Warehouse QC Executive

Mục tiêu công việc:

• Đảm bảo chất lượng hàng hóa mỹ phẩm tại kho 3PL xuyên suốt Inbound – Storage – Outbound – Returns/Claims; tuân thủ FEFO/Shelf-life và giảm thiểu khiếu nại.
• Xử lý các phản hồi, khiếu nại của khách hàng khi có phát sinh.
• Quản lý dữ liệu giữa 2 đầu hệ thống của công ty và 3PL đảm được thông suốt
• Kiểm chất lượng sản phẩm kho 3PL và các công việc liên quan khác từ cấp trên

Nhiệm vụ

- Tiếp nhận ASN/kế hoạch inbound; kiểm tra điều kiện tiếp nhận (slot, khu vực, dụng cụ, nhân sự 3PL).

- Kiểm tra lô hàng nhập: ngoại quan, bao bì thông tin in ấn trên sản phẩm, seal, tem nhãn, batch/lot, NSX/HSD; đối chiếu PO/packing list và sản phẩm mẫu.

- Kiểm tra inside : chất lượng sản phẩm inside theo QC defect

- Kiểm theo checklist/AQL theo phân loại rủi ro (High/Med/Low); chụp ảnh/ghi nhận lỗi.

Lập biên bản bất thường; đề xuất hướng xử lý; theo dõi thực hiện re-check/100% check khi cần

- Tiếp nhận ASN/kế hoạch inbound; kiểm tra điều kiện tiếp nhận (slot, khu vực, dụng cụ, nhân sự 3PL).

- Kiểm tra lô hàng nhập: ngoại quan, bao bì thông tin in ấn trên sản phẩm, seal, tem nhãn, batch/lot, NSX/HSD; đối chiếu PO/packing list và sản phẩm mẫu.

- Kiểm tra inside : chất lượng sản phẩm inside theo QC defect

- Kiểm theo checklist/AQL theo phân loại rủi ro (High/Med/Low); chụp ảnh/ghi nhận lỗi.

- Lập biên bản bất thường; đề xuất hướng xử lý; theo dõi thực hiện re-check/100% check khi cần.

- Kiểm soát nhập hệ thống: Lot/Date/UOM/Qty, trạng thái Quarantine/Hold/Available đúng quy định.

-Thời gian xử lý khi hàng về

- Giám sát điều kiện lưu kho: nhiệt độ/độ ẩm, vệ sinh, pest control, khu vực cách ly (Hold/Quarantine).

- Kiểm soát FEFO & rule shelf-life theo kênh; cảnh báo hàng cận date/hàng vượt ngưỡng shelf-life.

- Kiểm tra định kỳ tình trạng hàng tồn: móp thùng, rách seal, bong nhãn, biến màu/rò rỉ.

- Phối hợp 3PL xử lý: repack/relabel/chuyển khu/tách lô; đảm bảo traceability theo lô/date.

- Thiết lập điểm kiểm soát trước xuất: đúng SKU/đúng lot-date/đúng số lượng/đúng tem nhãn.

- Giám sát tuân thủ FEFO: picking theo lô/date, scan lot/date (nếu hệ thống hỗ trợ).

- Kiểm tra tiêu chuẩn đóng gói theo BU (H&A, H&B): chống sốc, chống rò rỉ, tem niêm phong, carton condition.

- Xử lý mismatch: nhầm lô, short/over, sai tem nhãn; khoanh vùng – re-check – lập biên bản – đóng lỗi.

- Tiếp nhận case đổi trả/claim: thu thập bằng chứng (ảnh/video/POD), phân loại nguyên nhân (quality/transport/ops).

- Điều phối nhận hàng trả về 3PL: hướng dẫn đóng gói, lịch nhận; kiểm đếm & lập biên bản.

- Thực hiện QC hàng trả: kết luận chấp nhận/không chấp nhận; đề xuất xử lý (re-stock/hold/huỷ/return vendor).

- Tham gia điều tra RCA; đề xuất CAPA và theo dõi đến khi đóng case.

- Phối hợp Sales/CS/Finance xử lý credit note/compensation theo policy.

- Khi kích hoạt thu hồi: truy vết lô/khách/kho/kênh; phối hợp SCM/3PL block lô ngay.

- Điều phối thu hồi: hướng dẫn trả hàng; tiếp nhận hàng thu hồi vào khu cách ly; đối soát số lượng.

- Tham gia quyết định xử lý thu hồi: huỷ/sửa/đổi mới theo hướng dẫn QA/Medical/BGD.

- Lập báo cáo thu hồi và lưu hồ sơ truy xuất theo yêu cầu nội bộ/quy định.

- Duy trì/cập nhật SOP & checklist QC (Inbound/Outbound/Storage/Returns/Recall).

- Đào tạo/nhắc nhở tuân thủ cho đội vận hành 3PL; giám sát thực thi.

- Tham gia audit định kỳ/đột xuất tại 3PL; theo dõi CAPA sau audit đến khi đóng.

- Quản lý hồ sơ trên DMS: biên bản, ảnh, kết luận QC, CAPA, báo cáo.

- Báo cáo tuần/tháng: inbound defect rate, outbound defect rate, shelf-life risk, claim trend, audit score.

- Phân tích nguyên nhân lặp lại mỗi tuần , đề xuất action plan giảm lỗi và theo dõi hiệu quả cải tiến.

- Cảnh báo sớm rủi ro chất lượng ảnh hưởng SLA/khiếu nại.

Yêu cầu: Trình độ học vấn/ chuyên môn

• Tốt nghiệp CĐ/ĐH chuyên ngành liên quan (Kho vận/chuỗi cung ứng/ Transportation...)
• Sử dụng các phần mềm quản lý chuỗi cung ứng (SCM) hoặc hệ thống quản lý kho (WMS)
• Kỹ năng lập kế hoạch và đàm phán tốt.
• Kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp.
• Tập trung vào kết quả cuối cùng, tư duy tích cực và làm việc chăm chỉ.
• Làm việc cá nhân và nhóm tốt.
• Cẩn thận, chịu trách nhiệm và trung thực trong công việc.
• Ham học hỏi, mong muốn thử thách và phát triển bản thân.