Senior Sales Support & Administration Executive

Mục tiêu vị trí

Đảm bảo hoạt động vận hành hành chính và hỗ trợ kinh doanh diễn ra hiệu quả thông qua việc quản lý hồ sơ, kiểm soát tài liệu, điều phối công việc giữa các phòng ban và hỗ trợ các hoạt động bán hàng, dự án và đấu thầu.

1. Sales & Project Administration

• Hỗ trợ đội ngũ kinh doanh trong công tác chuẩn bị báo giá, hợp đồng, hồ sơ bán hàng và hồ sơ dự án.
• Theo dõi tiến độ đơn hàng, hợp đồng và các đầu việc liên quan, phối hợp với các phòng ban nhằm đảm bảo đáp ứng đúng cam kết với khách hàng.
• Cập nhật và quản lý dữ liệu khách hàng, dữ liệu kinh doanh và các báo cáo liên quan.

2. Tender & Document Control

• Chuẩn bị, quản lý và lưu trữ hồ sơ dự thầu, hồ sơ năng lực, hồ sơ pháp lý, chứng nhận sản phẩm và các tài liệu liên quan.
• Kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của hồ sơ trước khi trình ký hoặc phát hành.
• Theo dõi quy trình phê duyệt, ký kết và kiểm soát phiên bản tài liệu nhằm đảm bảo khả năng truy xuất và tuân thủ quy định công ty.
• Chủ động theo dõi, đôn đốc các bên liên quan để đảm bảo tiến độ xử lý hồ sơ.

3. Office Adminstration

• Quản lý tài sản, trang thiết bị, văn phòng phẩm và các nhu yếu phẩm phục vụ hoạt động văn phòng.
• Làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ và đối tác hành chính nhằm đảm bảo hoạt động văn phòng vận hành ổn định.
• Thực hiện các thủ tục mua sắm, thanh toán, lưu trữ chứng từ và các công việc hành chính theo quy định.
• Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, sự kiện và hoạt động nội bộ khi cần.

4. Coordination & Team Support

• Phối hợp với các phòng ban trong việc triển khai, theo dõi và hoàn thành các đầu việc liên quan đến hoạt động kinh doanh và vận hành.
• Thực hiện các báo cáo và nhiệm vụ khác theo phân công của quản lý.

Địa điểm làm việc: văn phòng Hồ Chí Minh (1 headcount) & Văn Phòng Hà Nội (1 Headcount)

• Hồ Chí Minh: Tòa nhà Bluesky 3, Số 1 Bạch Đằng, Phường Tân Sơn Hòa, TP. Hồ Chí Minh (Văn phòng sẽ chuyển sang Sala Quận 2 vào tháng 9.2026)
• Hà Nội: Lô D7-4 Khu công nghiệp Hà Nội – Đài Tư, 386 đường Nguyễn Văn Linh, Phường Phúc Lợi, Thành Phố Hà Nội (Quận Long Biên cũ)

Kinh nghiệm & Chuyên môn:

• Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học các chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Kinh tế, Thương mại, Hành chính, Kế toán hoặc các ngành liên quan.
• Tối thiểu 3 - 5 năm kinh nghiệm ở vị trí Sales Admin, Sales Support, Project Coordinator, Office Admin hoặc các vị trí tương đương.
• Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là Excel; có khả năng quản lý dữ liệu, hồ sơ và chứng từ một cách khoa học, chính xác.
• Có kỹ năng lập kế hoạch, theo dõi tiến độ công việc và phối hợp hiệu quả với nhiều phòng ban.
• Có khả năng sử dụng các công cụ AI để nâng cao hiệu quả công việc là một lợi thế. 

Phẩm chất & Năng lực cá nhân:

• Cẩn thận, tỉ mỉ, có tính kỷ luật cao và chú trọng đến chi tiết trong công việc.
• Trung thực, đáng tin cậy và có ý thức bảo mật thông tin.
• Có tinh thần trách nhiệm cao, chủ động theo dõi và hoàn thành công việc đến cùng.
• Có khả năng tổ chức, sắp xếp và ưu tiên công việc hiệu quả khi xử lý nhiều đầu việc cùng lúc.
• Có tinh thần hỗ trợ, dịch vụ nội bộ và làm việc nhóm hiệu quả.
• Chịu được áp lực về tiến độ, đặc biệt trong các giai đoạn xử lý hồ sơ thầu, dự án hoặc đơn hàng.