TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH

🏢 Quản lý Cơ sở vật chất & Môi trường làm việc

• Quản lý, bảo trì và sửa chữa toàn bộ tài sản, trang thiết bị văn phòng, hệ thống điện, nước, internet, phòng cháy chữa cháy (PCCC).

• Quy hoạch, sắp xếp không gian làm việc văn phòng, hệ thống phòng họp, pantry đảm bảo mỹ quan, tính chuyên nghiệp và tiện ích.

• Giám sát công tác vệ sinh, an ninh, an toàn lao động tại văn phòng hoặc các cơ sở kinh doanh của công ty.

📦 Quản lý mua sắm & Cung ứng hậu cần

• Lập kế hoạch và phê duyệt mua sắm định kỳ/phát sinh: văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm, công cụ dụng cụ, đồng phục,...

• Tìm kiếm, đánh giá và quản lý danh sách nhà cung cấp (về giá cả, chất lượng, tiến độ giao hàng).

• Kiểm soát định mức sử dụng và cấp phát tài sản, thiết bị văn phòng cho nhân sự mới.

📜 Công tác hành chính, pháp lý & Văn thư lưu trữ

• Quản lý hệ thống công văn đi/đến, con dấu công ty, giấy phép kinh doanh và các văn bản pháp lý liên quan.

• Chủ trì hoặc phối hợp soạn thảo các quy chế, quy định, thông báo, quy trình làm việc thuộc mảng hành chính.

• Hỗ trợ hoàn thiện các thủ tục pháp lý, giấy phép hoạt động, visa/giấy phép lao động cho người nước ngoài (nếu có).

🤝 Đối ngoại & Tổ chức sự kiện nội bộ

• Làm việc với các cơ quan chức năng địa phương (Công an, Quản lý thị trường, PCCC, Điện lực,...) để xử lý các vấn đề liên quan.

• Phối hợp với bộ phận Nhân sự/Truyền thông nội bộ tổ chức các sự kiện của công ty: Year End Party, du lịch hè, sinh nhật, các ngày lễ lớn trong năm.

• Điều phối xe công tác, hậu cần đón tiếp khách hàng, đối tác VIP của công ty.

💰 Quản lý Ngân sách & Nhân sự nội bộ phòng

• Xây dựng dự toán ngân sách hành chính hàng tháng/quý/năm và kiểm soát chi phí tối ưu (cost-saving).

• Quản lý, phân công công việc, đào tạo và đánh giá hiệu năng (KPIs) của đội ngũ nhân viên trong phòng 

• Học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Luật, Hành chính công, Quản trị nhân sự hoặc các ngành có liên quan.

• Kinh nghiệm: Tối thiểu 3 - 5 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương (Trưởng phòng/Trưởng nhóm Hành chính). 

• Kỹ năng cứng:

  • Hiểu biết sâu về luật lao động, các thủ tục hành chính văn phòng và quy định PCCC/An toàn lao động.

  • Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý ngân sách tốt.

• Kỹ năng mềm:

  • Kỹ năng giao tiếp, đàm phán và thuyết phục xuất sắc (đặc biệt khi làm việc với nhà cung cấp và cơ quan nhà nước).

  • Kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý tình huống khẩn cấp tốt.