Trưởng phòng Thủ tục Và CSKH

1. Mục tiêu vị trí

Quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của Phòng Thủ tục & Chăm sóc Khách hàng nhằm đảm bảo:

• Hoàn thiện thủ tục hồ sơ bán hàng đúng quy định và tiến độ;
• Kiểm soát công nợ, thu hồi công nợ hiệu quả;
• Nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng trong suốt quá trình giao dịch – bàn giao – hậu mãi;
• Xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh, khiếu nại khách hàng, góp phần bảo vệ hình ảnh và uy tín của Chủ đầu tư.

2. Nhiệm vụ chính

A. Quản lý công tác Thủ tục bán hàng

• Tổ chức và kiểm soát toàn bộ quy trình thủ tục bán hàng của các dự án bất động sản nghỉ dưỡng.
• Quản lý hồ sơ khách hàng, hợp đồng mua bán, phụ lục, văn bản liên quan theo đúng quy định pháp luật và quy trình nội bộ.
• Phối hợp với các phòng ban liên quan đảm bảo tiến độ ký kết hợp đồng, thanh toán và hoàn thiện hồ sơ pháp lý.
• Kiểm soát tính chính xác, đầy đủ và bảo mật của hồ sơ khách hàng.
• Đề xuất cải tiến quy trình thủ tục nhằm nâng cao hiệu quả vận hành và trải nghiệm khách hàng.

B. Quản lý công nợ & thu hồi công nợ

• Theo dõi, kiểm soát tình hình công nợ khách hàng theo từng dự án/sản phẩm.
• Xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai công tác thu hồi công nợ đúng tiến độ.
• Phối hợp với Khối Kinh doanh và các đơn vị liên quan xử lý các trường hợp chậm thanh toán.
• Đề xuất phương án xử lý công nợ khó thu, khách hàng vi phạm nghĩa vụ thanh toán.
• Báo cáo định kỳ tình hình công nợ, tỷ lệ thu hồi và các rủi ro phát sinh.

C. Quản lý công tác Chăm sóc khách hàng

• Xây dựng và triển khai quy trình chăm sóc khách hàng trước – trong – sau bán hàng.
• Tổ chức chăm sóc khách hàng thường xuyên nhằm gia tăng mức độ hài lòng và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng.
• Tiếp nhận, xử lý và giải quyết các phản hồi, khiếu nại của khách hàng một cách kịp thời, chuyên nghiệp.
• Kiểm soát chất lượng dịch vụ khách hàng tại các điểm chạm của dự án.
• Đề xuất các chương trình chăm sóc khách hàng, tri ân khách hàng phù hợp với định vị thương hiệu của Chủ đầu tư.

D. Công tác bàn giao sản phẩm

• Lập kế hoạch và tổ chức công tác bàn giao sản phẩm cho khách hàng theo đúng tiến độ dự án.
• Kiểm soát hồ sơ, thủ tục và chất lượng bàn giao.
• Phối hợp với các đơn vị vận hành, kỹ thuật, xây dựng xử lý các tồn đọng trước và sau bàn giao.
• Theo dõi công tác hậu bàn giao và hỗ trợ khách hàng trong quá trình tiếp nhận sản phẩm.

E. Quản lý vận hành phòng ban

• Xây dựng cơ cấu tổ chức, quy trình và KPI cho Phòng Thủ tục & Chăm sóc Khách hàng.
• Quản lý, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự thuộc phòng.
• Đánh giá hiệu quả công việc và xây dựng văn hóa dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp.
• Thực hiện các báo cáo quản trị theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo.

• Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh, Luật, Kinh tế, Bất động sản hoặc các ngành liên quan.
• Tối thiểu 05 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực bất động sản; trong đó có ít nhất 02 năm ở vị trí quản lý tương đương.
• Có kinh nghiệm quản lý thủ tục bán hàng, công nợ, chăm sóc khách hàng tại các chủ đầu tư hoặc sàn phân phối bất động sản.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực bất động sản nghỉ dưỡng, second home hoặc dự án cao cấp.

Quyền lợi

•  Thu nhập: thoả thuận theo năng lực.
•  Được hưởng các chế độ bảo hiểm theo quy định của Nhà nước;
•  Thưởng lễ tết, thưởng tháng lương 13, thưởng kết quả kinh doanh;
•  Phụ cấp ăn trưa, du lịch hàng năm, teambuilding….
•  Môi trường làm việc năng động, thân thiện, chuyên nghiệp hướng đến sự phát triển bền vững;
•  Cơ hội thăng tiến trong công việc.