TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP

1.Quản lý công tác hành chính – văn phòng

• Xây dựng, ban hành và kiểm soát việc thực hiện các quy trình, quy định hành chính.
• Quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ hồ sơ, công văn đi – đến.
• Quản lý con dấu, hồ sơ pháp lý, giấy phép và các tài liệu hành chính của Công ty.
• Tổ chức công tác lễ tân, tiếp khách, hậu cần các cuộc họp và sự kiện nội bộ.
• Đảm bảo môi trường làm việc văn minh, chuyên nghiệp và tuân thủ nội quy Công ty.

2.Quản lý tài sản, cơ sở vật chất

• Quản lý tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ và văn phòng phẩm.
• Xây dựng kế hoạch mua sắm, bảo trì, sửa chữa và thay thế tài sản.
• Kiểm kê tài sản định kỳ và kiểm soát việc sử dụng tài sản hiệu quả.
• Giám sát tình trạng văn phòng, hệ thống điện, nước, internet, máy lạnh và các hạng mục liên quan.

3.Quản lý chi phí hành chính

• Lập và quản lý ngân sách hành chính hàng năm.
• Kiểm soát chi phí văn phòng, điện nước, thuê mặt bằng, dịch vụ và các chi phí vận hành khác.
• Đề xuất các giải pháp tiết kiệm và tối ưu chi phí hành chính.

4.Công tác mua sắm và quản lý nhà cung cấp

• Tổ chức lựa chọn, đánh giá và quản lý nhà cung cấp.
• Đàm phán các điều khoản thương mại, hợp đồng dịch vụ hành chính.
• Theo dõi chất lượng dịch vụ và hiệu quả hợp tác với nhà cung cấp.
• Đảm bảo việc mua sắm tuân thủ quy định và ngân sách được phê duyệt.

5.Quản lý an toàn, an ninh và PCCC

• Đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy và an ninh văn phòng.
• Tổ chức kiểm tra, diễn tập và đào tạo định kỳ về PCCC.
• Phối hợp xử lý các tình huống khẩn cấp, sự cố phát sinh tại nơi làm việc.

6.Tổ chức sự kiện và hoạt động nội bộ

• Lập kế hoạch và tổ chức các chương trình nội bộ, hội nghị, hội thảo, teambuilding, lễ kỷ niệm.
• Quản lý công tác hậu cần phục vụ các sự kiện của Công ty.
• Phối hợp với các phòng ban để nâng cao trải nghiệm nhân viên.

7.Quản lý nhân sự thuộc phòng Hành chính

• Phân công, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên trong phòng.
• Đào tạo, hướng dẫn và phát triển đội ngũ hành chính.
• Xây dựng kế hoạch nhân sự và cải tiến quy trình vận hành phòng ban.

8.Công tác đối ngoại và hỗ trợ pháp lý hành chính

• Làm việc với cơ quan nhà nước, chủ tòa nhà, đơn vị dịch vụ và đối tác liên quan.
• Theo dõi các giấy phép hành chính, hồ sơ pháp lý phục vụ hoạt động doanh nghiệp.
• Hỗ trợ thực hiện các thủ tục hành chính phát sinh theo yêu cầu của Công ty.

•  Am hiểu luật Doanh nghiệp, Luật Lao động, Luật Thương mại 
• Tối thiểu 05 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Hành chính và 03 năm kinh nghiệm vị trí tương đương
• Lãnh đạo và quản lý đội ngũ (Dẫn dắt, tạo động lực, truyền cảm hứng, phát triển đội ngũ bên dưới...)
• Đàm phán và thương lượng (Làm việc hiệu quả với nhà cung cấp và đối tác để tối ưu chi phí và chất lượng dịch vụ)
• Giao tiếp và phối hợp (Kết nối, phối hợp hiệu quả với Ban Lãnh đạo và các phòng ban trong công ty)
• Giải quyết vấn đề và xử lý tình huống (Phân tích nguyên nhân, đưa ra giải pháp và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh)