Thư ký Dự án (bđs/xây dựng)

1. Chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động hành chính của dự án

• Chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ các công việc hành chính liên quan đến các dự án, bao gồm quản lý tài liệu, văn thư, tổ chức các cuộc họp và sự kiện dự án.
• Đảm bảo rằng các hoạt động hành chính được thực hiện đúng tiến độ và đáp ứng yêu cầu của ban lãnh đạo và các phòng ban liên quan.

2. Quản lý hồ sơ và tài liệu của Phòng dự án

• Thực hiện lưu trữ, bảo mật và quản lý các hồ sơ, tài liệu của phòng dự án, bao gồm bản vẽ,hồ sơ xây dựng, hợp đồng, biên bản cuộc họp, báo cáo tiến độ và các tài liệu liên quan khác.
• Đảm bảo rằng tất cả các hồ sơ và tài liệu dự án được lưu trữ có hệ thống và dễ dàng truy cập khi cần thiết cho việc kiểm tra, đối chiếu hoặc kiểm toán.

3. Hỗ trợ và phối hợp với các bộ phận khác

• Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan trong công ty để đảm bảo các hoạt động hành chính hỗ trợ hiệu quả cho các dự án.
• Cung cấp hỗ trợ hành chính cho các phòng ban liên quan trong việc chuẩn bị tài liệu, tổ chức cuộc họp và các công việc hành chính khác theo yêu cầu.

4. Thực hiện các chương trình phát triển đội ngũ cho phòng

• Phối hợp phòng Nhân sự triển khai các chương trình đào tạo đảm bảo họ có đủ kỹ năng và kiến thức để thực hiện nhiệm vụ.
• Hỗ trợ Trưởng phòng triển khai chương trình đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, đề ra các kế hoạch phát triển nghề nghiệp và lộ trình thăng tiến cho từng cá nhân.

5. Lập báo cáo và cung cấp thông tin hành chính

• Lập các báo cáo định kỳ về tình hình hoạt động hành chính của các dự án, bao gồm việc quản lý tài liệu, tổ chức cuộc họp và các công việc hỗ trợ khác.
• Cung cấp thông tin và tư vấn cho Ban lãnh đạo và các phòng ban liên quan về các vấn đề hành chính và cách thức cải thiện hiệu quả quản lý hành chính.

6. Đảm bảo tuân thủ các quy định và quy trình hành chính

• Đảm bảo rằng tất cả các hoạt động hành chính của dự án tuân thủ đầy đủ các quy định và quy trình của công ty, cũng như các quy định pháp luật liên quan.
• Xây dựng, cập nhật và cải tiến các quy trình hành chính để nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng các yêu cầu mới của dự án.

7. Công việc khác:Thực hiện các công việc khác khi được phân công

1. Bằng cấp, chứng chỉ:

• Tốt nghiệp đại học trở lên các chuyên ngành liên quan lĩnh vực xây dựng, BĐS hoặc các ngành có liên quan
• Ưu tiên có chứng chỉ giám sát hạng 1, 2

2. Năng lực chuyên môn:

• 3-5 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
• Có kinh nghiệm làm bên chủ đầu tư là 1 lợi thế
• Biết đọc bản vẽ xây dựng

3. Kỹ năng cần có:

• Soạn thảo văn bản, phân tích, làm việc nhóm - độc lập, quản lý hồ sơ, tổ chức công  việc, giao việc, giải quyết vấn đề, tư duy

4. Thái độ/ tố chất:

• Có trách nhiệm, năng động, nhiệt tình, khả năng kết nối, có tinh thần cầu tiến.
• Tác phong làm việc có trách nhiệm, đúng giờ, kịp thời, đúng quy định.
• Chịu được áp lực công việc