TRỢ LÝ TỔNG GIÁM ĐỐC (NGÀNH XÂY DỰNG)

A. Quản trị chương trình nghị sự và quyết định của Tổng Giám đốc

- Thiết kế và vận hành lịch làm việc của Tổng Giám đốc theo nguyên tắc ưu tiên chiến lược; bảo vệ tối thiểu 40% quỹ thời gian cho công việc tư duy dài hạn.

-  Sàng lọc, phân loại và tóm tắt toàn bộ văn bản, tờ trình, thư điện tử gửi đến Tổng Giám đốc theo chuẩn một trang: Bối cảnh – Vấn đề – Phương án – Khuyến nghị – Rủi ro.

-  Vận hành Sổ quyết định của Tổng Giám đốc (Decision Log): ghi nhận từng chỉ đạo, gán đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, thời hạn và theo dõi đến khi đóng.

-  Chuẩn bị nội dung, kịch bản và tài liệu cho các cuộc họp do Tổng Giám đốc chủ trì; phát hành biên bản và danh mục hành động trong vòng 24 giờ.

B. Điều phối và giám sát thực thi

-  Theo dõi tiến độ các sáng kiến trọng điểm của Ban Tổng Giám đốc theo sáu trụ cột BSC: EPC công nghiệp; hạ tầng; xây dựng dân dụng; chuỗi cung ứng và vật liệu; quản trị doanh nghiệp và R&D; nhân sự và văn hóa.

-  Cảnh báo sớm các dự án, sáng kiến trượt tiến độ, vượt chi phí hoặc phát sinh rủi ro pháp lý trước khi trở thành sự cố.

-  Điều phối liên khối để tháo gỡ điểm nghẽn; chỉ leo thang lên Tổng Giám đốc khi vượt thẩm quyền phối hợp.

-  Tham gia đoàn công tác dự án, ghi nhận thực địa và đối chiếu với báo cáo chính thức.

C. Phân tích và chuẩn bị tài liệu cấp Hội đồng

-  Chuẩn bị tài liệu Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông và họp Ban Tổng Giám đốc: bản trình, bài thuyết trình điều hành, báo cáo chuyên đề.

-  Tổng hợp và phân tích số liệu vận hành – tài chính (doanh thu, dòng tiền, backlog, tiến độ, biên lợi nhuận gộp) thành nhận định phục vụ ra quyết định.

-  Nghiên cứu chuyên đề theo yêu cầu: đối thủ, thị trường, cơ chế chính sách (Luật Đấu thầu, Luật Xây dựng, PPP, đầu tư công), cơ hội đầu tư.

-  Soạn thảo văn bản cấp điều hành đúng thể thức CC1: nghị quyết, quyết định, tờ trình, thông báo, công văn.

D. Quản trị quan hệ và thông tin

-  Là đầu mối liên lạc giữa Tổng Giám đốc với Hội đồng quản trị, Ban Tổng Giám đốc, giám đốc các khối, ban điều hành dự án, đối tác và cơ quan quản lý.

-  Chuẩn bị hồ sơ nền trước mỗi cuộc gặp đối tác hoặc cơ quan nhà nước: bối cảnh, lịch sử quan hệ, mục tiêu, thông điệp chính và những điều cần tránh.

-  Bảo mật tuyệt đối thông tin điều hành; tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân và an toàn thông tin nội bộ.

E. Chuẩn hóa và ứng dụng công nghệ

-  Xây dựng và duy trì hệ thống quản trị công việc của Văn phòng Tổng Giám đốc: mẫu biểu, danh mục kiểm tra, quy trình và kho tri thức.

-  Ứng dụng AI và công cụ số vào tổng hợp báo cáo, phân tích dữ liệu, soạn thảo và theo dõi công việc; đề xuất công cụ mới làm tăng năng suất Ban điều hành.

-  Đề xuất cải tiến quy trình ra quyết định và luồng thông tin nội bộ.

1. Yêu cầu bắt buộc:

•     Tốt nghiệp đại học chính quy các ngành: Kỹ thuật xây dựng, Kinh tế xây dựng, Quản lý dự án, Tài chính hoặc Quản trị kinh doanh.

•     Tối thiểu 08 năm kinh nghiệm, trong đó ít nhất 03 năm ở vị trí quản lý dự án, kế hoạch – tổng hợp, PMO, kiểm soát chi phí hoặc trợ lý ban điều hành tại doanh nghiệp xây dựng, hạ tầng, đầu tư quy mô lớn.

•     Đọc hiểu được bản vẽ, tiến độ, dự toán, hợp đồng xây lắp và báo cáo tài chính cơ bản.

•     Nắm vững khung pháp lý ngành: Luật Xây dựng, Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15, Luật Đầu tư theo phương thức đối tác công tư và các quy định về đầu tư công.

•     Năng lực viết vượt trội: chuyển vấn đề phức tạp thành văn bản ngắn gọn, rõ ràng, có khuyến nghị.

•     Thành thạo Excel ở mức phân tích, PowerPoint ở mức trình bày điều hành và các công cụ AI (Claude, ChatGPT, Gemini, NotebookLM) ở mức ứng dụng thực chiến.

•     Tiếng Anh đọc hiểu tài liệu chuyên ngành và giao tiếp lưu loát.

2. Yêu cầu ưu tiên:

•     Có bằng MBA hoặc chứng chỉ PMP, chứng chỉ quản lý dự án quốc tế.

•     Kinh nghiệm tại công ty tư vấn chiến lược, công ty kiểm toán Big4 hoặc ban chiến lược tập đoàn.

•     Từng tham gia dự án EPC công nghiệp, năng lượng, sân bay, cao tốc, cảng biển.

•     Sử dụng được hệ thống ERP (Odoo, SAP) và công cụ quản trị dữ liệu (Power BI).

3. Tố chất:

•     Chính trực và kín đáo tuyệt đối – đây là điều kiện loại trừ.

•     Chủ động dự báo nhu cầu của Tổng Giám đốc thay vì chờ được giao việc.

•     Chịu được áp lực cao, xử lý nhiều luồng công việc song song, phản ứng nhanh.

•     Bản lĩnh trình bày thẳng thắn vấn đề với lãnh đạo cấp cao, đồng thời khiêm nhường khi làm việc với cấp dưới.

•     Tư duy hệ thống: nhận diện nguyên nhân gốc thay vì xử lý triệu chứng.