THƯ KÝ KINH DOANH/ SALES ADMIN

1. Phối hợp với Bộ phận liên quan để đặt hàng đối với công trình thi công hoặc các hạng mục dịch vụ bảo trì, sửa chữa, dịch vụ cho thuê khi có yêu cầu từ cấp trên và theo dõi tiến độ hàng về.
2. Chuẩn bị hàng hóa (thiết bị + đặt hàng ngoài) theo yêu cầu và thực hiện việc xuất hàng.
3. Chuẩn bị Hồ sơ dự thầu (Hồ sơ năng lực, báo giá, …) để tham gia đấu thầu theo từng Khách hàng.
4. Thông tin đến Phòng quản lý dự án về công việc thi công dự án mới: Tên công trình/Dự án, địa điểm lắp đặt, nội dung, dự toán, thời gian yêu cầu…
5. Phối hợp với Phòng quản lý dự án để theo dõi được việc thực hiện từ đầu Dự án đến khi kết thúc Dự án:

• Theo dõi tiến độ thi công mỗi ngày
• Theo dõi các công tác theo từng điều khoản Hợp đồng: thời gian giao hàng, thanh toán, nghiệm thu, quyết toán…
• Tập hợp hồ sơ và thực hiện quyết toán công trình          

6. Kiểm tra hàng mượn thi công, sửa chữa, cho thuê để làm đơn hàng xuất hóa đơn (nếu có)
7. Soạn thảo các văn bản liên quan đến kinh doanh: Hợp đồng, phụ lục hợp đồng, Biên bản giao nhận, Biên bản nghiệm thu, Bảng quyết toán khối lượng, Biên bản thanh lý hợp đồng,…     
8. Cung cấp các văn bản, hồ sơ: catalogue, CO, CQ và chứng từ hải quan theo yêu cầu    
9. Lập các hồ sơ phát sinh theo yêu cầu của khách hàng: Giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán, bảo lãnh ngân hàng, các giấy chứng nhận, thông báo, công văn….
10. Thực hiện các thủ tục thanh toán của phòng.                                 
11. Theo dõi hàng mượn cho thuê, sửa chữa, Demo, thi công, nhập kho của phòng.                 
12. Theo dõi dự trù, đề xuất gọi hàng thiết bị theo dự trù của phòng.

14. Lập báo cáo doanh số, tình hình thực hiện Dự án theo định kỳ hoặc khi có yêu cầu từ Trưởng/Phó phòng/Ban Tổng Giám đốc.
15. Theo dõi tình trạng hợp đồng, đơn hàng, thanh toán và cảnh báo các mốc quan trọng.
16. Đảm bảo các hồ sơ, chứng từ và quy trình kinh doanh tuân thủ quy định nội bộ và pháp luật.
17. Tổng hợp số liệu và hỗ trợ phân tích hiệu quả kinh doanh theo yêu cầu của cấp trên.
18. Thực hiện chấm công hàng tháng của phòng.
19. Lưu trữ hồ sơ kinh doanh của phòng theo qui định.     
20. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng/Phó phòng Kinh doanh và Ban Giám đốc phân công.

1. Giới tính: Nữ - Độ tuổi dưới 35 tuổi.

2. Trình độ, chuyên môn: Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành Quản trị Kinh doanh, Kinh tế, Thương mại, hoặc các ngành liên quan

3. Kỹ năng

-         Kỹ năng giao tiếp tốt, chuyên nghiệp.

-         Nhiệt tình, năng động, làm việc nhóm, tác phong nhanh nhẹn.

-         Cẩn thận, trung thực, chịu áp lực,

-         Kỹ năng sắp xếp, tổ chức công việc khoa học.

4. Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản

5. Vi tính: Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là Excel (sử dụng được các hàm tính, bảng tổng hợp). Biết sử dụng phần mềm CRM, ERP là một lợi thế. Kỹ năng nhập liệu chính xác

6. Kinh nghiệm: Có từ 1–2 năm kinh nghiệm ở vị trí Sales Admin, Trợ lý Kinh doanh hoặc tương đương.