Thư Ký Tổng Giám Đốc

Mô tả Công việc

1. Quản lý, sắp xếp lịch làm việc của Tổng Giám đốc:

- Theo dõi, sắp xếp lịch làm việc cho Lãnh đạo Công ty

- Đầu mối làm việc với các đối tác, khách hàng, cán bộ quản lý trong Công ty…. theo chỉ đạo của Lãnh đạo để bố trí , sắp xếp lịch họp, tiếp khách phù hợp với lịch đã có

- Thông báo kế hoạch công việc của Lãnh đạo với các Cán bộ quản lý và làm công tác điều phối, theo dõi cũng như đảm bảo các công việc được thực hiện theo đúng tiến độ.

2. Công tác hành chính:

- Soạn thảo các thông báo, quyết định, chủ trương theo yêu cầu và chuyển tới các Cán bộ quản lý từ địa chỉ email của Lãnh đạo hoặc thay mặt Lãnh đạo phản hồi email.

- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, hậu cần cho Lãnh đạo trước khi đi công tác, gặp mặt đối tác, tham dự các cuộc họp.

- Tham gia các cuộc họp và ghi biên bản các cuộc họp do Lãnh đạo chủ trì hoặc các cuộc họp được Lãnh đạo yêu cầu tham gia.

- Tổ chức theo dõi, đôn đốc và báo cáo tiến độ các nội dung công việc đã được kết luận trong các cuộc họp trong tuần đảm bảo hoàn thành theo thời hạn chốt đã cam kết.

3. Soát xét và theo dõi trình ký

- Tiếp nhận, soát xét các văn bản, hợp đồng, giấy tờ hành chính trước khi trình ký Lãnh đạo. Chuyển các công văn, tài liệu của Lãnh đạo phê duyệt tới các cá nhân, bộ phận có liên quan và theo dõi tiến độ thực hiện các chỉ thị của Lãnh đạo.

- Cập nhật, theo dõi và báo cáo kết quả của các văn bản hồ sơ trình ký của các phòng ban/ bộ phận/ cá nhân.

- Truyền đạt yêu cầu của Lãnh đạo, đôn đốc, theo dõi và thu thập các báo cáo của các cá nhân, bộ phận trong Công ty và tổng hợp các báo cáo.

4. Chế độ báo cáo

- Thông báo lịch làm việc ngày hôm sau cho Lãnh đạo vào đầu chiều hôm trước

- Báo cáo ngay các công việc phát sinh có liên quan đến công việc điều phối kế hoạch tháng cho Lãnh đạo để kịp thời có hướng giải quyết.

- Chuyển hồ sơ, tài liệu các Phòng ban trình duyệt cho Lãnh đạo vào cuối ngày.

- Báo cáo và tham vấn Lãnh đạo về các công việc có liên quan. - Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Lãnh đạo.

Yêu Cầu Công Việc

Trình độ học vấn/Trình độ chuyên môn

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Luật, Quản trị kinh doanh, Hành chính, hoặc các ngành liên quan.
• Ít nhất nhất 2-3 năm kinh nghiệm trong vai trò thư ký, trợ lý điều hành hoặc vị trí tương đương.

Tố chất:

• Tử tế và chu đáo.
• Trung thực và liêm chính.
• Tính cẩn trọng và tinh thần trách nhiệm cao.
• Có tinh thần cầu tiến, ham học hỏi và mong muốn phát triển bản thân.
• Kiên định với mục tiêu, sẵn sàng đón nhận thử thách và mong muốn phát triển sự nghiệp.

Phẩm chất cá nhân / Thái độ làm việc:

● Luôn ý thức về hình ảnh của Công ty trong các công việc đối ngoại.

● Nhanh nhẹn, năng động

● Giữ mối quan hệ tốt với các Cán bộ nhân viên và các Bộ phận trong Công ty. Các kĩ năng cơ bản

Các kỹ năng bổ sung khác (ngoại ngữ, kỹ thuật…)

● Thành thạo các kỹ năng máy tính văn phòng (Word, Excel, Powerpoint, ChatGPT)