Thư ký Dự án

1. Hỗ trợ các dự án trong công tác hồ sơ thanh quyết toán và các công tác hành chính khác

• Tiếp nhận chứng từ thanh quyết toán của các BĐH dự án, kiểm tra sự phù hợp/hoàn thiện để chuyển các bộ phận liên quan thực hiện;
• Soạn công văn, thư từ cần thiết theo yêu cầu của Trưởng ban nhằm hỗ trợ các dự án;
• Chuyển các hồ sơ đã được Trưởng ban dự án duyệt tới các bộ phận liên quan thực hiện;
• Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện của các bên liên quan để đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ;
• Tiếp nhận các hồ sơ đến từ các bộ phận và trình Trưởng ban kiểm tra, phê duyệt hoặc lưu trữ;
• Thực hiện công tác hành chính văn phòng của dự án trên các phần mềm theo yêu cầu.
  ​2. Quản lý hồ sơ dự án và tài sản của Ban
• Thu thập tất cả các dữ liệu từ các dự án thực hiện và cập nhật theo quy định vào hệ thống phần mềm theo yêu cầu;
• Tập hợp và lưu hồ sơ dự án (hồ sơ pháp lý, hồ sơ chất lượng, hồ sơ khối lượng, hồ sơ hoàn công dự án….);
• Quản lý tài sản của Ban.
  3. Thực hiện các công việc nội bộ của Ban dự án
• Truyền thông các quy định, chính sách nội bộ theo yêu cầu của Trưởng ban;
• Triển khai các chính sách của Công ty đảm bảo quyền lợi của trong Ban dự án.
  4. Theo dõi tình hình nhân sự Ban dự án tại các dự án
• Theo dõi, cập nhật danh sách nhân sự tại các dự án;
• Báo cáo tình hình nhân sự dự án cho Trưởng ban Dự án
  5. Tham gia xây dựng biểu mẫu, quy trình và cải tiến liên tục
• Tham gia xây dựng, cải tiến và chuẩn hóa các hệ thống biểu mẫu, quy trình liên quan đến QLDA
  

1. Kiến thức chuyên môn

• Cao đẳng các ngành liên quan thư ký, hành chính văn phòng, ngoại ngữ…
• Hiểu biết và nắm vững quy trình ISO;
• Có kinh nghiệm trong công tác thư ký, hành chính văn phòng;
• Hiểu biết cơ bản về QLDA
  2. Kỹ năng công việc
• Tổng hợp, sắp xếp: giỏi;
• Làm hồ sơ: khá;
• Giao tiếp: tốt;
• Có thể giao tiếp và soạn công văn giấy tờ bằng tiếng Anh là một lợi thế
  3, Kinh nghiệm tối thiểu
• 02 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan