Thư ký tổng hợp - Ban Giám đốc

1. Công tác Thư ký Tổng hợp:

- Ghi chú lịch làm việc, phối hợp sắp xếp lịch họp của Giám đốc Điều hành với các phòng ban.

- Thư ký cuộc họp: tổ chức cuộc họp, thành phần tham gia, nội dung, lịch trình cuộc họp, chuẩn bị tài liệu, ghi nhận và ban hành biên bản họp (phải được gửi sau buổi họp trong vòng 24 tiếng).

- Tiếp nhận, soát xét hồ sơ các phòng/ban: kiểm tra, rà soát hoàn chỉnh hồ sơ trước khi trình ký đến Giám đốc Điều hành.

2. Tổng hợp và báo cáo:

- Theo dõi công việc/đôn đốc tiến độ triển khai công việc sau các buổi họp & báo cáo trong cuộc họp kế tiếp.

- Theo dõi, đôn đốc công việc các phòng/ban trong nhật ký công việc và báo cáo đến Giám đốc Điều hành.

- Thực hiện báo cáo vận hành hàng tháng/ hàng quý.

3. Điều phối thông tin trong hoạt động Công ty:

- Là đầu mối thông tin, truyền đạt các chủ trương/chỉ đạo của Giám đốc Điều hành đến các phòng/ban.

- Tiếp nhận thông tin, đề xuất... từ các phòng/ban và báo cáo kịp thời đến Giám đốc Điều hành.

4. Đánh giá/phân tích/tham mưu/ đề xuất đến Giám đốc Điều hành về các công việc vận hành chuyên môn khi được yêu cầu.

1. Học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên (chuyên ngành Thư ký, Nhân sự, Tài chính, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc các chuyên ngành liên quan)

2. Kinh nghiệm: Có trên 2-3 năm kinh nghiệm trong thực tiễn ở vị trí Thư ký,Trợ lý, Hành chính tổng hợp hoặc tương đương

3. Kỹ năng:

- Kỹ năng ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu qua các thiết bị văn phòng

- Kỹ năng soạn thảo và lưu trữ chứng từ cẩn thận, tỉ mỉ;

- Kỹ năng theo dõi và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên;

- Khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện, thời gian,số liệu,…

- Kỹ năng làm việc độc lập, tự giác, ý thức trách nhiệm để hoàn thành tốt công việc -

Khả năng làm việc dưới áp lực cao, kiến thức rộng về xã hội và thích ứng nhanh với mọi hoàn cảnh;

- Kỹ năng giao tiếp, xây dựng mối quan hệ tốt

- Kỹ năng giao tiếp Tiếng Anh; thành thạo về MS Office (Word, Excel, PowerPoint...) 

4. Ưu tiên ứng viên có kiến thức chuyên môn nhằm điều phối các mảng công việc liên quan đến:

+ Chức năng QLDA:

- Theo dõi kế hoạch, điều phối và thúc đẩy công việc liên quan đến QLDA: hợp đồng, tiến độ dự án…

- Theo dõi, kiểm soát các hạng mục chi phí, ngân sách và lưu trữ đầy đủ các hồ sơ dự án…

- Là cầu nối về chuyên môn và các thủ tục hành chính giữɑ Ban Giám đốc, Ban QLDA và các phòng/ban liên quan.

+ Chức năng Đầu tư: có kiến thức về Pháp lý Dự án, Pháp lý Đầu tư hoặc tham gia, đóng góp ý kiến trong các buổi họp... khi có yêu cầu.

+ Chức năng Tài chính – Kế toán: có kiến thức nền về tài chính, hiểu các quy trình và hồ sơ nghiệp vụ Tài chính - Kế toán.

+ Chức năng kinh doanh: hiểu biết về ngành nghề kinh doanh BĐS, tổng hợp số liệu kinh doanh, vận hành, chính sách… khi có yêu cầu.