Trưởng phòng Cung Ứng

VAI TRÒ

Quản lý và điều phối toàn bộ hoạt động Cung ứng – Mua hàng – Kho – Giao nhận, đảm bảo hàng hóa được cung ứng đầy đủ, đúng chất lượng, đúng tiến độ và tối ưu chi phí.

Trưởng phòng chịu trách nhiệm quản lý đội ngũ, kế hoạch, quy trình, hiệu quả vận hành và phối hợp liên phòng ban; các nghiệp vụ chi tiết được triển khai bởi các vị trí chuyên môn thuộc phòng.

CÔNG VIỆC CHÍNH

1. Quản lý hoạt động Cung ứng & Mua hàng

• Xây dựng kế hoạch cung ứng, mua hàng theo nhu cầu kinh doanh và kế hoạch tồn kho.
• Quản lý, đánh giá và phát triển hệ thống nhà cung cấp trong nước và nước ngoài.
• Kiểm soát giá mua, điều khoản thương mại, hợp đồng và tiến độ cung ứng.
• Theo dõi hiệu quả mua hàng, đề xuất giải pháp tối ưu chi phí và đảm bảo nguồn cung.
• Kiểm soát việc đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng và các yêu cầu pháp lý liên quan đến hàng Dược.

2. Quản lý Kho & Giao nhận

• Quản lý và giám sát hoạt động Kho, Giao nhận thông qua các đầu mối phụ trách.
• Kiểm soát các chỉ số nhập – xuất – tồn, tồn kho, bảo quản, giao hàng và chi phí vận hành.
• Đảm bảo hoạt động Kho tuân thủ các yêu cầu GSP, GDP và quy định liên quan.
• Theo dõi, đánh giá và cải tiến hiệu quả vận hành; xử lý các vấn đề phát sinh ở cấp quản lý.
• Kiểm soát việc quản lý hàng lỗi, hàng hết hạn, hàng thu hồi và các trường hợp cần xử lý theo quy định.

3. Quản lý hệ thống & quy trình

• Xây dựng, chuẩn hóa và kiểm soát quy trình Mua hàng – Kho – Giao nhận.
• Thiết lập tiêu chuẩn, KPI và cơ chế kiểm soát hiệu quả hoạt động của Phòng Cung ứng.
• Phân tích số liệu, nhận diện vấn đề và đề xuất giải pháp cải thiện hiệu quả vận hành.
• Phối hợp với Kinh doanh, Kế toán, QA/QC và các bộ phận liên quan để đảm bảo chuỗi cung ứng thông suốt.
• Đề xuất ứng dụng phần mềm/công nghệ nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.

4. Quản lý đội ngũ

• Quản lý, phân công và điều phối công việc của các vị trí thuộc Phòng Cung ứng.
• Quản lý thông qua các đầu mối chuyên môn như Chuyên viên, Thủ kho, Trưởng nhóm/Leader Giao nhận.
• Đào tạo, hướng dẫn và đánh giá hiệu quả làm việc của đội ngũ.
• Chủ động xử lý các vấn đề vượt thẩm quyền của các vị trí phụ trách và báo cáo Ban lãnh đạo khi cần.

5. Báo cáo & tham mưu

• Theo dõi và báo cáo định kỳ về tình hình cung ứng, mua hàng, tồn kho, giao nhận và chi phí.
• Phân tích xu hướng, rủi ro và các vấn đề ảnh hưởng đến hoạt động cung ứng.
• Tham mưu cho Ban lãnh đạo về nhà cung cấp, chi phí, tồn kho, năng lực vận hành và các giải pháp cải thiện chuỗi cung ứng.

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh,  Logistics, Dược hoặc liên quan.

• Có từ 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Cung ứng/ Mua hàng/ Logistics, trong đó có ít nhất 3 năm quản lý đội ngũ.

•  Ưu tiên và yêu cầu kinh nghiệm ngành Dược phẩm/ TPBVSK; hiểu các yêu cầu liên quan đến bảo quản, vận chuyển và cung ứng hàng Dược.

• Có kinh nghiệm làm việc, đánh giá và đàm phán với nhà cung cấp trong nước và nước ngoài.

• Am hiểu hoạt động mua hàng, quản lý tồn kho, kho vận và giao nhận; hiểu GSP, GDP là lợi thế.

• Có năng lực lập kế hoạch, quản lý chi phí, hợp đồng và phân tích số liệu.

• Thành thạo Excel, phần mềm quản lý/ ERP; có khả năng ứng dụng công nghệ và AI vào quản lý, phân tích dữ liệu, nâng cao hiệu quả công việc.

• Có kỹ năng lãnh đạo đội ngũ, giải quyết vấn đề và phối hợp liên phòng ban.

• Tư duy hệ thống, chủ động, trách nhiệm và định hướng tối ưu hiệu quả vận hành.