TRƯỞNG BỘ PHẬN HÀNH CHÁNH

Mô tả công việc

1. Quản lý công tác hành chính tổng hợp

• Xây dựng, triển khai và kiểm soát các quy trình, quy định, biểu mẫu liên quan đến công tác hành chính.
• Tổ chức và điều hành hoạt động hành chính tại Tập đoàn và các đơn vị trực thuộc.
• Kiểm soát việc thực hiện các quy định nội bộ, đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.

2. Quản lý văn thư – lưu trữ

• Kiểm soát công tác tiếp nhận, phát hành, luân chuyển và lưu trữ công văn, hồ sơ, tài liệu.
• Quản lý việc sử dụng con dấu, hồ sơ pháp lý doanh nghiệp theo đúng quy định.
• Tổ chức lưu trữ hồ sơ khoa học, đảm bảo tính bảo mật và khả năng tra cứu.

3. Quản lý tài sản, cơ sở vật chất và trang thiết bị

• Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ, trang thiết bị văn phòng của Tập đoàn.
• Tổ chức kiểm kê định kỳ, đề xuất sửa chữa, thay thế hoặc thanh lý tài sản theo quy định.
• Đảm bảo cơ sở vật chất, hạ tầng văn phòng và khu vực làm việc luôn đáp ứng yêu cầu vận hành.

4. Quản lý mua sắm và nhà cung cấp

• Lập kế hoạch và tổ chức mua sắm hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động của Tập đoàn.
• Tìm kiếm, đánh giá và quản lý nhà cung cấp; đàm phán chi phí và điều khoản hợp đồng.
• Kiểm soát ngân sách hành chính, tối ưu chi phí vận hành.

5. Quản lý công tác hậu cần và sự kiện

• Tổ chức công tác hậu cần cho các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, sự kiện nội bộ và các chương trình của Tập đoàn.
• Quản lý lễ tân, khánh tiết và các hoạt động đón tiếp khách, đối tác.
• Đảm bảo các hoạt động được chuẩn bị đầy đủ, chuyên nghiệp và đúng tiến độ.

6. Quản lý đội ngũ hành chính

• Phân công, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc của nhân sự thuộc Bộ phận Hành chính.
• Đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ và nâng cao năng lực đội ngũ.
• Xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp, trách nhiệm và hiệu quả.

7. Báo cáo và thực hiện các nhiệm vụ khác

• Lập báo cáo định kỳ về hoạt động hành chính, tài sản, chi phí và các công tác liên  quan.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban Lãnh đạo.

• Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành Quản trị Hành chính, Quản trị Kinh doanh, Luật hoặc các ngành liên quan.
• Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, trong đó có ít nhất 02 năm ở vị trí quản lý.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tại các Tập đoàn hoặc Chủ đầu tư Bất động sản.
• Có kinh nghiệm quản lý tài sản, mua sắm, văn thư lưu trữ, hậu cần và quản trị văn phòng.
• Kỹ năng quản lý, tổ chức công việc, đàm phán và kiểm soát chi phí tốt.
• Thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm quản lý hành chính.