Trưởng phòng Kế Hoạch Tổng Hợp

I. VAI TRÒ CÔNG VIỆC

Xây dựng, tổng hợp và kiểm soát toàn bộ hệ thống kế hoạch của công ty

Là đầu mối:

• Điều phối kế hoạch giữa các phòng ban
• Kết nối vận hành – tài chính – sản xuất

Tham mưu chiến lược cho Ban Giám đốc

Đảm bảo:

• Kế hoạch khả thi
• Vận hành đồng bộ
• Tối ưu chi phí & nguồn lực

II. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

• Xây dựng hệ thống kế hoạch đồng bộ – kiểm soát được – có tính dự báo
• Đảm bảo các phòng ban hoạt động theo đúng kế hoạch
• Nâng cao hiệu quả vận hành & ra quyết định của Ban Giám đốc

III. PHẠM VI TRÁCH NHIỆM

1. Trách nhiệm chính

• Xây dựng & kiểm soát:
  • Kế hoạch sản xuất
  • Kế hoạch tài chính
  • Kế hoạch đầu tư
  • Kế hoạch mua hàng
• Quản lý:
  • Thu – chi toàn hệ thống
• Lập kế hoạch:
  • Tăng ca
  • Gia công
• Báo giá & phân tích thị trường

2. Trách nhiệm vận hành

• Xây dựng & kiểm soát:
  • Kế hoạch mua hàng
  • Kế hoạch giao hàng
  • Kế hoạch vận chuyển
• Đảm bảo:
  • Không đứt gãy chuỗi cung ứng
  • Tối ưu chi phí logistics

3. Trách nhiệm tổng hợp & điều hành

• Tổng hợp báo cáo điều hành cho Ban Giám đốc
• Theo dõi KPI / chỉ tiêu các phòng ban
• Đánh giá hiệu quả hoạt động
• Tổng hợp kế hoạch:
  • Toàn công ty
  • Các chi nhánh

4. Trách nhiệm tham mưu chiến lược

• Phân tích:
  • Hiệu quả vận hành
  • Hiệu quả tài chính
• Đề xuất:
  • Điều chỉnh kế hoạch
  • Chiến lược tăng trưởng
• Cảnh báo rủi ro cho Ban Giám đốc

5. Trách nhiệm kiểm soát

• Kiểm soát:
  • Tính khả thi của kế hoạch
  • Sự đồng bộ giữa các phòng ban
  • Chênh lệch giữa kế hoạch & thực tế
• Đảm bảo:
  • Kế hoạch có số liệu rõ ràng
  • Có người chịu trách nhiệm

IV. CHI TIẾT CÔNG VIỆC:

Hàng ngày

• Theo dõi tiến độ kế hoạch
• Cập nhật số liệu vận hành
• Xử lý các vấn đề phát sinh

Hàng tuần

• Báo cáo tình hình kế hoạch
• Điều chỉnh kế hoạch ngắn hạn
• Họp điều hành

Hàng tháng

• Tổng hợp báo cáo hoạt động
• Phân tích hiệu quả
• Đề xuất cải tiến

Hàng năm

• Xây dựng kế hoạch năm
• Định hướng chiến lược

V. KẾT QUẢ CÔNG VIỆC

Nội dung Chu kỳ Báo cáo kế hoạch vận hành Hàng tuần Báo cáo tổng hợp hế hoạch Hàng tháng Phân tích hiệu quả hoạt động Hàng quý Kế hoạch chiến lược Hàng năm

VI. KPI ĐÁNH GIÁ

KPI Mục tiêu Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch ≥ 90–95% Sai lệch kế hoạch so với thực tế ≤ 5–10% Tối ưu chi phí vận hành Theo target Độ chính xác dự báo ≥ 85% Thời gian phản ứng điều chỉnh Theo SLA

VII. BSC

Tài chính: Tối ưu chi phí, nâng hiệu quả sử dụng nguồn lực

Khách hàng: Đảm bảo giao hàng đúng hạn, ổn định

Quy trình: Chuẩn hóa hệ thống kế hoạch

Học hỏi: Nâng cao năng lực phân tích và quản trị

VIII. CẢNH BÁO RỦI RO

1. Rủi ro lệch kế hoạch nghiêm trọng

• Kế hoạch không khả thi
• Sai lệch lớn giữa kế hoạch & thực tế
• Không đạt chỉ tiêu sản xuất / tài chính

Hành động: Escalate ngay và đề xuất điều chỉnh

2. Rủi ro đứt gãy vận hành

• Thiếu nguyên vật liệu
• Giao hàng trễ
• Tắc nghẽn logistics

Hành động: Báo cáo + phương án thay thế

3. Rủi ro tài chính

• Thu – chi mất kiểm soát
• Chi phí vượt kế hoạch
• Dòng tiền thiếu hụt

Hành động: Cảnh báo sớm + điều chỉnh kế hoạch tài chính

4. Rủi ro phối hợp phòng ban

• Các phòng không tuân thủ kế hoạch

Hành động: Escalate để điều phối lại

5. Rủi ro dữ liệu & báo cáo

• Số liệu sai lệch
• Báo cáo không kịp thời

Hành động: Cảnh báo ảnh hưởng đến quyết định BGĐ

6. Rủi ro chiến lược

• Kế hoạch không phù hợp thị trường
• Báo giá sai / không cạnh tranh

Hành động: Báo cáo để điều chỉnh định hướng

IX. PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM

Vai trò Người Người thực hiện Trưởng phòng KHTH Người phối hợp Các trưởng phòng Người kiểm tra COO / CFO Người đánh giá CEO / BOD

1.Thông Tin Ứng Viên

• Giới tính: Nam-Nữ
• Tuổi: 28–45

2. Trình Độ Chuyên Môn

• Đại học trở lên (Kinh tế / Tài chính / Quản trị / Công nghiệp)
• Hiểu rõ:
• Kế hoạch sản xuất
• Tài chính
• Chuỗi cung ứng

3. Trình độ ngoại ngữ

• TOIEC >= 750
• Biết Thêm Tiếng Trung là 1 ưu Tiên

4. Kinh nghiệm

• Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm kế hoạch / vận hành
• Tối thiểu 3 năm vị trí quản lý

5. Kỹ năng

• Lập kế hoạch & phân tích
• Tư duy hệ thống
• Quản trị số liệu
• Điều phối đa phòng ban
• Ra quyết định