Thư Ký Ban Lãnh Đạo (Chuyên Trách Khánh Tiết - Hậu Cần)

1. Công tác đối ngoại và hậu cần, khánh tiết (70%)

• Tổ chức công tác đón tiếp khách hàng, đối tác, cơ quan quản lý Nhà nước và khách của Ban Lãnh đạo.
• Chủ trì triển khai hậu cần cho các buổi tiếp khách, hội nghị, hội thảo, sự kiện đối ngoại của Công ty.
• Thực hiện công tác hiếu hỉ, đối ngoại theo quy định và văn hóa doanh nghiệp.
• Đề xuất phương án quà tặng phù hợp cho khách hàng, đối tác, cơ quan quản lý và Ban Lãnh đạo.
• Quản lý ngân sách, danh mục và tồn kho quà tặng của Công ty.

2. Công tác hành chính phục vụ Ban Lãnh đạo (20%)

• Thực hiện các thủ tục Visa, Passport, thẻ APEC và các hồ sơ liên quan phục vụ Ban Lãnh đạo, chuyên gia và CBNV đi công tác nước ngoài.
• Đặt vé máy bay, vé tàu, khách sạn, phương tiện di chuyển và các dịch vụ phục vụ công tác của Ban Lãnh đạo, Ban Điều hành và CBNV.
• Theo dõi, quản lý căn hộ dịch vụ phục vụ chuyên gia và CBNV theo phân công

3. Phối hợp các Bộ phận phòng/ban khác (10%)

• Phối hợp tổ chức các chương trình nội bộ của Công ty như: Khám sức khỏe định kỳ, Teambuilding, Lễ khởi công, Lễ khánh thành, Sinh nhật Công ty, Tiệc cuối năm và các sự kiện theo kế hoạch.
• Lập kế hoạch, điều phối và trực tiếp triển khai công tác hậu cần cho các chương trình: địa điểm, phương tiện, lưu trú, ăn uống, trang thiết bị, quà tặng, nhân sự phục vụ...(khi được yêu cầu)
• Giám sát chất lượng triển khai, nghiệm thu và thực hiện các thủ tục thanh toán theo quy định

• Tốt nghiệp Đại học trở lên.
• Có tối thiểu 05 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Thư ký/Trợ lý Hành chính tổng hợp - chuyên trách mảnh Khánh tiết  - Hậu cần cho BLĐ của Công ty.
• Có kinh nghiệm tổ chức các sự kiện quy mô doanh nghiệp và triển khai công tác hậu cần cho các chương trình đối nội, đối ngoại.
• Am hiểu nghi thức lễ tân, khánh tiết; có kinh nghiệm phục vụ Ban Lãnh đạo, khách VIP, đối tác và cơ quan quản lý Nhà nước.
• Có kinh nghiệm làm việc với nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị; xây dựng thực đơn, lựa chọn hình thức tiệc phù hợp với từng chương trình là lợi thế.
• Có kinh nghiệm quản lý nhà cung cấp, quản lý ngân sách và tối ưu chi phí hành chính.
• Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức và điều phối công việc tốt; có khả năng xử lý đồng thời nhiều đầu việc với độ chính xác cao.
• Kỹ năng giao tiếp, ứng xử chuyên nghiệp; tinh tế, linh hoạt và có khả năng xử lý tốt các tình huống phát sinh.
• Chủ động, trách nhiệm, cẩn trọng, bảo mật thông tin và có tinh thần phục vụ cao.