Trợ lý Trưởng Bộ Phận Marketing (PA to Head of Marketing)

1. TỔNG QUAN VAI TRÒ 

(Marketing Operations & Execution Support) 

Trợ lý Trưởng Bộ Phận Marketing chịu trách nhiệm đảm bảo vận hành hiệu quả, kỷ luật thực thi và sự rõ ràng thông tin trong toàn bộ hoạt động của bộ phận Marketing. 

Vai trò này đóng vai trò như động cơ thực thi và trung tâm điều phối, đảm bảo các chiến lược, chiến dịch và hoạt động hằng ngày được triển khai mượt mà, đúng hạn và có người chịu trách nhiệm, giúp Trưởng Bộ Phận Marketing tập trung vào chiến lược, dẫn dắt đội ngũ và các quyết định có tác động lớn. 

Là người làm chủ việc điều phối, theo dõi, quản lý tài liệu, yêu cầu sự rõ ràng trong công việc, theo sát cam kết và chủ động cảnh báo rủi ro trong tất cả các hoạt động marketing. 

2. TRÁCH NHIỆM CHÍNH 

Làm chủ lập kế hoạch & điều phối 

• Chuyển hóa định hướng chiến lược thành các đầu việc rõ ràng, có người phụ trách, timeline và mốc kiểm tra. 

• Quản lý kế hoạch marketing tuần/tháng, bao gồm timeline campaign và lịch content. 

• Đảm bảo sự đồng bộ và ưu tiên đúng giữa các hoạt động trong team marketing. 

Theo dõi công việc & thúc đẩy tiến độ 

• Theo dõi toàn bộ công việc marketing liên quan đến campaign, content, paid media, partnership và hoạt động offline. 

• Chủ động follow-up trước deadline để đảm bảo tiến độ. 

• Phát hiện sớm và báo cáo các vấn đề, rủi ro, điểm nghẽn hoặc nguy cơ trễ hạn. 

Quản lý họp & kiểm soát hành động sau họp 

• Chuẩn bị agenda cho các cuộc họp và buổi review marketing. 

• Ghi nhận đầy đủ các quyết định, các hành động, người phụ trách và deadline. 

• Theo sát việc thực hiện các đầu việc sau họp cho đến khi hoàn tất. 

Hỗ trợ hành chính & quản lý tài liệu 

• Quản lý và lưu trữ có hệ thống các tài liệu liên quan đến marketing và sản phẩm bằng Odoo, Excel và hệ thống nội bộ. 

• Tổ chức và quản lý các loại tài liệu: Brief marketing, Báo cáo, Guideline, Tài liệu làm việc với đối tác 

• Đảm bảo tài liệu luôn đúng phiên bản, được cập nhật và dễ truy cập. 

• Chuẩn bị và quản lý: Báo cáo định kỳ, Biên bản họp, Danh sách follow-up và action cho Head of Marketing. 

Hỗ trợ theo dõi hiệu suất & báo cáo 

• Tổng hợp báo cáo tuần/tháng về tiến độ campaign và các chỉ số KPI. 

• Làm rõ các vấn đề, điểm nghẽn và nội dung cần Head of Marketing xem xét hoặc quyết định. 

Hỗ trợ giao tiếp, ra quyết định & phát triển đội ngũ 

• Sàng lọc và làm rõ các yêu cầu trước khi trình Head of Marketing, đảm bảo rõ mục đích, bối cảnh và mức độ ưu tiên. 

• Chuẩn bị các brief ngắn phục vụ ra quyết định (bối cảnh – phương án – đề xuất). 

• Hỗ trợ xây dựng và duy trì quy trình, workflow nội bộ của Marketing, đảm bảo có tài liệu hóa, dễ áp dụng và có thể mở rộng. 

• Hỗ trợ onboarding và phân công công việc cho nhân sự marketing mới khi team mở rộng. 

• Tối thiểu 1–2 năm kinh nghiệm ở các vị trí điều phối dự án, hỗ trợ marketing hoặc trợ lý quản lý, ưu tiên môi trường marketing, agency hoặc công ty tăng trưởng nhanh. 

• Kỹ năng tổ chức và quản lý công việc tốt; xử lý nhiều đầu việc song song mà vẫn giữ được cấu trúc. 

• Kỹ năng viết tốt; có khả năng tóm tắt rõ ràng nội dung trao đổi, quyết định và action items. 

• Cẩn thận, chú ý chi tiết; đảm bảo tính chính xác của tài liệu và dữ liệu. 

• Thành thạo MS Office, Excel/Google Sheets hoặc sẵn sàng học nhanh các công cụ sử dụng trong hệ thống công ty (ERP) như Odoo và hệ thống nội bộ. 

• Tư duy chủ động: biết dự đoán vấn đề, báo rủi ro sớm và yêu cầu làm rõ khi thông tin chưa đầy đủ. 

• Có kinh nghiệm hoặc quen thuộc với các công cụ quản lý công việc (Notion, ClickUp, Asana…) là một lợi thế.

  QUYỀN LỢI 

• Tham gia trực tiếp vào chiến lược marketing, triển khai campaign và quá trình mở rộng đội ngũ, không chỉ làm công việc hành chính. 

• Vai trò rõ ràng, có quyền làm chủ trong việc xây dựng hệ thống, quy trình và workflow cho marketing. 

• Cơ hội phát triển nghề nghiệp theo các hướng: 

• Marketing Operations Executive 

• Marketing Project Manager 

• Môi trường làm việc năng động, đa thương hiệu, có trách nhiệm thực sự và mức độ ảnh hưởng cao. 

• Thu nhập cạnh tranh, xét theo hiệu quả công việc.