Trợ lý Phó Tổng Giám Đốc

1. Mục tiêu công việc

Hỗ trợ Phó Tổng Giám Đốc trong công tác điều phối, kiểm soát hồ sơ trình ký, theo dõi chỉ đạo điều hành, phối hợp các phòng ban và đối tác nhằm đảm bảo hoạt động quản lý dự án và vận hành được triển khai hiệu quả.

2. Nhiệm vụ và trách nhiệm chính

2.1 Hỗ trợ điều hành và hành chính cấp quản lý

• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác cho Phó Tổng Giám Đốc.
• Chuẩn bị nội dung họp, tài liệu, biên bản họp và theo dõi các đầu việc sau họp.
• Tiếp nhận, xử lý thư từ, hồ sơ, công văn và các yêu cầu liên quan đến Phó Tổng Giám Đốc.

2.2 Kiểm soát hồ sơ trình ký và báo cáo

• Kiểm tra, rà soát hồ sơ trình ký từ các phòng ban đảm bảo đầy đủ, đúng quy trình.
• Theo dõi hồ sơ trình Ban Tổng Giám Đốc và các đơn vị liên quan
• Tổng hợp báo cáo, đề xuất và tài liệu phục vụ công tác quản lý và ra quyết định.

2.3 Theo dõi chỉ đạo điều hành

• Theo dõi, nhắc việc và cập nhật tiến độ thực hiện các chỉ đạo của Phó Tổng Giám Đốc đến các phòng ban.
• Cập nhậtTiến độ công việc hàng tháng của các bộ phận, báo cáo cho Ban Điều hành.

2.4 Điều phối dự án và làm việc với đối tác

• Phối hợp với phòng ban để lên lịch hẹn với các Nhà cung cấp

2.5 Hỗ trợ chiến lược và bảo mật thông tin

• Hỗ trợ chuẩn bị báo cáo quản lý, tài liệu trình Ban Lãnh đạo.
• Đảm bảo bảo mật thông tin quản lý, chiến lược và dữ liệu nội bộ của phòng ban và công ty.

Trình độ & Kinh nghiệm

• Tốt nghiệp đại học các ngành Quản trị Kinh doanh, Kỹ thuật, Quản lý Xây dựng hoặc các ngành liên quan.
• Tối thiểu 3–5 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý điều hành, Điều phối dự án hoặc các vị trí tương đương trong lĩnh vực xây dựng, bất động sản, công nghiệp.
• Tiếng Anh giao tiếp tốt

Kỹ năng

• Kỹ năng tổ chức, điều phối và quản lý công việc tốt.
• Kỹ năng giao tiếp, làm việc với nhiều phòng ban và đối tác.
• Sử dụng tốt MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Tiếng Anh giao tiếp tốt

Phẩm chất cá nhân

• Cẩn trọng, bảo mật, chuyên nghiệp.
• Chủ động, chịu được áp lực công việc cao.
• Kỹ năng quản lý thời gian và ưu tiên công việc tốt.

• Môi trường tiếp xúc với các dự án lớn và cấp quản lý cao.