Trợ lý Ban Giám Đốc

Mô tả Công việc

1. Hỗ trợ Ban Giám đốc trong công tác điều hành

• Theo dõi và nhắc tiến độ các công việc Ban Giám đốc giao cho các phòng ban.
• Chuẩn bị tài liệu và kiểm cơ sở vật chất cho phòng họp.
• Cập nhật quy trình và thủ tục hành chính khi có thay đổi
• Là đầu mối kết nối, truyền đạt thông tin giữa Ban Giám đốc và các phòng ban khi có yêu cầu

2. Quản lý và điều phối xe – tài xế

• Lập kế hoạch, sắp xếp và điều phối lịch xe công ty theo nhu cầu công tác, đón khách.
• Theo dõi tình trạng xe, lịch bảo dưỡng, đăng kiểm, chi phí xăng dầu, sửa chữa.
• Kiểm tra và giám sát việc thực hiện nội quy, an toàn giao thông của tài xế.

3. Tổ chức & hỗ trợ các chuyến công tác trong và ngoài nước

• Thực hiện hồ sơ phê duyệt cong tác của Bộ phận Kinh Doanh
• Liên hệ đối tác, phối hợp với các bộ phận để đặt vé máy bay, khách sạn.
• Chuẩn bị hồ sơ xin visa, passport, work permit, thư mời, booking nhà hàng, khách sạn, và hồ sơ thanh toán, quyết toán sau chuyến đi.
• Đảm bảo mọi công tác hậu cần được thực hiện đúng tiến độ, tiết kiệm và chuyên nghiệp.

4. Hỗ trợ hoạt động kinh doanh – đối ngoại

• Phối hợp phòng Kinh doanh trong việc tổ chức Supplier Visit, Business Trip, Event khách hàng.
• Chuẩn bị quà tặng khách hàng/nhà cung cấp trong các dịp Lễ, Tết, sự kiện.
• Theo dõi kế hoạch tặng quà Tết hằng năm, quà tri ân, quà kỷ niệm – đảm bảo đúng ngân sách & hình ảnh thương hiệu theo yêu cầu của Bộ phận kinh doanh và BOD
• Tham gia tổ chức các hội chợ triễn lãm…. theo yêu cầu của BOD.

5. Quản lý hành chính – hồ sơ của Ban Giám đốc

• Quản lý email, lịch làm việc và lịch hẹn của Giám đốc.
• Hỗ trợ công tác thanh toán chi phí, hoàn ứng cho các hoạt động của BOD.

6. Công việc khác

• Thực hiện các yêu cầu đột xuất hoặc hỗ trợ đặc biệt theo chỉ đạo của Giám đốc
• Đề xuất giải pháp tối ưu nhằm cải thiện quy trình phối hợp, tăng hiệu quả làm việc giữa các phòng ban.
• Các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc

Yêu Cầu Công Việc

• Tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học chuyên ngành Kế toán, hành chính, văn thư hoặc tương dương
• Thành thạo MS Office
• Tiếng Anh thành thạo 4 kỹ năng
• Tổi thiếu 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
• Trung thực, nhiệt huyết, kỹ tính