Trợ lý quản lý dự án - đấu thầu

1. Chức năng

• Hỗ trợ công tác đấu thầu, lập hồ sơ dự thầu và thương thảo hợp đồng.
• Hỗ trợ theo dõi, điều phối và kiểm soát dự án sau khi trúng thầu.
• Tổng hợp thông tin, hồ sơ, tiến độ và các vấn đề phát sinh để báo cáo cấp trên.
• Bảo đảm sự liên tục từ giai đoạn dự thầu → trúng thầu → chuyển giao → triển khai dự án.

2. Nhiệm vụ về đấu thầu

• Tiếp nhận, phân loại và tổng hợp thông tin hồ sơ mời thầu/hồ sơ yêu cầu.
• Theo dõi kế hoạch, thời hạn và các mốc quan trọng của từng gói thầu.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ năng lực, hồ sơ pháp lý và các tài liệu dự thầu.
• Phối hợp với bộ phận kỹ thuật để chuẩn bị biện pháp thi công, tiến độ và phương án kỹ thuật.
• Phối hợp tổng hợp khối lượng, giá vật tư, nhân công, máy móc và các chi phí để phục vụ lập giá dự thầu.
• Kiểm tra tính đầy đủ, thống nhất của hồ sơ trước khi trình ký/nộp thầu.
• Theo dõi các yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu và các thông báo liên quan.
• Hỗ trợ công tác thương thảo và hoàn thiện hồ sơ hợp đồng.
• Cập nhật cơ sở dữ liệu về giá dự thầu, nhà cung cấp, nhà thầu phụ, đối tác và các dự án đã tham gia.

3. Nhiệm vụ về quản lý dự án

• Theo dõi tiến độ tổng thể và tiến độ chi tiết của dự án.
• Tổng hợp báo cáo từ Ban QLDA/Ban Chỉ huy công trường.
• Theo dõi các chỉ tiêu về tiến độ, khối lượng, chất lượng, chi phí và an toàn.
• Theo dõi các công việc tồn đọng, công việc quá hạn và các mốc nghiệm thu quan trọng.
• Tổng hợp các vấn đề phát sinh để báo cáo Trưởng phòng/Giám đốc dự án.
• Theo dõi việc thực hiện các kết luận sau họp và chỉ đạo của lãnh đạo.
• Phối hợp với các phòng Kỹ thuật, Kế hoạch, Tài chính–Kế toán, Vật tư và các đơn vị thi công.
• Hỗ trợ theo dõi hồ sơ nghiệm thu, thanh toán, quyết toán, hoàn công và bàn giao.
• Chuẩn bị báo cáo tuần/tháng và các báo cáo đột xuất về tình hình dự án.

4. Nhiệm vụ đặc biệt quan trọng: chuyển giao từ đấu thầu sang dự án

Đây là điểm nên nhấn mạnh nếu công ty bố trí một vị trí Trợ lý Đấu thầu và QLDA.

Sau khi trúng thầu, người này cần phối hợp tổ chức bàn giao thông tin từ bộ phận Đấu thầu sang bộ phận Quản lý Dự án, bao gồm:

• Giá dự thầu và cơ cấu giá.
• Phạm vi công việc đã chào thầu.
• Các điều kiện, điều khoản quan trọng của hồ sơ mời thầu.
• Biện pháp thi công và tiến độ đã cam kết.
• Khối lượng và các giả định khi lập giá.
• Các nội dung loại trừ, điều kiện đặc biệt và rủi ro đã nhận diện.
• Danh sách nhà cung cấp/nhà thầu phụ dự kiến.
• Các cam kết đã đưa ra với chủ đầu tư.
• Các vấn đề cần lưu ý khi triển khai hợp đồng.

- Thành thạo Word, Excel, Google Sheet;
- Kỹ năng giao tiếp, tổng hợp, sắp xếp công việc tốt.
- Chủ động, chịu được áp lực tiến độ, tinh thần trách nhiệm cao.
- Tỉ mỉ – cẩn thận – bảo mật thông tin.