Thư ký Ban quản lý dự án xây dựng

MỤC TIÊU VỊ TRÍ

Thực hiện vai trò đầu mối hỗ trợ Giám đốc Dự án và Ban Quản lý Dự án trong công tác điều phối, hành chính, quản lý thông tin - hồ sơ, theo dõi hợp đồng và tổ chức công việc; góp phần bảo đảm các hoạt động của Dự án được triển khai đầy đủ, kịp thời, nhất quán và đúng quy định.

CÁC CÔNG VIỆC CẦN THỰC HIỆN:

• Theo dõi hợp đồng (Nội dung, số lượng hợp đồng và giá trị hợp đồng).
• Hỗ trợ Giám đốc/Ban Quản lý Dự án sắp xếp lịch, chuẩn bị tài liệu và theo dõi tiến độ công việc.
• Tiếp nhận, phát hành, quản lý phiên bản và lưu trữ văn bản, bản vẽ, biên bản, báo cáo, hồ sơ Dự án.
• Thực hiện phiên dịch, biên dịch Việt - Anh/Anh - Việt theo yêu cầu công việc.
• Soạn thảo, rà soát công văn, tờ trình, thông báo, biên bản, báo cáo và tài liệu phục vụ quản lý Dự án.
• Thực hiện công tác hành chính, hậu cần và hồ sơ tạm ứng, thanh toán, quyết toán chi phí Dự án.
• Là đầu mối trao đổi thông tin giữa Ban Quản lý Dự án với các bộ phận, tư vấn, nhà thầu, nhà cung cấp và cơ quan liên quan.
• Sắp xếp họp, chuẩn bị tài liệu, lập biên bản và theo dõi các đầu việc sau họp.
• Các công việc khác do Lãnh đạo phân công.

Độ tuổi: 25-30 tuổi

Giới tính: Nữ

Ngoại hình: Khá

Trình độ và kinh nghiệm:

• Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành Quản lý dự án, Xây dựng, Kinh tế xây dựng,  Hành chính, Ngôn ngữ hoặc các chuyên ngành liên quan.
• Có kinh nghiệm làm việc từ 02 năm trở lên tại vị trí thư ký dự án, trợ lý dự án hoặc vị trí tương đương trong lĩnh vực xây dựng/bất động sản
• Ưu tiên ứng viên có khả năng đọc hiểu, biên dịch văn bản và trao đổi công việc bằng tiếng Anh
• Ưu tiền có hiểu biết cơ bản về quy trình quản lý dự án, quản lý hợp đồng, hồ sơ nghiệm thu/thanh toán và hệ thống văn bản, hồ sơ của dự án.
• Có khả năng tổng hợp thông tin, quản lý hồ sơ và lập báo cáo

Kỹ năng:

• Giao tiếp, ứng xử chuyên nghiệp, tinh tế. Tư duy linh hoạt và chủ động trong giải quyết tình huống.
• Nhanh nhạy trong nắm bắt, xử lý thông tin; Truyền đạt thông tin kịp thời đầy đủ, rõ ràng.
• Thành thạo tin học Văn phòng (MS word, MS Excel, MS Outlook, powerpoint), các trình duyệt Internet, email…
• Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức công việc, quản lý thời gian và xử lý đồng thời nhiều đầu việc theo mức độ ưu tiên.
• Kỹ năng ghi chép, lập biên bản, tổng hợp thông tin, theo dõi đầu việc và nhắc việc chính xác, có hệ thống.
• Khả năng kiểm tra chi tiết, đối chiếu số liệu/tài liệu và phát hiện sai lệch; cẩn trọng trong quản lý phiên bản hồ sơ.
• Khả năng làm việc độc lập, phối hợp nhóm và làm việc dưới áp lực về tiến độ/chất lượng.
• Ưu tiên ứng viên đã sử dụng phần mềm quản lý văn bản, quản lý công việc hoặc nền tảng cộng tác của doanh nghiệp/dự án.

Yêu cầu, tố chất khác

• Có tinh thần trách nhiệm, ý thức kỷ luật và khả năng bám sát công việc đến khi hoàn thành.
• Có ý thức bảo mật cao, thận trọng khi tiếp nhận, sử dụng và cung cấp thông tin của Công ty/Dự án.
• Sẵn sàng làm việc tại văn phòng/địa điểm Dự án và đi công tác khi có yêu cầu phù hợp với tính chất công việc