TRỢ LÝ TỔNG GIÁM ĐỐC

1. Hỗ trợ lịch trình & điều phối công việc TGĐ

• Quản lý lịch làm việc, cuộc hẹn, họp hành của TGĐ — đảm bảo không bỏ sót, không xung đột lịch

• Nhắc nhở và chuẩn bị tài liệu trước mỗi cuộc họp, buổi tiếp khách

• Đặt vé máy bay, phòng khách sạn, sắp xếp logistics cho các chuyến công tác của TGĐ

• Theo dõi và thúc đẩy tiến độ các công việc TGĐ giao cho các phòng ban/đơn vị

2. Xử lý văn bản & thông tin

• Soạn thảo công văn, tờ trình, biên bản họp, báo cáo theo yêu cầu TGĐ

• Tiếp nhận, phân loại và xử lý thư từ, email, tài liệu đến TGĐ

• Tổng hợp và trình bày thông tin từ các phòng ban thành báo cáo súc tích cho TGĐ

• Lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu quan trọng của TGĐ và Tập đoàn một cách khoa học

3. Giao tiếp & điều phối nội bộ

• Là đầu mối liên lạc giữa TGĐ và các công ty thành viên, phòng ban trong Tập đoàn

• Truyền đạt chỉ đạo của TGĐ đến đúng người, đúng thời điểm — theo dõi phản hồi

• Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp giao ban, họp Hội đồng quản trị, sự kiện nội bộ Tập đoàn

• Phối hợp với trợ lý các phòng ban để điều phối công việc liên phòng hiệu quả

4. Tiếp khách & đối ngoại

• Tiếp đón khách đối tác, đối tác chiến lược đến gặp TGĐ — thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp của Tập đoàn

• Hỗ trợ TGĐ trong các buổi tiếp khách: chuẩn bị tài liệu, phiên dịch (nếu cần), ghi chép biên bản

• Duy trì mối quan hệ tốt với đối tác, khách hàng thông qua giao tiếp lịch sự và kịp thời

5. Ứng dụng AI & tối ưu hiệu suất

• Sử dụng thành thạo các AI tools (ChatGPT, Copilot, bot nội bộ…) để soạn thảo, tóm tắt, phân tích nhanh

• Hỗ trợ TGĐ theo dõi KPI các công ty thành viên qua hệ thống AI quản lý của Tập đoàn

• Chủ động đề xuất các cải tiến quy trình hỗ trợ TGĐ bằng công nghệ

• Bảo mật tuyệt đối mọi thông tin, dữ liệu của TGĐ và Tập đoàn

1. Kinh nghiệm & Chuyên môn

• Tối thiểu 2–3 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý TGĐ / Thư ký Giám đốc / Trợ lý điều hành

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Ngoại thương, Ngoại ngữ, Luật hoặc tương đương

• Kinh nghiệm soạn thảo văn bản hành chính, biên bản họp, tờ trình, báo cáo

• Có kinh nghiệm làm việc trong môi trường tập đoàn đa công ty là lợi thế

2. Kỹ năng

• Kỹ năng tổ chức công việc, quản lý lịch trình cực kỳ tỉ mỉ và chính xác

• Giao tiếp xuất sắc — viết và nói rõ ràng, khéo léo, lịch sự trong mọi tình huống

• Thành thạo Word, Excel, PowerPoint; biết sử dụng AI tools trong công việc

• Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt là điểm cộng lớn

• Xử lý tình huống nhanh nhạy, bình tĩnh dưới áp lực cao

3. Tính cách & Thái độ (bắt buộc)

• Bảo mật tuyệt đối — không tiết lộ thông tin nội bộ dưới bất kỳ hình thức nào

• Chủ động, không cần đợi nhắc, luôn đi trước một bước

• Cẩn thận, tỉ mỉ — sai sót nhỏ trong vị trí này có thể gây hậu quả lớn

• Ngoại hình gọn gàng, tác phong chuyên nghiệp, đúng giờ

• Sẵn sàng làm thêm giờ hoặc hỗ trợ TGĐ ngoài giờ hành chính khi cần thiết

4. Ưu tiên đặc biệt

• ✅ Đã từng làm Trợ lý cho CEO / TGĐ tập đoàn quy mô từ 100 nhân sự trở lên

• ✅ Có khả năng làm việc đa nhiệm, xử lý nhiều đầu việc cùng lúc

• ✅ Đã ứng dụng AI vào công việc thư ký/hành chính (có minh chứng)