Trợ lý Quản lý hợp đồng (Assistant to Contract Administrator)

Job Description:

Document Control

• Establish the meeting structure and frequency; lay down procedures for convening, chairing, and recording meetings for circulation of information, push for response if necessary.
• Provide regular project updates to the Employer including progress, approvals, and outstanding Employer’s actions.
• Provide updated information to the Employer on weekly basic regarding to all RFI, RFA, MA, NCR, Site memo.
• Seek for the Employer’s approval shall be given in timely manner in accordance with FIDIC terms and conditions.
• Act as the document control, management & store all the design dossier, meeting minute and Project’s documents.
• Establish a schedule of dates for issue and response and agreeing procedures for review of Contractor’s drawings (the submission, review and approval shall be the responsibility of the appointed Design Consultant/ Supervision Consultants).
• Assist the Employer to review quality control programs for the purpose of monitoring Contractor(s) performance on site and together with other Consultants to ensure that this program is adhered to and that the material and equipment furnished, and services performed are in accordance with the working drawings, specifications, and other contract documents. Such program shall include, but not limited to, check list for inspection program, method of statement, performance certificates, material testing, shop drawings, mock-up, etc. which shall be highlighted to the Contractor(s) prior to their commencement work.

Contract Administration

• Act as the single point of contact for all project communication between Employer/ Consultants/ Contractors. This scope will simply be as same as document control for the whole project where all instructions / communications shall be channelled through the Engineer (Under FIDIC). Assistant Contract administrator shall not heavily involve in technical design, variation and claim. This work will be carried out by other Consultants.
• Support the Contract Administrator to issue contractual correspondences including instructions, notices, consents, requests, schedule of defects, certificate of making good defects, variation orders, payment certification, final payment and claim per the Conditions of Contract. The defect list will be identified by Construction manager and/or Site supervisors.

Other

• Prepare monthly lesson learned in the project for sharing and discuss internally.
• Support the QS team to grasp Employer’s requirement for QS team and completion time.
• Support the QS team to Report QS progress to Employer when QS team leader on leave.
• Implement some QS works and other works per Line Manager’s requirements.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Mô tả công việc:

Quản lý tài liệu

• Thiết lập nội dung và tần suất cuộc họp; đặt ra các quy trình chủ trì và ghi chép cuộc họp để lưu hành thông tin, thúc đẩy phản hồi nếu cần thiết.
• Thường xuyên cung cấp thông tin cập nhật về dự án cho Chủ đầu tư bao gồm tiến độ, phê duyệt và các hạng mục tồn đọng cho Chủ đầu tư.
• Cập nhật hàng tuần các thông tin cơ bản cho Chủ Đầu Tư liên quan đến RFI, RFA, MA, NCR, ghi chép công trường.
• Kịp thời yêu cầu chấp thuận của Chủ Đầu Tư theo các điều khoản và điều kiện của FIDIC.
• Kiểm soát tài liệu, quản lý và lưu trữ toàn bộ hồ sơ thiết kế, biên bản họp và các tài liệu của Dự án.
• Thiết lập danh sách ngày phát hành, phản hồi, xác nhận các quy trình để xem xét và phê duyệt các bản vẽ của Nhà thầu (việc đệ trình, xem xét và phê duyệt sẽ do Tư vấn thiết kế / Tư vấn giám sát được chỉ định chịu trách nhiệm).
• Hỗ trợ Chủ đầu tư xem xét kế hoạch kiểm soát chất lượng cho mục đích theo dõi mức độ đáp ứng của các Nhà thầu trên công trường và cùng với các Tư vấn khác đảm bảo kế hoạch được tuân thủ và các vật tư và thiết bị được trang bị, và các hệ thống được thực hiện phù hợp với các bản vẽ, chỉ dẫn kỹ thuật, và các tài liệu hợp đồng khác. Kế hoạch đó, sẽ bao gồm nhưng không giới hạn, danh sách tiến độ nghiệm thu, biện pháp thi công, chứng chỉ hoàn thành, thí nghiệm vật liệu, bản vẽ khai triển, mẫu… mà đã được thông báo cho (các) Nhà thầu khi bắt đầu công việc.

Quản lý hợp đồng

• Đóng vai trò là đầu mối liên hệ duy nhất cho tất cả các thông tin liên lạc của dự án giữa Chủ đầu tư / Tư vấn / Nhà thầu. Phạm vi này sẽ chủ yếu kiểm soát tài liệu cho toàn bộ dự án mà tất cả các chỉ thị / trao đổi sẽ thông qua Quản lý hợp đồng (Theo FIDIC). Trợ lý Quản lý hợp đồng sẽ không tham gia chuyên sâu vào thiết kế kỹ thuật, phát sinh và khiếu nại. Công tác này sẽ do các Tư vấn khác thực hiện.
• Hỗ trợ Quản lý hợp đồng đưa ra các văn bản hợp đồng bao gồm chỉ thị, thông báo, chấp thuận, yêu cầu, danh sách của các lỗi thi công, giấy chứng nhận hoàn thành khắc phục khiếm khuyết, phát sinh, chứng chỉ thanh toán, thanh toán cuối cùng và các khiếu nại dựa trên các Điều khoản của Hợp đồng. Danh sách lỗi thi công sẽ được xác định bởi Quản lý xây dựng và / hoặc Giám sát công trường.

Công việc khác

• Hàng tháng tổng kết các tình huống dự án để chia sẻ và trao đổi nội bộ.
• Hỗ trợ nhóm QS nắm bắt các yêu cầu Chủ đầu tư cho nhóm QS và thời gian cần hoàn thành.
• Hỗ trợ nhóm QS báo cáo tiến độ thực hiện công việc QS trong trường hợp người phụ trách QS nghỉ phép.
• Thực hiện một số công việc QS và công việc khác theo yêu cầu người phụ trách.

Job Requirements & Person Specification:

• University graduate (Bachelor of Civil and Structure Engineer/ Bachelor of Architect/ Bachelor of Construction Management or equivalent)
• 01-05 years working in construction industry
• Be able to communicate in English (additional other language shall be added value)
• Be able to use CAD software, Microsoft Office (additional other QS software capabilities shall be added value)
• Be able to work independently to carry out the task and meet deliverable expectation and keep the team deadlines
• Willing to work overtime / at weekend to fulfil the pending tasks or urgent requirement
• Willing to support / collaborate with colleagues in the company
• Be able to work on site (optional and when required)

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Yêu cầu công việc & Mô tả nhân sự:

• Tốt nghiệp đại học (chuyên ngành kỹ sư kết cấu và dân dụng/ kiến trúc/ quản lý xây dựng và các ngành liên quan khác)
• 1-5 năm kinh nghiệm trong ngành công nghiệp xây dựng
• Có khả năng giao tiếp tiếng Anh (biết thêm ngôn ngữ khác là một lợi thế)
• Biết sử dụng phần mềm CAD, Microsoft Office (biết thêm phần mềm QS khác là một lợi thế)
• Có khả năng làm việc độc lập, đáp ứng yêu cầu và hoàn thành công việc đúng thời hạn
• Chấp nhận làm việc ngoài giờ/ làm việc cuối tuần để hoàn thành các công tác đang thực hiện hoặc theo yêu cầu khẩn cấp
• Hỗ trợ/ hợp tác với các đồng nghiệp trong công ty
• Có thể làm việc ngoài công trường (tùy chọn hoặc khi được yêu cầu)