[Thu Duc] Accountant Payable cum Customer collection matching Accountant

1.     Kế toán thu tiền/ Customer collection matching

-        Tiếp nhận thông báo khách hàng trả tiền, xác minh và đối chiếu các khoản thanh toán với hoá đơn tương ứng ở phần mềm kế toán, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ/ Receive customer payment notifications, verify and reconcile payments against the corresponding invoices in the accounting system, ensuring accuracy and completeness.

-        Lưu giữ hồ sơ đầy đủ về các khoản thanh toán và các tài liệu liên quan, đảm bảo tính đầy đủ của dữ liệu/ Maintain records of all payments and supporting documentation, ensuring data completeness and accuracy.

-        Phát hiện và giải quyết các chênh lệch giữa thanh toán và hoá đơn, liên hệ với các phòng ban nội bộ để xử lý vấn đề/ Identify and resolve discrepancies between payments and invoices, and liaise with internal departments to address and resolve related issues.

-        Chuẩn bị báo cáo về các khoản thanh toán, số dư chưa thanh toán/ Prepare reports on payment transactions and outstanding balances.

-        Hàng tháng phát hành thư đối chiếu công nợ cho khách hàng/ Prepare and distribute monthly customer account reconciliation statements.

2.     Công nợ phải trả/ Account Payable

-        Làm việc với ứng dụng AI để rà soát hoá đơn/ Work with AI tool to review invoice

-        Ghi nhận chi phí khi phát sinh/Record expenses when incurred.

-        Xử lý thanh toán cho bên thứ ba đúng hạn. Không có khoản nợ quá hạn giữa các công ty trong nội bộ Tập đoàn. Không có tồn đọng trong việc xử lý hóa đơn/ Process payments to third parties in time. Zero intercompany overdues. No backlog in handling invoices.

-        Đảm bảo hóa đơn bảo hiểm được thanh toán đúng hạn/Secure insurance premium invoices are paid on time.

-        Kiểm tra các chứng từ hỗ trợ và ghi nhận hóa đơn AP vào hệ thống kế toán (với các tài khoản và trung tâm chi phí phù hợp) trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi chứng từ hỗ trợ được nộp và thẩm định/Verify supporting documents and book AP invoice in accounting system (with proper accounts and cost of centre) within 2 working days onced supporting documents are submitted & validated.

-        Hạch toán chính xác hóa đơn AP vào tài khoản Hàng tồn kho/Pay attention to book correctly some AP invoices to Inventory account.

-        Gán mã số thuế đúng cho các giao dịch mua hàng / Assign Tax codes for the Purchases correctly.

-        Lập kế hoạch thanh toán kịp thời và chính xác/Propose payment plan timely and accurately for review.

-        Nộp kế hoạch thanh toán theo lịch trình hàng tháng/Submit payment plan as scheduled every month.

-        Sau khi kế hoạch thanh toán được phê duyệt, thực hiện thanh toán và theo dõi với người phê duyệt để đảm bảo tất cả các khoản thanh toán được xử lý trong cùng ngày hoặc chậm nhất 1 ngày sau đó/ Once payment plan is approved, process payments and follow up with approver to make sure all payments are processed within the same day or 1 day latest.

-        Đảm bảo tất cả các khoản thanh toán thành công được ghi nhận vào đúng hóa đơn AP trong hệ thống kế toán trong cùng kỳ (không muộn hơn 2 ngày làm việc kể từ ngày thanh toán)/Ensure all successful payments are booked & applied to AP invoices in accounting system in the same period (no later than 2 working days from payment date).

-        Đối chiếu thanh toán giữa Ngân hàng và hệ thống kế toán và nộp cho cấp trên trực tiếp/Trưởng phòng tài chính trước hoặc vào ngày WD+1/Reconcile Payments between Bank & Accounting system and submit to direct superior/ Finance Managers on or before WD+1.

-        Đảm bảo tất cả các khoản thanh toán đều có chứng từ hợp lệ/Ensure all payments made are supported by qualified documents.

-        Xử lý chủ động các yêu cầu liên quan đến thanh toán/Proactively handle inquiries related to payments

3.     Hỗ trợ đóng sổ cuối tháng/Month end closing support

-        Hoàn thành các bút toán công nợ phải trả trước ngày WD+1/Complete AP journal entries by WD+1

-        Hoàn thành kiểm tra chi tiết số dư công nợ phải trả cuối tháng và nộp để xem xét trước ngày WD+3/Prepare AP month end reconciliation file and submit for review before WD+ 3

4.     Quy trình tích hợp/Integration process

Luôn sẵn sàng làm việc với các công ty mới được giao/Always ready to work for new entities assigned

• Cử nhân Tài chính/Kế toán hoặc chuyên ngành liên quan /Bachelor in Finance/ Accounting or related field
• Có ít nhất 2 đến 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán công nợ phải trả / At least 2 to 3 - year experience in accountant payable
• Kỹ năng nói và viết tiếng Anh tốt là bắt buộc, khả năng đọc hiểu tiếng Nhật là một lợi thế /Mandatory good speaking and writing in English, Japanese readability is a plus
• Giao tiếp cởi mở và khéo léo trong công việc với đồng nghiệp nước ngoài /Communication: Open and skillful to work with foreign colleagues
• Chăm chỉ và thái độ sẵn sàng thích nghi /Hard working and willingness-to-adapt attitude