Trợ lý Tổng Giám Đốc

1. Tham mưu, tư vấn, hỗ trợ cho Tổng Giám Đốc (TGĐ) trong các mảng công việc kinh doanh, marketing, cung ứng:

• Tổng hợp, phân tích, báo cáo, đề xuất cho Tổng Giám Đốc về các quyết định liên quan đến các chỉ số kinh doanh, marketing, cung ứng,..
• Hỗ trợ TGĐ nghiên cứu thị trường về hàng hóa trong lĩnh vực kinh doanh của Công ty.
• Nghiên cứu thị trường, khách hàng, đối thủ, ngành để tư vấn, báo cáo và dự báo về hoạt động điều hành cho TGĐ.
• Tiếp nhận và đánh giá các đề xuất/giải pháp/báo cáo có liên quan kinh doanh, marketing, cung ứng từ các đơn vị để trình TGĐ phê duyệt.
• Hỗ trợ TGĐ trong việc lập và triển khai thực hiện kế hoạch hoạt động, định hướng phát triển của Công ty.
• Thay mặt TGĐ trực tiếp triển khai, giải quyết các công việc khi có ủy quyền.

2. Theo dõi, đánh giá và báo cáo tình hình thực hiện công việc tại các đơn vị

• Tiếp nhận các thông tin chỉ đạo từ TGĐ. Truyền đạt các quyết định/chỉ thị của TGĐ đến các Trưởng đơn vị (TĐV).
• Theo dõi, triển khai, đôn đốc, kiểm soát tiến độ thực hiện các ý kiến chỉ đạo của TGĐ và tiếp nhận thông tin phản hồi từ các đơn vị liên quan.
• Cập nhật tiến độ thực hiện các công việc của các đơn vị liên quan theo lịch làm việc/bảng tiến độ đã đăng ký và tổng hợp báo cáo hoạt động hàng ngày/hàng tuần hoặc đột xuất theo yêu cầu của TGĐ.
• Tiếp nhận, rà soát công văn, hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị gửi lên trình TGĐ phê duyệt khi được yêu cầu.
• Biên soạn và hướng dẫn về các biểu mẫu báo cáo tình hình thực hiện các công việc của các đơn vị liên quan trong mảng được phân công phụ trách theo chỉ đạo của TGĐ.

3. Tổ chức sắp xếp lịch làm việc của TGĐ.

• Tiếp nhận, xây dựng và đăng ký lịch làm việc, lịch công tác của TGĐ. Thực hiện các nhắc nhở quan trọng với TGĐ
• Điều phối, sắp xếp lịch họp và chương trình sơ kết, tổng kết của công ty.
• Điều phối, hỗ trợ công tác tổ chức (soạn thư mời, sắp xếp nguồn lực và tổng hợp các báo cáo, tài liệu cần thiết và phân phối tài liệu tới các thành phần tham dự cuộc họp) cho các buổi làm việc, các cuộc họp, các sự kiện có sự tham dự của TGĐ.
• Ghi chép, sắp xếp các chương trình, thời gian họp của TGĐ với các đối tác đảm bảo lịch trình phù hợp.
• Biên dịch các công văn, giấy tờ của công ty theo yêu cầu của TGĐ.

4. Chuẩn bị và tham gia tổ chức các cuộc họp có TGĐ tham dự:

• Lập kế hoạch, kiểm soát các công việc tổ chức hội nghị, hội thảo, họp giao ban và tổng kết có TGĐ tham dự.
• Điều phối, sắp xếp lịch họp và chương trình sơ kết, tổng kết của công ty
• Lập danh sách thành phần tham dự, soạn thư mời và thông báo cho các thành phần tham dự cuộc họp.
• Sắp xếp nguồn lực và tổng hợp các báo cáo, tài liệu cần thiết và phân phối tài liệu tới các thành phần tham dự cuộc họp.
• Ghi chép các biên bản làm việc, biên bản cuộc họp, tổng hợp và thông báo lại các đầu việc/thông tin được chốt trong cuộc họp đến các cá nhân liên quan.
• Theo dõi, đôn đốc các cá nhân hoàn thành các công việc được giao sau cuộc họp và tổng hợp báo cáo TGĐ.

5. Thực hiện các công việc văn thư, hành chính cho TGĐ:

• Trợ giúp, tham mưu cho TGĐ thiết lập, duy trì, mở rộng các quan hệ đối nội/ đối ngoại với cơ quan, tổ chức cá nhân bên ngoài.
• Trực tiếp soạn thảo, ban hành, lưu trữ các văn bản theo yêu cầu của TGĐ.
• Soạn thảo và dịch thuật các bài phát biểu, diễn văn cho TGĐ trong các chương trình hội nghị.
• Biên dịch, soạn thảo các văn bản, hợp đồng, tài liệu từ tiếng Anh sang tiếng Việt và ngược lại.
• Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các đơn vị và tổng hợp gửi lên TGĐ.
• Tiếp nhận, kiểm tra và trả lời các email, công văn, thư mời,...theo ý kiến chỉ đạo của TGĐ.
• Thông báo, ghi chú và báo cáo lại những công việc phát sinh và gửi đến TGĐ để xin ý kiến chỉ đạo.
  

- Trình độ học vấn: Đại học. Chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Kinh tế, Ngoại ngữ, Ngoại thương, Ngoại giao, Marketing các ngành có liên quan...

- Kinh nghiệm: từ 5 năm kinh nghiệm làm việc tại các vị trí tương đương.Giao tiếp tiếng Anh tốt, có khả năng dịch thuật

- Có kiến thức cơ bản tổng hợp về kinh tế, marketing, cung ứng và các kiến thức liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty, kiến thức về ISO, xây dựng quy trình làm việc

- Kỹ năng cần thiết: 

+ Kỹ năng lập kế hoạch, tham gia tổ chức thực hiện và phối hợp giám sát công việc khoa học. 

+ Kỹ năng giám sát, đánh giá

+ Kỹ năng thuyết trình

+ Khả năng tổng hợp, viết báo cáo

+ Khả năng làm việc độc lập

+ Thành thạo tin học văn phòng

+ Giao tiếp; Phối hợp làm việc.

- Thái độ:

+ Tự tin, chủ động

+ Nhanh nhạy và linh động trong công việc. 

+ Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, có ý thức chấp hành pháp luật.