TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH

Quản lý công tác Hành chính, Hậu cần

• Tổ chức, điều hành toàn bộ hoạt động Hành Chính của công ty.

• Đảm bảo điều kiện làm việc: Văn phòng, cơ sở vật chất, trang thiết bị; Điện – nước – internet – điện thoại – phương tiện làm việc.

• Quản lý: Văn phòng phẩm; Tài sản, công cụ dụng cụ hành chính; Xe đưa rước, nhà ăn, khu sinh hoạt, khu làm việc

Công tác văn thư – lưu trữ – hành chính pháp lý

• Kiểm soát Công văn đi – đến; Lưu trữ hồ sơ hành chính

• Soạn thảo, rà soát: Thông báo; Quyết địn; Tờ trình hành chính

• Phối hợp các bộ phận trong: Thủ tục pháp lý hành chính; Làm việc với cơ quan chức năng (không bao gồm pháp lý chuyên sâu)

Quản lý chi phí hành chính

• Lập kế hoạch và kiểm soát: Ngân sách hành chính; Chi phí vận hành văn phòng

• Theo dõi, kiểm soát thanh toán các chi phí hành chính định kỳ

• Đề xuất tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng vận hành.

Quản lý nhà cung cấp & dịch vụ thuê ngoài

• Tìm kiếm – đánh giá – đề xuất nhà cung cấp dịch vụ hành chính.

• Theo dõi chất lượng dịch vụ: Bảo vệ; Vệ sinh; Trang trí, sự kiện.

• Phối hợp Phòng Cung Ứng/Đấu thầu (nếu có) theo quy định.

Công tác tổ chức – sự kiện – hậu cần nội bộ

• Chủ trì công tác hậu cần cho: Hội họp; sự kiện nội bộ; Lễ, Tết, hoạt động phong trào.

• Phối hợp các đơn vị liên quan để đảm bảo: Đúng kế hoạch; Đúng ngân sách; Đúng hình ảnh – tiêu chuẩn công ty.

Quản lý đội ngũ Hành chính

• Phân công công việc cho nhân sự hành chính.

• Theo dõi, đánh giá hiệu quả công việc nhân viên Hành chính.

• Đề xuất: Điều chỉnh nhân sự hành chính; Khen thưởng – nhắc nhở (theo thẩm quyền hành chính).

Báo cáo – đề xuất

• Báo cáo định kỳ/đột xuất về: Công tác hành chính; Tình trạng vận hành; Rủi ro – bất cập

• Đề xuất giải pháp cải tiến công tác hành chính.

Điều phối công tác cúng – nghi lễ nội bộ:

• Tổ chức và chịu trách nhiệm về công tác cúng – nghi lễ định kỳ và đột xuất theo kế hoạch của Công ty (cúng đầu năm, lễ tết, khai trương, động thổ, an vị, sự kiện tâm linh…).

• Phối hợp với các Ban/Khối liên quan và đơn vị phụ trách nghi lễ (nếu có) để triển khai đúng tiến độ.

• Quản lý, chuẩn bị lễ vật, hậu cần, không gian, an ninh trật tự trong quá trình tổ chức

• Kiểm soát chi phí cúng – nghi lễ theo ngân sách, đảm bảo minh bạch, đúng quy định tài chính.

CÔNG VIỆC KHÁC:

Kiểm soát chi phí/định mức mua sắm của các Khối phòng ban.

1. Trình độ học vấn

• Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên các chuyên ngành: Quản trị, Hành chính, Luật, Kinh tế hoặc các ngành liên quan.

2. Kiến thức chuyên môn

• Am hiểu nghiệp vụ quản trị hành chính văn phòng, quản lý tài sản, cơ sở vật chất và dịch vụ hậu cần.
• Có kiến thức về quản trị nhân sự cơ bản, pháp luật lao động, an toàn – an ninh và các quy định liên quan đến hoạt động hành chính doanh nghiệp.
• Có kiến thức về quản lý chi phí, ngân sách và quản lý nhà cung cấp.

3. Kinh nghiệm

• Có tối thiểu 07 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Hành chính/Quản trị văn phòng, trong đó ít nhất 05 năm ở vị trí quản lý tương đương.
• Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại tập đoàn/doanh nghiệp quy mô lớn, chủ đầu tư bất động sản, xây dựng, khu du lịch hoặc đơn vị có hệ thống vận hành phức hợp.
• Có kinh nghiệm tổ chức và quản lý các hoạt động hành chính tại nhiều địa điểm/dự án là lợi thế.

4. Kỹ năng cần thiết

• Kỹ năng tổ chức, lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát công việc tốt.
• Kỹ năng quản lý ngân sách và tối ưu chi phí hành chính.
• Kỹ năng đàm phán, lựa chọn, quản lý và đánh giá nhà cung cấp.
• Kỹ năng soạn thảo văn bản, quy trình, quy định và báo cáo quản trị.
• Khả năng quản lý đội ngũ, phân công, giám sát và phát triển nhân viên.
• Kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống và phối hợp liên phòng ban tốt.
• Có khả năng làm việc với cơ quan chức năng và các đối tác bên ngoài khi cần thiết.

5. Thái độ/Tác phong

• Tác phong chuyên nghiệp, chuẩn mực, quyết đoán và gương mẫu.
• Chủ động, linh hoạt và có tinh thần phục vụ nội bộ.
• Có khả năng làm việc dưới áp lực và xử lý đồng thời nhiều đầu việc.

6. Yêu cầu khác

• Trung thực – Cẩn trọng – Trách nhiệm – Bảo mật.
• Có tư duy hệ thống, chú trọng kiểm soát rủi ro và tuân thủ.
• Sẵn sàng đi công tác hoặc làm việc tại các dự án/đơn vị trực thuộc theo yêu cầu công việc.