Thư ký Tổng giám đốc | CEO's Assitant

Mô tả Công việc

1. Quản lý, sắp xếp lịch làm việc của Tổng Giám đốc

• Lên lịch làm việc của Tổng Giám đốc hàng tuần (thông tin bao gồm: thời gian, địa điểm, thành phần tham gia, yêu cầu khác (nếu có).
• Đầu mối làm việc với các đối tác, khách hàng,... theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc để bố trí, sắp xếp lịch họp, tiếp khách của Tổng Giám đốc phù hợp với lịch làm việc đã có.
• Thường xuyên cập nhật các lịch trình phát sinh của Tổng Giám đốc để điều phối lịch làm việc cho phù hợp, đảm bảo thời gian và hiệu suất công việc của Tổng Giám đốc.
• Cập nhật lịch làm việc chính thức của Tổng Giám đốc lên ứng dụng Base Calendar và thông báo lịch tới các thành phần tham gia (nếu có).

2. Tổng hợp, soát xét và trình Tổng Giám đốc ký duyệt các hồ sơ, tài liệu, văn bản do các bộ phận trình ký:

• Tổng hợp hồ sơ do các bộ phận trình ký.
• Soát xét hồ sơ được trình đảm bảo tính pháp lý về mặt nội dung, chỉn chu về mặt hình thức và được đính kèm đầy đủ các hạng mục theo yêu cầu.
• Lên danh sách hồ sơ chuyển trình Tổng Giám đốc ký duyệt để đảm bảo không bị thất lạc trong quá trình trình ký và bàn giao.
• Phối hợp với lái xe của Tổng Giám đốc hoặc đầu mối khác theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc để chuyển hồ sơ trình ký lên xe hoặc đến địa điểm khác theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc.
• Nhận lại hồ sơ đã được ký duyệt từ lái xe của Tổng Giám đốc hoặc đầu mối khác theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc và bàn giao lại hồ sơ cho các bộ phận để tiếp tục triển khai công việc.

3. Tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp của Tổng Giám đốc

• Công tác chuẩn bị trước cuộc họp:
  • Thông báo lịch họp đến các thành viên tham gia cuộc họp và chuẩn bị các nội dung họp.
  • ​Phối hợp với phòng Hành chính mua hàng thiết lập sẵn thiết bị, phòng họp đảm bảo cuộc họp diễn ra đúng giờ, không bị gián đoán.
  • Thông báo thời gian họp và nhắc Tổng Giám đốc tham gia cuộc họp tối thiểu 5 phút trược khi cuộc họp diễn ra.
• Công tác tiến hành cuộc họp: Tham dự họp và tiến hành ghi chép Biên bản họp, tổng hợp các ý kiến chỉ đạo của Tổng Giám đốc theo biểu mẫu Biên bản họp của Công ty.
• Công tác triển khai sau cuộc họp: Hoàn thiện và gửi Biên bản cuộc họp cho các thành viên tham gia họp.

4. Tiếp nhận và chuyển thông tin trao đổi từ Tổng Giám đốc đến các bộ phận và ngược lại:

• Tiếp nhận chỉ đạo từ Tổng Giám đốc và chuyển ý kiến chỉ đạo đến các bộ phận để triển khai công việc được kịp thời, đúng tiến độ.
• Tiếp nhận ý kiến, báo cáo của các bộ phận và chuyển trình xin ý kiến Tổng Giám đốc.

5. Đôn đốc tiến độ công việc của các bộ phận theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc:

• Căn cứ Biên bản họp và các chỉ đạo hàng ngày của Tổng Giám đốc yêu cầu các bộ phận lập Kế hoạch công việc trên ứng dụng Base Wework đối với từng đầu việc được phân giao để đảm bảo công việc hoàn thành đúng tiến độ.
• Thường xuyên truy cập Base Wework của từng bộ phận, theo dõi tiến độ công việc đang được triển khai.
• Kịp thời đôn đốc, nhắc nhở các bộ phận về công việc đến hạn/quá hạn và yêu cầu báo cáo tình trạng cụ thể, đề xuất liên quan (nếu có).
• Báo cáo trực tiếp Tổng Giám đốc về tiến độ các công việc theo Biên bản họp hoặc theo chỉ đạo hàng ngày của Tổng Giám đốc.

6. Xử lý thư từ, tài liệu của Tổng Giám đốc:

• Kiểm tra email, thư từ của Tổng Giám đốc, chuyển sang dạng file PDF, trình Tổng Giám đốc xem xét, cho ý kiến phản hồi (nếu có).
• Soạn thảo công văn, thư từ, báo cáo và các văn bản theo yêu cầu của Tổng Giám đốc.
• Lưu trữ, bảo quản và quản lý các thư từ, tài liệu liên quan đến hoạt động của Tổng Giám đốc (nếu có).

7. Thực hiện các công tác hậu cần phục vụ công tác việc của Tổng Giám đốc:

• Liên hệ đặt vé máy bay, khách sạn…, và chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ phục vụ các chuyến công tác của Tổng Giám đốc được chu đáo, cẩn thận.
• Liên hệ với các nhà cung cấp, lái xe…, đảm bảo Tổng Giám đốc đi công tác đúng lịch trình và được phục vụ chu đáo.
• Cập nhật các phát sinh trong quá trình Tổng Giám đốc đi công tác để kịp thời xử lý vấn đề.
• Liên hệ các nhà cung cấp lấy hóa đơn (nếu có) để làm hồ sơ thanh toán theo biểu mẫu chung của Công ty nhằm thanh toán cho nhà cung cấp được kịp thời, đúng thời hạn.

8. Báo cáo kết quả công việc

• Báo cáo kết quả công việc thực hiện hàng tuần và kế hoạch công việc tuần tiếp theo của vị trí Thư ký Tổng Giám đốc.
• Báo cáo danh mục chi phí tạm ứng của Tổng Giám đốc (nếu có) theo biểu mẫu chung của Công ty.
• Báo cáo thông tin đặt vé máy bay trong tháng của Tổng Giám đốc (nếu có) theo biểu mẫu chung của Công ty.

9. Xử lý các công việc phát sinh khác theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc.

Yêu Cầu Công Việc

Trình độ/ Kiến thức:

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Luật, Quản trị kinh doanh, Ngoại thương.
• Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong vai trò thư ký, trợ lý điều hành hoặc vị trí tương đương.
• Tiếng Anh nghe, nói, đọc, viết, tốt (có thể biên dịch tài liệu và phiên dịch hiện trường).
• Am hiểu các quy định pháp luật về vận hành doanh nghiệp là một lợi thế.
• Yêu thích công nghệ, nhanh nhạy trong việc học hỏi và sử dụng những công nghệ mới.

Tố chất:

• Tử tế và chu đáo.
• Trung thực và liêm chính.
• Tính cẩn trọng và tinh thần trách nhiệm cao.
• Có tinh thần cầu tiến, ham học hỏi và mong muốn phát triển bản thân.
• Kiên định với mục tiêu, sẵn sàng đón nhận thử thách và mong muốn phát triển sự nghiệp.

Kỹ năng:

• Khả năng nghe hiểu, diễn đạt, viết tốt.
• Kỹ năng tổng hợp, báo cáo.
• Kỹ năng quản lý thời gian.
• Kỹ năng lập kế hoạch và giám sát tiến độ công việc
• Kỹ năng đàm phán.
• Kỹ năng giao tiếp, thuyết trình.
• Kỹ năng xử lý vấn đề.
• Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc khoa học.