Trưởng nhóm Hành chính (Vận hành đội xe)

1. Giám sát và triển khai hoạt động hành chính 
1.1 Xây dựng quy trình: Rà soát, hiệu chỉnh các quy trình/quy định hiện hành và đề xuất xây dựng quy trình mới đảm bảo hoạt động hành chính hiệu quả.
1.2 Lập kế hoạch và triển khai hoạt động hành chính:   
- Triển khai thực hiện chính sách: Xe ô tô cho cấp Quản lý và phòng ban, chính xác và kịp thời theo đúng chính sách hiện hành của Tập đoàn.
- Đảm bảo các công tác thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng các chi phí thuộc phòng Hành chính phụ trách được thực hiện chính xác, nhanh chóng, hiệu quả theo đúng quy trình hiện hành của Tập đoàn.
- Giám sát việc sử dụng chi phí sửa chữa bảo dưỡng và các hạng mục phụ trách, phục vụ cho hoạt động vận hành hành chính.
- Giám sát và đảm bảo công tác gia hạn, tái ký các hợp đồng dịch vụ (nếu có) kịp thời.
- Quản lý việc sử dụng điều chuyển /thanh lý xe ô tô, hiệu quả, tiết kiệm và nhanh chóng.
- Quản lý và giám sát hoạt động của nhóm Đội xe.
- Điều phối, giám sát và phân công công việc đến các thành viên trong team đảm bảo thực hiện đúng tiến độ công việc.
- Giám sát quản lý việc sử dụng xe ô tô dùng chung và cấp phát thẻ taxi đúng theo chính sách hiện hành.            

2. Thực hiện các báo cáo định kỳ và theo yêu cầu
2.1 Thực hiện báo cáo/ cập nhật chi phí hành chính định kỳ.
2.2 Thực hiện báo cáo kết quả công việc theo đinh kỳ và theo yêu cầu của cấp quản lý.       

    
3. Hướng dẫn đào tạo nhân viên
Hỗ trợ hướng dẫn công việc cần thiết cho các thành viên trong nhóm.     

      
4. Các công việc khác theo phân công của quản lý trực tiếp            

1. Trình độ: Đại học ngành Quản trị văn phòng, Quản trị văn phòng, Kinh tế...                
2. Kiến thức:
- Kiến thức chung về lĩnh vực hành chính
- Kiến thức về các loại xe                
3. Chứng chỉ nghề nghiệp:                    
4. Kinh nghiệm:                    
- Kinh nghiệm chuyên môn: 03 năm kinh nghiệm quản lý hành chính văn phòng, quản lý đội xe                
- Kinh nghiệm quản lý: 02 năm kinh nghiệm quản lý vị trí tương đương                
5. Kỹ năng:   
- Quản lý tài sản.
- Quản lý lưu trữ hồ sơ.
- Kỹ năng giao tiếp và thương thuyết.
- Kỹ năng Quản lý và làm việc nhóm.
- Kỹ năng Quản lý công việc và giải quyết vấn đề.
- Kỹ năng Quản lý thời gian.
- Kỹ năng phân tích vấn đề.
- Thành thạo về MS Office (Word, Excel, PowerPoint…)               
6. Các yêu cầu khác:                    
7. Năng lực yêu cầu:   
- Hiệu quả , chính trực , chuyên nghiệp
- Khả năng giao tiếp tốt, tự tin.
- Khả năng chịu được áp lực công việc cao.
- Khả năng làm việc độc lập, tương tác và phối hợp tốt.
- Khả năng quan sát, phán đoán, phân tích, tổng hợp.