Thư Ký Tòa Nhà

Giai đoạn bàn giao nhà cho cư dân:

Chuẩn bị và lên kế hoạch cho công tác bàn giao nhà, bao gồm việc thu thập các tài liệu và thông tin cần thiết:

• Thực hiện các đề xuất về văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ văn phòng, vật dụng vệ sinh cho các khu vực công cộng, quà tặng cho cư dân/khách hàng nhận căn hộ,..vv
• Chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu hành chính: Soạn thảo, lưu trữ và quản lý văn bản liên quan đến công tác nhận căn hộ và quản lý căn hộ.
• Hỗ trợ tham gia tổ chức các sự kiện có liên quan: khai trương, bàn giao,..vv

Soạn thảo, xử lý, và lưu trữ các loại văn bản, thông báo liên quan đến tòa nhà và cư dân, như thông báo đóng phí điện, nước, gas, phí quản lý.

Quản lý thông tin và hồ sơ cư dân:

• Hướng dẫn khách hàng thực hiện các thủ tục lưu trú
• Cập nhật và duy trì đầy đủ thông tin khách hàng/cư dân, bao gồm danh bạ điện thoại, email, và các thông tin liên quan khác
• Lưu trữ hồ sơ khách hàng, theo dõi các hợp đồng dịch vụ, và quản lý các thông tin về ban quản trị.

Phối hợp với các bộ phận liên quan tham gia lập kế hoạch bàn giao nhà cho cư dân/khách hàng. Tham gia họp cùng các bộ phận có liên quan để triển khai công tác bàn giao căn hộ.

Bàn giao nhà cho cư dân/khách hàng khi có yêu cầu từ cấp trên.

Chịu trách nhiệm trước cấp quản lý trực tiếp về kết quả công việc được giao.

Giai đoạn vận hành chính thức:

Hành chính và Văn thư:

• Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu của tòa nhà một cách khoa học và có hệ thống.
• Tiếp nhận, xử lý, phân loại và chuyển tiếp thông tin, văn bản từ các bộ phận, cư dân đến các cấp quản lý liên quan.
• Soạn thảo các văn bản, thông báo, công văn, báo cáo nội bộ theo yêu cầu.

Hỗ trợ Cư dân và Khách hàng:

• Tương tác với cư dân/khách hàng: Chào đón, giải đáp thắc mắc, cung cấp thông tin, hỗ trợ cư dân/khách hàng.
• Là đầu mối tiếp nhận, giải đáp thắc mắc và xử lý các yêu cầu, khiếu nại từ cư dân..
• Giữ thông tin liên lạc để phối hợp, hỗ trợ các bộ phận trong công tác vận hành tòa nhà.
• Luôn cập nhật và duy trì thông tin cư dân/khách hàng.

Hỗ trợ Tài chính và Thu phí:

• Thực hiện các hồ sơ thanh toán, đề xuất của BQLTN.
• Thực hiện thu hộ các khoản phí của cư dân/khách hàng và tổng hợp nộp lại cho công ty theo quy định.
• Thực hiện tổng hợp thông tin và ra thông báo phí cho cư dân và nhắc nợ khi cần thiết.

Phối hợp với các bộ phận khác:

• Phối hợp quản lý, kiểm tra, giám sát các nhà thầu dịch vụ trong công tác vận hành.
• Hỗ trợ các bộ phận khác trong công tác vận hành tòa nhà khi cần thiết.
• Hỗ trợ tham gia tổ chức các sự kiện cho cư dân trong quá trình sinh sống: Các dịp Lễ Quốc Tế Thiếu Nhi, Trung thu, Quốc tế phụ nữ, trang trí giáng sinh, trang trí đón năm mới,..vv
• Phối hợp các bộ phận để bảo quản trang thiết bị, CCDC do Công ty cấp cho hoạt động của chung cư.

Công việc khác:

• Chịu trách nhiệm trước cấp quản lý trực tiếp về kết quả công việc được giao.
• Luôn trau dồi kiến thức, kỹ năng xử lý các tình huống khẩn cấp theo quy trình.
• Thực hiện các công việc theo yêu cầu của cấp trên.

Yêu cầu ứng viên:

Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng trở lên liên quan đến các ngành kế toán, thư ký, quản trị kinh doanh...

Có kinh nghiệm lễ tân/ thư ký hành chính/ hỗ trợ văn phòng tối thiểu 1 năm (ưu tiên trong lĩnh vực bất động sản, khách sạn, thương mại).

Ngoại hình ưa nhìn, giao tiếp lịch thiệp, tác phong chuyên nghiệp.

Thái độ hòa nhã, kiên nhẫn, tinh thần dịch vụ cao.

Kỹ năng giao tiếp, giải quyết vấn đề tốt

Sử dụng thành thạo tin học văn phòng…

Quyền lợi:

Mức thu nhập cạnh tranh và xứng đáng với năng lực:

• Lương thỏa thuận theo năng lực và hiệu quả công việc thực tế
• Thử việc 2 tháng, nhận 85% lương

Chế độ phúc lợi vượt trội chỉ có tại Tập đoàn BCONS:

• Công ty đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN và thuế TNCN
• Cơ hội mua cổ phần ESOP hằng năm tùy theo chiến lược, kết quả kinh doanh
• Hưởng cổ tức hàng năm khi Công ty đạt lợi nhuận

Tập đoàn tài trợ kinh phí cho các hoạt động sau (dành cho nhân viên chính thức, qua báo cáo thử việc):

• Ăn trưa tại văn phòng
• Học phí cho con từ mầm non đến hết lớp 12 (Sau 2 năm chính thức)
• Phụ cấp xăng xe, đồng phục, mũ bảo hiểm và các trang thiết bị cần thiết theo từng vị trí
• Khám sức khỏe định kỳ 1 năm/ 1 lần, chế độ thai sản, ốm đau, tang chế (tứ thân phụ mẫu)
• 1 chuyến du lịch trong nước/năm (có tặng tiền mặt cho vợ/chồng)
• 1 suất du lịch nước ngoài/năm dành cho cấp quản lý

Thưởng và đãi ngộ đa dạng:

• Thưởng theo kết quả công việc cho nhân viên vượt trội của bộ phận, thưởng hoàn thành mục tiêu, thưởng lễ/Tết
• Lương tháng 13 tiền mặt, còn lại thưởng cổ phần
• Tăng lương định kỳ 6 tháng/ 1 lần theo kết quả đánh giá KPI và theo kết quả kinh doanh

Thưởng khi tham gia các hoạt động nội bộ:

• 6 triệu/ý tưởng sáng kiến
• 3 triệu/lần đạt Đại sứ truyền thông
• Các giải thưởng đột xuất khác theo thành tích cá nhân

Cơ hội phát triển bản thân toàn diện:

Được tham gia các khóa học nội bộ & bên ngoài về:

• Kỹ năng chuyên môn
• Kỹ năng mềm
• Nâng cao năng lực quản lý
• Quản lý tiềm năng

Địa điểm làm việc: Được phân bổ về các dự án của Tập đoàn tại TP.HCM