Trợ Lý Dự Án Kiêm Hành Chính Văn Phòng

SAGOMED là Nhà cung cấp Giải pháp y tế tổng thể hàng đầu tại Việt Nam cho các bệnh viện và cơ sở y tế.
Chúng tôi cung cấp hệ sinh thái giải pháp tích hợp bao gồm: thiết bị y tế, hạ tầng bệnh viện, tự động hóa và công nghệ thông tin y tế — đồng hành cùng các bệnh viện trong toàn bộ vòng đời dự án, từ tư vấn, thiết kế, lựa chọn công nghệ đến triển khai và tối ưu vận hành.
Sứ mệnh của chúng tôi là hỗ trợ các tổ chức y tế xây dựng hệ thống hiện đại, an toàn và bền vững.

Chúng tôi đang tìm kiếm Trợ lý Dự án kiêm Hành chính Văn phòng làm việc tại Hà Nội, là người có khả năng hỗ trợ điều phối hồ sơ, theo dõi tiến độ các đầu việc hành chính trong quá trình triển khai dự án, đồng thời đảm bảo công tác hành chính văn phòng được vận hành gọn gàng, chuyên nghiệp và hiệu quả, với các thông tin như sau:

MỤC TIÊU VỊ TRÍ

Vị trí này chịu trách nhiệm hỗ trợ công tác hồ sơ, điều phối hành chính dự án và vận hành hành chính văn phòng đại diện tại Hà Nội; đảm bảo hồ sơ dự án được theo dõi đầy đủ, đúng tiến độ, đồng thời duy trì môi trường làm việc văn phòng gọn gàng, chuyên nghiệp và hiệu quả.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Hỗ trợ hồ sơ và điều phối dự án (70%)

• Phụ trách hồ sơ dự thầu (phần pháp lý); thực hiện giao nhận hồ sơ và tham gia thương thảo với bên mời thầu, Chủ đầu tư.
• Soạn thảo, rà soát hợp đồng và các văn bản làm việc với Chủ đầu tư, khách hàng, thầu phụ.
• Tìm kiếm, làm việc với các đơn vị thầu phụ thi công, vận chuyển, bảo hiểm, kiểm định phục vụ dự án.
• Chuẩn bị, theo dõi và giải trình hồ sơ nghiệm thu, thanh toán; phối hợp các bộ phận thực hiện thanh toán, thu hồi công nợ và hoàn thiện chứng từ dự án.
• Hỗ trợ bộ phận kỹ thuật về hành chính, hồ sơ và điều phối triển khai dự án tại khu vực phụ trách.
• Hỗ trợ vận chuyển, giao nhận hàng hóa nhỏ, gọn phục vụ dự án trong khu vực/giao nhận các hồ sơ, tài liệu quan trọng theo yêu cầu.
• Quản lý, lưu trữ hệ thống hồ sơ hợp đồng và hồ sơ dự án bảo đảm đầy đủ, khoa học, dễ tra cứu và đúng quy định.
• Theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, tiến độ hồ sơ nghiệm thu, thanh toán, quyết toán; chủ động nhắc việc các bộ phận liên quan để đảm bảo tiến độ chung.

Công tác hành chính văn phòng (30%)

• Phụ trách công tác hành chính tại văn phòng đại diện Hà Nội: văn thư, lưu trữ, quản lý công văn đi/đến, hồ sơ hành chính và kho hàng hóa.
• Theo dõi, mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm, trang thiết bị, nhu yếu phẩm văn phòng theo nhu cầu thực tế.
• Làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ văn phòng như internet, điện, nước, vệ sinh, bảo trì và các dịch vụ liên quan khác.
• Đảm bảo không gian làm việc tại văn phòng luôn gọn gàng, ngăn nắp, chuyên nghiệp và sẵn sàng phục vụ hoạt động kinh doanh, dự án.
• Hỗ trợ các công việc hậu cần, đón tiếp, chuẩn bị phòng họp, hồ sơ, tài liệu khi có khách đến làm việc hoặc phát sinh nhu cầu nội bộ. 

Báo cáo và phối hợp công việc

• Cập nhật và báo cáo định kỳ/đột xuất tình trạng hồ sơ dự án, hồ sơ thanh toán, công nợ và các đầu việc hành chính liên quan.
• Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận tại Hà Nội và Trụ sở chính để đảm bảo công việc được vận hành thống nhất, hiệu quả.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Tổng Giám đốc / Giám đốc Chi nhánh.

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các chuyên ngành phù hợp như: Kinh tế xây dựng, Quản lý xây dựng, Kỹ thuật, Quản trị kinh doanh, Kinh tế hoặc các ngành liên quan.
• Có tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý dự án, Thư ký dự án, Project Admin, Document Controller, Contract Admin hoặc các vị trí tương đương...
• Ưu tiên ứng viên đã làm việc tại các công ty trong lĩnh vực thiết bị y tế, cơ điện (MEP), HVAC, xây lắp, nội thất hoặc các dự án kỹ thuật B2B.
• Có hiểu biết về hồ sơ hợp đồng xây lắp, hồ sơ nghiệm thu, thanh toán, quyết toán, hoàn công và quy trình phối hợp triển khai dự án.
• Có khả năng soạn thảo văn bản, hợp đồng, công văn; kiểm tra, tổng hợp và theo dõi hồ sơ thanh toán, nghiệm thu, bàn giao.
• Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là Word, Excel; có kỹ năng sắp xếp, quản lý hồ sơ và dữ liệu khoa học.
• Giao tiếp tốt, nhanh nhẹn, logic; có khả năng phối hợp với nhiều phòng ban và đối tác bên ngoài.
• Cẩn thận, chủ động, trách nhiệm cao, có tinh thần theo sát công việc đến cùng.
• Chịu được áp lực công việc, trung thực, nhiệt tình và có tinh thần hỗ trợ tốt.
• Có khả năng đọc hiểu tài liệu hoặc email tiếng Anh là một lợi thế.