Trưởng Nhóm Quản lý đại lý

I. NHIỆM VỤ CHÍNH (Theo KPIs)
I. Khách hàng
- Kiểm soát mọi thông tin liên quan đến khách hàng trên hệ thống, phần mềm.
- Cập nhật tài liệu bán hàng của Chủ đầu tư, thông tin sản phẩm và khách hàng mua căn hộ vào phần mềm quản lý khách hàng dự án.
- Quản lý dữ liệu khách hàng của dự án: Khách hàng đã mua sản phẩm, khách hàng tiềm năng của dự án.
- Đảm bảo thông tin, dữ liệu khách hàng chính xác và đầy đủ.
II. Quản trị nội bộ
- Phát triển và quản lý đại lý phân phối BĐS, từng dự án theo kế hoạch kinh doanh của Khối KDBĐS.
- Phối hợp CRM thực hiện kiểm soát giá chi tiết (tính giá cụ thể) cho từng căn áp dụng đối với trường hợp có phê duyệt đặc biệt và khác so với chính sách đang áp dụng.
- Quản lý thông tin hợp đồng mua bán căn hộ của dự án: Đối chiếu số liệu với Ban tài chính/Kế toán và quản lý hợp đồng của dự án thường xuyên nhằm kiểm soát số liệu chính xác.
- Quản lý dữ liệu hàng ngày, gồm các đầu mục: Báo cáo sale; Báo cáo thị trường; Báo cáo khách hàng quan tâm tập hợp từ các sale/đại lý; Báo cáo quản lý đại lý; Trích lục website quảng cáo trên thị trường; Báo cáo khách đến tham quan dự án.
- Thực hiện Báo cáo doanh số tuần/tháng/quý/năm, thực hiện báo cáo chi tiết doanh số bán, doanh thu, công nợ của nhân viên kinh doanh; Báo cáo hàng tuần/tháng/quý/năm.
- Đảm bảo hoạt động của Phòng Quản lý đại lý theo đúng mục tiêu và chiến lược đề ra.
- Xây dựng hệ thống tài liệu (quy trình, quy định, sơ đồ tổ chức, mô tả công việc..) liên quan đến công tác trong Phòng kinh doanh.
- Chỉ đạo việc xây dựng hệ thống các quy định, quy trình, sơ đồ tổ chức, mô tả công việc,… liên quan đến hoạt động của Phòng.
- Thiết lập hệ thống quản lý công tác lưu trữ, phân loại các tài liệu, văn bản, biểu mẫu hành chính một cách bài bản, khoa học nhằm đảm bảo luôn dễ dàng tra cứu, trích lục khi cần thiết.
- Đảm bảo hệ thống quy định, quy trình,.. luôn sẵn có để phục vụ công tác của Phòng.
III. Công tác xây dựng đội ngũ
- Đảm bảo tốt công tác triển khai và xây dựng đội ngũ theo đúng mục tiêu và chiến lược của Tập đoàn.
- Thiết lập các mục tiêu công việc, phân công, giao việc, hướng dẫn, giám sát việc thực hiện của CBNV trong phạm vi quản lý.
- Bố trí nhân sự đúng người đúng việc và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực; đề xuất điều chuyển cho phù hợp với năng lực và phẩm chất.
- Phối hợp với GAD để xác định các nhu cầu đào tạo, đánh giá sau đào tạo đảm bảo CBNV quản lý trực thuộc được đào tạo và phát huy đầy đủ năng lực.
- Lập kế hoạch đào tạo nhân sự kế cận.
- Tham gia đề xuất các chế độ, chính sách đối với các nhân sự trong nhóm, đề xuất điều chuyển/bổ nhiệm/khen thưởng/kỷ luật.
- Triển khai và tăng cường công tác truyền thông nội bộ: Khuyến khích nhân sự trong nhóm tích cực tương tác trên các group nội bộ, quảng bá hình ảnh, thương hiệu của Tập đoàn trên các trang cá nhân và các trang truyền thông của Tập đoàn.
II. CÁC CÔNG VIỆC KHÁC
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên/Lãnh đạo Tập đoàn.
III. QUYỀN HẠN
- Chủ động thực hiện các nhiệm vụ và chức năng theo sự phân công ủy quyền của Ban Lãnh đạo.
- Thực hiện các báo cáo định kỳ hoặc đột xuất cho Ban Lãnh đạo trong phạm vi trách nhiệm được giao.
- Bố trí, điều động, phân công, hướng dẫn và chỉ đạo trực tiếp các nhân viên trong Phòng Quản lý-khuyến khích đại lý.
- Đại diện cho Công ty để làm việc với các cơ quan, các cá nhân và tổ chức bên ngoài trong phạm vi công tác của mình.
- Đánh giá chất lượng và kết quả làm việc của nhân viên Phòng Quản lý-khuyến khích đại lý theo hệ thống chỉ tiêu và các tiêu chuẩn đánh giá của Công ty.
- Đề xuất lên cấp trên về việc tuyển dụng, đề bạt, tăng lương, đào tạo, cách chức, giáng chức, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật, thôi việc và phân công trách nhiệm, quyền hạn các thành viên trong Phòng Quản lý-khuyến khích đại lý.
- Được quyền từ chối thực hiện những công việc trái với quy định của pháp luật.
IV. QUAN HỆ PHỐI HỢP
- Quan hệ hợp tác làm việc với các Trưởng Phòng/Ban/Đơn vị trong Tập đoàn.
- Phối hợp làm việc với tất cả các CBNV có liên quan đến công tác chuyên môn của Phòng Quản lý-khuyến khích đại lý.
- Làm việc với các cơ quan, cá nhân, tổ chức bên ngoài có liên quan (các sàn giao dịch bất động sản, các đại lý,…).
V. THÔNG TIN VÀ BÁO CÁO
- Báo cáo công việc trực tiếp cho Giám đốc/Phó Giám đốc Ban KD – BĐS.
- Báo cáo định kỳ/đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc/Phó Giám đốc Ban KD – BĐS/Ban Lãnh đạo các vấn đề liên quan trong phạm vi trách nhiệm quyền hạn được giao.

TIÊU CHUẨN NĂNG LỰC
- Độ tuổi: 25 - 35 tuổi.
- Trình độ: Tốt nghiệp Đại học trở lên.
- Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, Luật, Kinh tế, Marketing.
- Kinh nghiệm: Tối thiểu 03 năm tại các vị trí tương đương trong các doanh nghiệp lớn, tổ chức, các Tập đoàn có liên quan đến lĩnh vực bất động sản. Có kinh nghiệm xây dựng và phát triển hệ thống đại lý phân phối BĐS.
- Ngoại ngữ: Sử dụng thành thạo tiếng Anh (nghe, nói, đọc, viết). Ưu tiên có khả năng đọc hiểu tài liệu và giao tiếp bằng tiếng Anh.
- Tin học: Sử dụng thành thạo máy vi tính, các phần mềm văn phòng, AI.
- Kỹ năng chuyên môn: Am hiểu tất cả các lĩnh vực về kinh doanh, Marketing BĐS; Sử dụng thành thạo phần mềm tin học.
- Kỹ năng quản lý: Kỹ năng quản lý đội nhóm, đào tạo và tạo động lực cho nhân viên.
- Kỹ năng mềm: Kỹ năng giao tiếp, đàm phán và xây dựng mối quan hệ tốt với đối tác; Làm việc khoa học, nhanh nhẹn; Tác phong nghiêm túc, có tính kỷ luật cao.
- Mối quan hệ: Có mối quan hệ trong lĩnh vực Bất động sản.
- Tố chất: Trung thực, chủ động, sáng tạo, trách nhiệm, quyết đoán trong công việc, chịu được áp lực cao trong công việc và có tinh thần trách nhiệm và định hướng kết quả.
VI. THỜI GIAN VÀ CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC
1. Thời gian làm việc:
• Thứ Hai đến Thứ Sáu: từ 8:00 đến 17:30 (nghỉ trưa từ 12:00 đến 13:30)
• Thứ Bảy: từ 8:00 đến 12:00.
2. Hưởng chế độ phép năm theo quy định của Luật lao động.
3. Các chế độ khác được quy định trong Thỏa ước lao động, CSPL và thỏa thuận khác.