Thư ký dự án

I. Tóm tắt công việc:

- Quản lý lịch trình, tổ chức các cuộc họp và theo dõi công việc của dự án.

- Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu và thực hiện các công tác văn thư, hành chính dự án.

- Điều phối thông tin, phối hợp giữa Ban Quản lý Dự án và các bên liên quan.

- Tổng hợp dự liệu, lập báo cáo và quản lý hồ sơ hợp đồng, thanh toán của dự án

II. Nhiệm vụ chính.

1. Quản lý lịch trình và tổ chức cuộc họp

- Sắp xếp lịch họp, gửi thư mời, thông báo đến các bên liên quan.

- Chuẩn bị tài liệu, phòng họp và các điều kiện cần thiết phục vụ cuộc họp.

- Ghi chép, tổng hợp và phát hành biên bản họp; theo dõi các công việc, thời hạn thực hiện theo kết luận cuộc họp.

- Cập nhật lịch làm việc và nhắc nhở các bên liên quan thực hiện công việc theo kế hoạch.

2. Quản lý hồ sơ và tài liệu dự án

- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp là lưu trữ hồ sơ, tài liệu dự án theo quy định.

- Theo dõi việc phát hành, trình ký, phê duyệt và cập nhật phiên bản tài liệu.

- Quản lý công văn đến - đi, biểu mẫu và các hồ sơ hành chính liên quan.

- Thực hiện việc gửi, nhận, bàn giao, ký nhận và đóng dấu hồ sơ theo phân công.

- Cung cấp hồ sơ, tài liệu kịp thời khi có yêu cầu và đảm bảo tính bảo mật.

3. Công tác hành chính và điều phối dự án

- Soạn thảo công văn, thông báo, thư mời, báo cáo và các văn bản hành chính theo chỉ đạo.

- Hỗ trợ công tác in ấn, chuẩn bị tài liệu, hồ sơ phục vụ hoạt động của dự án.

- Phối hợp với các phòng ban và các bên liên quan để đảm bảo công việc được thực hiện thông suốt.

- Tiếp nhận, phân loại và chuyển thông tin, email, văn bản đến đúng bộ phận phụ trách.

4. Quản lý hồ sơ hợp đồng và thanh toán

- Soạn thảo, hoàn thiện và lưu trữ hồ sơ, hợp đồng thầu phụ, phụ lục hợp đồng theo chỉ đạo và quy trình của Công ty.  

- Tiếp nhận, kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ thanh toán từ nhà thầu phụ, nhà cung cấp theo danh mục yêu cầu.

- Phối hợp với bộ phận kế toán và các bộ phận liên quan theo dõi tình trạng trình duyệt, xử lý hồ sơ và tiến độ thanh toán.

- Theo dõi, đôn đốc việc bổ sung các hồ sơ còn thiếu, chưa hợp lệ và báo cáo cấp trên các vướng mắc phát sinh để kịp thời xử lý.  

5. Theo dõi và tổng hợp báo cáo

- Theo dõi tiến độ thực hiện công việc được giao, nhắc nhở các bộ phận liên quan hoàn thành đúng thời hạn.

- Thu thập, tổng hợp dữ liệu về tiến độ và các thông tin liên quan phục vụ công tác quản lý dự án.

- Lập báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của cấp trên trực tiếp.

- Cập nhật, quản lý và lưu trữ dữ liệu, báo cáo trên hệ thống quản lý dự án theo quy định của Công ty.

6. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của quản lý trực tiếp.

- Tốt nghiệp Cao Đẳng/ Đại học chuyên ngành Quản trị văn phòng, Hành chính, Thư ký, Xây dựng hoặc các ngành liên quan.

- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm vị trí tương đương 02 năm trở lên ở vị trí tương đương.

- Trình độ tin học tốt, đặc biệt Excel để xử lý dữ liệu.

- Kỹ năng giao tiếp tốt. Xử lý tình huống/ vấn đề tốt.

- Kỹ năng tổ chức tốt, chịu áp lực cao.

- Giao tiếp, rõ ràng, rành mạch bằng văn bản và lời nói 

- Vui vẻ, hòa đồng, nhiệt tình, tinh thần hợp tác cao.

- Chăm chỉ, chủ động, ham học hỏi.

- Chịu được áp lực công việc và sẵn sàng làm thêm giờ khi cần thiết