viettel postpaid phone services, Grab for Business, and courier services, and propose payment

· Đăng ký thẻ xe cho nhân viên mới, hoặc thay đổi thông tin, hoặc thu hồi thẻ xe khi nhân viên nghỉ việc.

New employee vehicle registration, information updates, or vehicle card retrieval upon employee termination.

· Lưu trữ hồ sơ, công văn đến và đi khi có phát sinh.

File and archive incoming and outgoing documents and correspondence

· Soạn thảo các thông báo nghỉ lễ tết khi có phát sinh.

Draft notifications for holidays and festivals as needed

· Đề nghị cấp mail cho nhân sự tại Vista khi có phát sinh

Request email accounts for Vista staff as needed

2/ Nhân sự/ Human Resources

· Tuyển dụng nhân sự theo kế hoạch tuyển dụng của Công ty đã đề ra và theo phát sinh sau khi đã được Ban Giám đốc phê duyệt.

Recruit personnel according to the company's recruitment plan and as needed, subject to the approval of the Board of Directors

· Xây dựng bảng mô tả công việc cho từng chức danh.

Develop job descriptions for each position

· Soạn thảo thư mời nhận việc, hợp đồng thử việc, thỏa thuận bảo mật thông tin cho nhân viên mới.

Prepare offer letters, probationary contracts, and confidentiality agreements for new hires

· Phối hợp với Trưởng các bộ phận đánh giá kết quả thử việc của nhân viên đang thử việc và đề xuất các bước tiếp theo: Thử việc đạt và ký hợp đồng lao động hoặc giải quyết nghỉ việc đối với các trường hợp thử việc không đạt yêu cầu.

Collaborate with department heads to evaluate the performance of probationary employees and recommend next steps:

· Theo dõi tái ký hợp đồng lao động cho các trường hợp đến hạn.

Monitor and renew employment contracts as they expire

· Chấm công và tính lương.

Process timekeeping and payroll

· Đề xuất danh sách cấp quà cho CBNV nhân các ngày lễ trong năm (Quốc tế phụ nữ 8/3, Giỗ tổ Hùng Vương, ngày Chiến thắng 30/4, Quốc tế lao động 1/5, ngày Quốc khánh 2/9, Tết Dương lịch…)

Propose a list of employees to receive gifts on annual holidays (Woman’s Day 8/3; King Anniversary; Labor Day 1/5, Independence Day 30/4; National Day 2/9, New Year Day,…)

· Bảo hiểm xã hội: thực hiện việc tăng, giảm lao động,… khi có phát sinh.

Manage social insurance matters, including adding or removing employees from the social insurance program

· Lập kế hoạch ngân sách nhân sự ….

Develop a human resources budget

· Lập tờ khai thuế TNCN định kỳ hàng tháng, quý, năm theo quy định.

Prepare monthly, quarterly, and annual personal income tax in accordance with regulations

· Lập danh sách đăng ký giảm trừ gia cảnh, đăng ký cấp mã số thuế khi có phát sinh.

Prepare lists for dependents' deductions and tax identification number registrations as needed

· Các công việc khác theo sự chỉ đạo của Ban Giám đốc

Perform other duties as assigned by the Board of Directors

-     Kinh nghiệm tối thiểu: 3 năm ở vị trí tương đương

At least 3 years of experience of this position

-       Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành Luật, Quản trị nhân lực, … hoặc các ngành liên quan
Graduated from University majoring in Law, Human Resources Management … or related fields

-       Kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, đàm phán, chịu được áp lực công việc
Good communication, persuasion, negotiation skills and ability to withstand work pressure.

-       Tiếng anh giao tiếp tốt
Good English communication.

-Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, Power Point).
Proficient in (Word, Excel, Power Point)