Trợ lý Phòng Cung Ứng (VLXD)

1. Theo dõi và quản lý hồ sơ trong chuỗi cung ứng

• Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ trong toàn bộ quy trình cung ứng.
• Cập nhật, tổng hợp và báo cáo tình trạng hồ sơ, đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và kịp thời.

2. Hỗ trợ công tác lập kế hoạch vật tư

• Phối hợp với các Trưởng phòng trong việc tổng hợp nhu cầu, rà soát và hoàn thiện kế hoạch vật tư theo tiến độ dự án và kế hoạch kinh doanh.
• Theo dõi, đôn đốc các đơn vị liên quan cung cấp thông tin nhằm đảm bảo kế hoạch được triển khai đúng thời hạn.

3. Quản lý dữ liệu và hồ sơ cung ứng

• Thực hiện nhập liệu, cập nhật thông tin trên hệ thống Odoo theo đúng quy trình và thời hạn.
• Quản lý, lưu trữ và sắp xếp hồ sơ điện tử của Phòng Cung ứng, bao gồm: hợp đồng, đơn đặt hàng, hồ sơ thanh toán, báo giá và các chứng từ liên quan, đảm bảo dễ dàng tra cứu và tuân thủ quy định lưu trữ của Công ty.

4. Thực hiện các công việc theo phân công

• Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh và các công việc khác theo sự phân công của Trưởng phòng Cung ứng nhằm hỗ trợ hoạt động chung của phòng.

5. Báo cáo công việc

• Lập và gửi báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về tình hình thực hiện công việc theo yêu cầu của Trưởng phòng Cung ứng.
• Đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình, nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ và công tác hành chính của phòng khi cần thiết.

1. Kiến thức, Kinh nghiệm, Kỹ năng chuyên môn

• Am hiểu các loại vật liệu xây dựng, tiêu chuẩn kỹ thuật, quy trình dự án xây dựng;
• Thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm quản lý chuyên dụng;
• Đã thực hiện theo dõi quá trình thực hiện công việ cung ưng, quản lý dự án, quản lý nhà cung cấp.
• Có kinh nghiệm làm việc, duy trì quan hệ với công ty, đối tác, khách hàng.

2. Kỹ năng mềm

• Giao tiếp và thuyết trình;
• Đàm phán và thương lượng;
• Giải quyết vấn đề và xử lý tình huống;
• Quản lý thời gian và chịu được áp lực cao trong công việc;

3. Yêu cầu khác (nếu có)

• Tốt nghiệp Đại Học các nghành liên quan.
• Kinh nghiệm từ 3 năm kinh nghiệm vị trí tương đương
• Tin học văn phòng (Word, Excel, Power Point).