Thư ký Ban Phát triển dự án (làm việc tại Quận 3)

1. Mô tả:

* Công việc chính:

- Tiếp nhận hồ sơ, giấy tờ gửi đến Ban Phát triển dự án và chuyển tiếp hồ sơ đến các phòng ban có liên quan để xử lý;

- Đầu mối gửi công văn, giấy tờ, văn bản đến các bộ phận có ý kiến, trình xin ý kiến Ban lãnh đạo và các đối tác;

- Liên hệ gửi hồ sơ Pháp lý và tương tác trực tiếp với đại diện của cơ quan Sở ban ngành;

- Theo dõi, tổng hợp, tổ chức lữu trữ và định kỳ bàn giao toàn bộ các công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu… chuyển đến Bộ phận Văn thư Lưu trữ;

- Theo dõi, hệ thống, cập nhật hồ sơ Pháp lý các dự án đang thuộc Ban Phát triển dự án phụ trách;

- Báo cáo kết quả làm việc theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp trên;

- Tham gia các cuộc họp theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp trên;

* Công tác Hành chính:

- Theo dõi, đôn đốc CBNV các công tác như xác nhận ngày công, đơn nghỉ nghỉ phép… trình Quản lý bộ phận phê duyệt và chuyển tiếp hồ sơ;

- Phụ trách in ấn, scan, lưu trữ trên server, photo tài liệu, theo dõi và đặt Văn phòng phẩm hàng tháng;

- Đặt phòng họp, theo dõi và thông tin cho Quản lý bộ phận tham dự các cuộc họp với Ban lãnh đạo, đối tác;

- Tương tác với bộ phận Hành chính hỗ trợ đặt taxi, khách sạn, vé máy bay… trong các chuyến công tác cho Quản lý bộ phận;

- Theo dõi tổng hợp chi phí công việc hàng tháng (chi phí Hành chính, công tác phí...) đồng thời thực hiện công tác lập Đề nghị tạm ứng, Đề nghị thanh toán ... gửi bộ phận Kế toán;

- Thực hiện các công việc phát sinh theo sự phân công của Trưởng bộ phận.

2. Quyền lợi:

o Lương thưởng:

- Tăng lương định kỳ thường niên và tăng lương theo năng lực

- Lương thưởng tháng 13, thưởng KPI theo năng lực

- Chế độ thưởng ngày lễ (Tết Dương lịch, Tết Âm lịch, 30/04, 02/09)

o Phúc lợi:

- Phục vụ cơm trưa tại văn phòng (T2-T6 hàng tuần)

- Thực hiện đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định

- Tổ chức team building thường niên (Công ty hỗ trợ toàn bộ chi phí, chấm công các ngày đi du lịch)

- Chế độ bảo hiểm sức khỏe toàn diện cho nhân viên (khám chữa bệnh, tai nạn, thai sản...) **

- Chương trình khám sức khỏe định kỳ hằng năm

- Tặng thêm 01 ngày phép/năm đối với nhân viên trên 12 tháng (theo Luật là 12 ngày phép/năm thì ở KITA là 13 ngày phép/năm)

- Tổ chức sinh nhật cho nhân viên hàng tháng

o Bằng cấp, kinh nghiệm:

- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Hành chính/Thư ký, Luật, Đất đai, Xây dựng, BĐS... hoặc các ngành Kinh tế liên quan (Quản trị kinh doanh...)

- Ít nhất 02-03 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương

- Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc môi trường Chủ đầu tư Bất động sản

o Kỹ năng mềm, tố chất cần thiết:

- Kỹ năng giao tiếp tốt, thuyết phục, truyền đạt, soạn thảo văn bản câu từ chuẩn chỉnh, có kỹ năng sắp xếp thời gian

- Có kiến thức về Pháp lý dự án, biết cách tương tác với cơ quan Nhà nước

- Tính cách: trung thực, chủ động, tự tin, nhanh nhẹn, hòa đồng

- Tin học: sử dụng thành thạo MS Office (Word, Excel, Powerpoint...)

o Yêu cầu khác:

- Có thể di chuyển trong nội thành thường xuyên

- Có thể đi công tác xa các tỉnh thành trong nước (không thường xuyên)

- Tinh thần trách nhiệm, khả năng làm việc độc lập và chịu áp lực cao