Trưởng bộ phận Thanh toán (VP Quận 2)

I. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC

Quản lý và kiểm soát toàn bộ hoạt động thanh toán của Công ty, đảm bảo các khoản chi được thực hiện đúng kế hoạch dòng tiền, đúng thời hạn và tuân thủ quy trình kiểm soát nội bộ.

Đóng vai trò Payment Controller, chịu trách nhiệm kiểm soát tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ thanh toán trước khi trình phê duyệt. Đồng thời, lập và theo dõi kế hoạch thanh toán gắn với kế hoạch dòng tiền, đảm bảo hoạt động thanh toán phục vụ sản xuất, mua hàng và dự án được thực hiện đúng tiến độ.

II. TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

1. Lead team & vận hành thanh toán

Lead và chịu trách nhiệm điều phối toàn bộ nghiệp vụ thanh toán của team, bao gồm phân công công việc, kiểm soát hồ sơ và theo dõi tiến độ xử lý nhằm đảm bảo kế hoạch thanh toán được thực hiện đúng hạn.

Đảm bảo các khoản thanh toán được thực hiện phù hợp với kế hoạch dòng tiền đã phê duyệt, ưu tiên các khoản phục vụ sản xuất, mua hàng, thi công và dự án.

Quản lý và kiểm soát việc hạch toán, cập nhật trạng thái thanh toán trên hệ thống (ERP/Excel/Workflow) theo thời gian gần real-time, đảm bảo minh bạch và chính xác.

2. Kiểm soát hồ sơ thanh toán

Đóng vai trò Payment Controller, chịu trách nhiệm kiểm tra và kiểm soát tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ thanh toán trước khi trình phê duyệt và thực hiện chi.

Đảm bảo hồ sơ thanh toán đúng hợp đồng, đúng đối tượng, đúng giá trị và tuân thủ quy định tài chính - kế toán của Công ty.

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không phù hợp quy định, có trách nhiệm từ chối xử lý và yêu cầu các bộ phận liên quan bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

3. Kiểm soát kế hoạch & hiệu suất thanh toán

Lập và kiểm soát kế hoạch thanh toán tuần/tháng, đảm bảo các khoản chi trong tuần được xử lý kịp thời, không làm gián đoạn hoạt động sản xuất – mua hàng – thi công.

Theo dõi và cảnh báo sớm các rủi ro trong quá trình thanh toán như:

• Chậm hồ sơ
• Thiếu nguồn tiền
• Nghẽn quy trình phê duyệt

Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Treasury/Finance trong việc điều phối nguồn tiền và ưu tiên thanh toán.

4. Báo cáo & quản trị dòng tiền – công nợ

(Bạn có thể bổ sung chi tiết KPI/report nếu cần)

5. Phối hợp nội bộ & nhà cung cấp

• Chủ động phối hợp với các phòng ban liên quan (Mua hàng, Dự án, Sản xuất,…)
• Đảm bảo hoàn thiện hồ sơ thanh toán đúng hạn
• Đảm bảo tiến độ cung ứng hàng hóa, vật tư và dịch vụ
• Là đầu mối làm việc với ngân hàng hoặc các nhà cung cấp dịch vụ thanh toán khi phát sinh vấn đề liên quan đến giao dịch

6. Nghiệp vụ kế toán - tài chính liên quan

Hạch toán:

• Phí lãi ngân hàng / kê khai hóa đơn phí
• Lãi vay và các khoản trả nợ vay

Theo dõi và quản lý các khoản vay của Công ty, bao gồm:

• Vay ngân hàng
• Vay nội bộ
• Vay cá nhân

Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp quản lý

Kinh nghiệm:

• Tối thiểu 4–5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán thanh toán, kế toán công nợ hoặc tài chính doanh nghiệp/ngân hàng.
• Có ít nhất 1–2 năm kinh nghiệm quản lý, điều phối team là lợi thế.
• Có khả năng tổ chức và điều phối công việc trong team thanh toán, đảm bảo xử lý khối lượng hồ sơ lớn đúng tiến độ.
• Có kỹ năng kiểm soát công việc, phân công nhiệm vụ và theo dõi hiệu suất của team.
• Có khả năng phối hợp và giao tiếp hiệu quả với các phòng ban nội bộ (Mua hàng, Dự án, Sản xuất, Finance).
• Có kỹ năng xử lý tình huống và giải quyết vấn đề trong môi trường áp lực thời gian cao.
• Có tư duy kiểm soát rủi ro, tính cẩn trọng và trách nhiệm cao trong công việc.
• Hiểu rõ quy trình thanh toán, kiểm soát hồ sơ và kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.
• Có khả năng kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thanh toán: hợp đồng, PO, nghiệm thu, hóa đơn, điều kiện thanh toán.
• Có kinh nghiệm lập và theo dõi kế hoạch thanh toán gắn với kế hoạch dòng tiền.