Trưởng Bộ Phận Vận Hành Mua Hàng

1. Mục tiêu vị trí: 

• Đảm bảo toàn bộ hoạt động vận hành của phòng mua hàng được thực hiện đúng quy trình, đúng tiến độ và tuân thủ chính sách công ty. 
• Kiểm soát chất lượng hồ sơ, điều phối nhóm nhân sự đặt hàng, phối hợp hiệu quả với các bộ phận liên quan để đáp ứng mục tiêu về chi phí – thời gian – chất lượng. 
• Dẫn dắt đội nhóm hướng tới hiệu quả, minh bạch và cải tiến liên tục trong toàn bộ chu trình mua sắm. 

2. Nhiệm vụ chính: 

• Nhóm Nhiệm vụ tiêu biểu Quản lý vận hành quy trình mua sắm Kiểm soát toàn bộ chuỗi nghiệp vụ từ Yêu cầu mua hàng (YCMH) đến PO – giao nhận – thanh toán. 
• Đảm bảo đúng thời gian, đúng NCC, đúng điều kiện hợp đồng Điều phối nhóm nhân viên đặt hàng.
• Giao việc, giám sát tiến độ, hướng dẫn nghiệp vụ, hỗ trợ xử lý các tình huống phát sinh Kiểm soát hợp đồng và hồ sơ mua sắm 
• Giám sát việc đặt hàng theo hợp đồng, kiểm tra và lưu trữ đầy đủ hồ sơ (PO, báo giá, hóa đơn, hợp đồng, chiết khấu,...) 
• Phối hợp liên phòng ban Làm việc thường xuyên với Kho, Kế toán, Tài chính, QA, các trung tâm sử dụng, để đảm bảo tiến độ giao nhận và thanh toán 
• Giám sát chất lượng hàng hóa và xử lý khiếu nại 
• Phối hợp kiểm tra số lượng – chất lượng hàng hóa khi nhận, xử lý các sự cố giao nhận, phản hồi nội bộ Tối ưu hóa quy trình đặt hàng 
• Quan sát, tổng hợp dữ liệu lỗi, đề xuất và triển khai các cải tiến giúp giảm thao tác và tăng độ chính xác Quản lý thông tin chiết khấu và lợi ích mua sắm 
• Theo dõi chính sách giảm giá, khuyến mãi từ NCC để phối hợp phòng kế toán tận dụng tối đa quyền lợi 
• Đảm bảo tuân thủ & 5S Hướng dẫn và giám sát nhóm nhân sự duy trì 5S, tuân thủ các quy trình nghiệp vụ và lưu trữ minh bạch.

1. Trình độ học vấn

Tốt nghiệp đại học các ngành: Kinh tế, Quản trị chuỗi cung ứng, Logistics, Kế toán hoặc tương đương

2. Kinh nghiệm

Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm trong vai trò điều phối/giám sát mua hàng. Ưu tiên từng làm ở môi trường chuỗi bán lẻ, dược phẩm, sản xuất hoặc công ty quy mô lớn

3. Kiến thức chuyên môn

Nắm vững quy trình mua hàng đầu–cuối (Đã vận hành PR/YCMH–PO–receipt–invoice/payment), quy trình hợp đồng, chứng từ, ERP (ưu tiên ERPNext/SAP/Odoo)

4. Kỹ năng chính

• Giao tiếp nội bộ và liên phòng ban
• Điều phối công việc nhóm
• Sử dụng Excel nâng cao và ERP
• Quản lý tiến độ & hồ sơ
• Phân tích dữ liệu và cải tiến quy trình

5. Thái độ & phẩm chất

• Cẩn trọng, trung thực, trách nhiệm
• Gương mẫu trong tuân thủ và 5S
• Có khả năng huấn luyện và tạo động lực cho đội nhóm
• Chủ động cải tiến, xử lý vấn đề linh hoạt