Thư ký Tổng Giám đốc

A. Công tác Thư ký

Works as Secretary

- Hỗ trợ Tổng Giám đốc trong các công việc hàng ngày.

Assist to General Director in daily operation.

- Nhận và kiểm tra tất cả các công văn, hồ sơ, tài liệu từ các Phòng/Bộ phận trước khi trình cho Tổng Giám đốc.

Receive and check up all official letters, documents from Departments/ Sections before submitting to General Director.

- Truyền tải các chỉ đạo/ hướng dẫn của Tổng Giám đốc dưới dạng văn bản đến các Đơn vị có liên quan.

Transmit the General Director’s directions and expectations in writing to involved Units

- Biên phiên dịch và hỗ trợ Tổng Giám đốc trong các công tác đối nội, đối ngoại và các công tác có liên quan với Công ty, tổ chức và cơ quan chính quyền.

Interpret, translate and support the General Director in internal, external affairs and relationships with companies, organizations and authorities as assigned.

- Theo dõi và báo cáo tiến trình công việc của các Phòng/Bộ phận như yêu cầu của Tổng Giám đốc.

Follow up and report work progress of Departments/ Sections as required by General Director

- Nhận và lên lịch làm việc cho Tổng Giám đốc.

Receive and make work schedules for General Director.

- Sắp xếp kế hoạch và lịch trình công tác, thông báo lịch làm việc hàng tuần/ tháng của Tổng Giám đốc.

Arrange plans and schedule for business trips; announce the General Director’s work schedules in weeks/ months.

- Ghi biên bản và sắp xếp các chương trình, thời gian cho các cuộc họp của Tổng Giám đốc và các đối tác.

Take meeting minutes, arrange programs, time for meetings of General Director & partners.

- Chuẩn bị và tham gia lịch trình công tác của Tổng Giám đốc.

Prepare and join in business schedules for General Director business trips.

- Tổng hợp và trình các báo cáo hàng tuần từ các Phòng/ Bộ phận.

Combine and submit weekly reports from all Departments/ Sections.

- Thanh toán các khoản chi phí tiếp khách, vé máy bay, khách sạn

Handle payments for entertainment, air tickets, and hotel expenses

- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Tổng Giám đốc

Perform other tasks and responsibilities as assigned by the General Director.

B. Công tác chuyên trách cho hồ sơ, thủ tục của Đại hội đồng cổ đông, HĐQT và BKS  
Works on procedures, documents for General Meeting of Shareholders, Board of Directors, and Board of Supervisors.

- Thực hiện và quản lý thủ tục hồ sơ tăng vốn của Công ty.
Performing and managing procedures and documents of capital Increment of Company.

- Thực hiện và quản lý thủ tục hồ sơ cho Đại hội đồng Cổ đông, Hội đồng quản trị, và Ban Kiểm soát của Công ty.
Performing and managing procedures and documents of General Meeting of Shareholders, Board of Directors, and Board of Supervisors of Company.

- Thực hiện theo chỉ đạo và các phân công khác của Ban Lãnh đạo.
Performing directions and other tasks from the Leaders.

C. Công tác Quản lý hoạt động Đại lý
Agency management activities

- Cập nhật thông tin và theo dõi phát sinh trên phần mềm QL của IAV CAD của Hiệp hội bảo hiểm Việt Nam; báo cáo Quý, 6 tháng, năm.
Updating info and tracking changes on IAV CAD administrating software of IAV; reporting quarterly, semi-annually and annually.

- Kiểm tra, đánh giá về tình hình tuyển dụng, đào tạo, hoạt động của hệ thống đại lý toàn công ty.
Checking, evaluating the recruitment, training and operation of the whole Company’s agent system.

- Quản lý hồ sơ, rà soát thủ tục và trình Ban Tổng Giám đốc ký hợp đồng Đại lý bảo hiểm;
Managing documents, reviewing procedures and proposing to General Director for signing the Insurance agent contract.

- Theo dõi phát sinh tăng giảm và hoạt động Đại lý của các Đơn vị thành viên.
Observing the change and operation of agents of Units.

- Lập báo cáo thường xuyên và định kỳ theo quy định của Cơ quản quản lý và Công ty.
Reporting regularly and periodically in accordance with regulations of authority agencies and the Company.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công từ cấp trên hoặc/ và Tổng Giám đốc

Other tasks shall be assigned by Leaders or/ and General Director. 

- Tốt nghiệp chuyên ngành: Luật, Quản trị kinh doanh, Tiếng Hoa và/hoặc tiếng Anh

Bachelor Degree of Laws, Business Administration, Chinese (Mandarin) and/or English

- Có kinh nghiệm tại vị trí Thư ký, Trợ lý là một lợi thế

Experience as a Secretary, Personal Assistant to GD, CEO, BODs would be a plus

- Thành thạo Tiếng Trung (bắt buộc), ưu tiên biết Tiếng Anh

Fluent in Chinese (mandatory); English proficiency is an advantage

- Thành thạo các kỹ năng tin học

MS Office applications with proficiency

- Có kiến thức tốt về luật, lĩnh vực bảo hiểm phi nhân thọ là một lợi thế

Good knowledge of Laws, Non-life Insurance is preferable

- Khả năng làm việc hiệu quả, độc lập và biết cách tổ chức

Be able to work efficiently, independently and self-organized

- Cẩn thận, chi tiết và theo sát công việc

Carefully, detail and well following up tasks

- Khả năng chịu áp lực trong công việc

Ability to work under pressure