Các cách lịch sự để từ chối lời mời họp

Lượt xem: 9,699

Thỉnh thoảng bạn lại nhận được email mời tham gia một cuộc họp mà bạn không thực sự muốn tham dự. Dù lý do là gì, từ chối các cuộc họp cũng là một kỹ năng mà bạn sẽ thấy hữu ích cho khoảng thời gian hữu hạn của mình.

Đánh giá giá trị của cuộc họp

Thử thách của bạn là lựa chọn sẽ từ chối cuộc họp nào. Thiết lập một số tiêu chí có thể khiến mọi chuyện dễ dàng hơn.


Đừng tham gia những cuộc họp vô nghĩa trong công việc

1. Cuộc họp đó có gì quan trọng, cập nhật và đáng giá? Nó có mục đích và chương trình làm việc rõ ràng không? Có thông tin cơ bản để bạn biết trước nội dung không? Có bao gồm những người thích hợp để mang đến những cuộc thảo luận ý nghĩa không?

Nếu bạn không nhìn thấy những giá trị này từ lời mời, hãy phản hồi với người tổ chức bằng một số câu hỏi mở trước khi đưa ra quyết định của bạn: “Bạn có thể cung cấp thêm một số thông tin về nội dung cuộc họp không?”; “Chúng ta đang ở giai đoạn nào của dự án này và cuộc họp này nhằm mục đích gì?”; “Cuộc họp này cần tôi tham gia như thế nào?”...

2. Cuộc họp có ích lợi gì cho vị trí công việc của bạn không? Bạn có thiếu hoặc thừa tiêu chuẩn để tác động đến kết quả cuộc họp không?
3. Kể cả khi bạn tin rằng cuộc họp sẽ có giá trị và bạn sẽ đóng góp tốt cho nó, thì vẫn cần quyết định xem cuộc họp có phải là ưu tiên của bạn ngay bây giờ hay không.

Nếu bạn không thấy cuộc họp đạt bất kỳ tiêu chí nào trong ba tiêu chí trên, thì bạn nên từ chối cuộc họp.

Cách đóng góp khi không tham gia

Tất nhiên, cuộc họp đó có thể là quan trọng với một số đồng nghiệp. Và bạn vẫn muốn thể hiện là một người đóng góp tích cực, ngay cả khi không tham dự cuộc họp. Vậy hãy nghĩ đến một số phương án sau:

  • Chúng ta có nên dừng cuộc họp không?

Trường hợp này là khi bạn thấy cuộc họp không đạt tiêu chí số 1 - không khả dĩ có thể mang lại kết quả. Hãy thử đề cập với người tổ chức cuộc họp về lo ngại của bạn, họ có thể bác bỏ, nhưng mặt khác, họ cũng có thể cân nhắc lại cách tổ chức hoặc hủy nó nếu nhận ra vấn đề. Nhưng hãy đề cập một cách khéo léo:

- “Đề tài này thú vị đấy, nhưng dựa trên tiến độ hiện tại thì chúng tôi chưa có đủ thông tin để đóng góp hiệu quả. Liệu có thể lùi cuộc họp này lại và để mọi người có thêm thời gian chuẩn bị không?”
- “Tôi mong muốn cuộc họp đạt được kết quả nhất định. Nhưng có vẻ như nhóm Marketing không tham gia, vậy cuộc họp sẽ không thể hiệu quả nếu không có đóng góp của họ. Tôi muốn đợi đến khi tất cả họp mặt đầy đủ để ra quyết định”.
- “Theo như thông tin trong thư mời, có vẻ như cuộc họp này là nhằm mục đích cung cấp thông tin. Vậy chúng ta có thể cập nhật qua một báo cáo thay vì triệu tập một cuộc họp không?”


Đóng góp cho cuộc họp không có nghĩa là phải có mặt

  • Tôi có thể giới thiệu người khác phù hợp hơn không?

Nếu cuộc họp quan trọng nhưng nó không đạt tiêu chí số 2 vì bạn không phải là người phù hợp, hãy thử giới thiệu người khác. Hãy ‘có tâm’ một chút khi giới thiệu người phù hợp để bạn không có vẻ như là đang trốn tránh trách nhiệm. Thử đề xuất:

- “Mình rất vui vì bạn đã nghĩ đến mình khi tổ chức họp. Nhưng đây không phải lĩnh vực mình có kinh nghiệm. Ở team mình bạn A phụ trách việc này, liệu mời bạn ấy có phù hợp hơn không?”
- “Cuộc họp này để ra quyết định, nên có lẽ quản lý của mình tham gia sẽ phù hợp hơn.”
- “Cảm ơn vì lời mời tham gia cuộc họp này. Nhưng tôi chưa nghĩ là đã đến giai đoạn tôi cần phải tham gia. Nếu được thì tôi đề xuất để bạn A team tôi đại diện tham gia để ghi nhận thông tin”

  • Tôi có thể gửi ý kiến đóng góp trước không?

Nếu cuộc họp không đạt tiêu chí số 3 (bạn đã thấy rằng đó là một chủ đề quan trọng và có ích cho bạn, nhưng bạn không thể sắp xếp tham gia hoặc nó không đủ ưu tiên), vậy hãy đóng góp ý kiến trước. Dành vài phút để ghi chú các ý kiến của bạn và gửi cho người chủ trì, cũng như xin lại họ bản ghi chú cuộc họp.

  • Tôi có thể tham dự một phần của cuộc họp không?

Nếu chỉ một phần trong cuộc họp đáp ứng cả ba tiêu chí, bạn có thể chọn tham dự phần đó thôi. Đơn giản là bạn không thể ở lại tham dự toàn bộ cuộc họp nhưng vẫn thực sự muốn đóng góp cho nó.

Nói chung, tận dụng thời gian hiệu quả mới giúp bạn tối ưu hóa các đầu việc. Mặt khác, bạn vẫn nên phản hồi cho người tổ chức lý do bạn không thể tham gia một cách khéo léo. Bên cạnh đó, bạn vẫn có thể đóng góp để thể hiện vai trò của mình. Tính kỷ luật của bạn có thể không dễ chịu với một số người, nhưng hiệu quả công việc lâu dài đi kèm thái độ nhã nhặn sẽ khiến không ai có thể phê phán bạn.

Ảnh: Pexels

  CareerViet

Việc Làm VIP ( $1000+)

Công Ty Cổ Phần Metub Việt Nam
Công Ty Cổ Phần Metub Việt Nam

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

Công Ty Cổ Phần Metub Việt Nam
Công Ty Cổ Phần Metub Việt Nam

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh | Hà Nội

Công Ty Cổ Phần Sữa Việt Nam (Vinamilk)
Công Ty Cổ Phần Sữa Việt Nam (Vinamilk)

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

DILIGO HOLDINGS
DILIGO HOLDINGS

Lương : 25 Tr - 30 Tr VND

Hà Nội

DILIGO HOLDINGS
DILIGO HOLDINGS

Lương : 25 Tr - 50 Tr VND

Hà Nội

DILIGO HOLDINGS
DILIGO HOLDINGS

Lương : Cạnh Tranh

Hà Nội

CJ Foods Vietnam
CJ Foods Vietnam

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Lương : 15 Tr - 25 Tr VND

Hồ Chí Minh

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Lương : 20 Tr - 40 Tr VND

Hồ Chí Minh

The Rep. Office of  STYL SOLUTIONS PTE. LTD. in HCMC
The Rep. Office of STYL SOLUTIONS PTE. LTD. in HCMC

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

Tổng Công ty Cổ phần Công trình Viettel
Tổng Công ty Cổ phần Công trình Viettel

Lương : 15 Tr - 25 Tr VND

Hòa Bình

CÔNG TY TNHH IBV VIỆT NAM
CÔNG TY TNHH IBV VIỆT NAM

Lương : 7 Tr - 35 Tr VND

Hồ Chí Minh

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Lương : 20 Tr - 30 Tr VND

Hồ Chí Minh

Công ty Cổ phần CANIFA
Công ty Cổ phần CANIFA

Lương : Cạnh Tranh

Hà Nội

Công ty Cổ phần CANIFA
Công ty Cổ phần CANIFA

Lương : 10 Tr - 25 Tr VND

Hà Nội

Công ty CP IIG Việt Nam
Công ty CP IIG Việt Nam

Lương : 15 Tr - 25 Tr VND

Hà Nội

CÔNG TY TNHH BIA CARLSBERG VIỆT NAM
CÔNG TY TNHH BIA CARLSBERG VIỆT NAM

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

Trường Đại học Phú Xuân
Trường Đại học Phú Xuân

Lương : 20 Tr - 50 Tr VND

Thừa Thiên- Huế

Trường Đại học Phú Xuân
Trường Đại học Phú Xuân

Lương : 20 Tr - 50 Tr VND

Thừa Thiên- Huế

Trường Đại học Phú Xuân
Trường Đại học Phú Xuân

Lương : 20 Tr - 50 Tr VND

Thừa Thiên- Huế

Trường Đại học Phú Xuân
Trường Đại học Phú Xuân

Lương : 20 Tr - 50 Tr VND

Thừa Thiên- Huế

RGF HR Agent Vietnam Co., LTD
RGF HR Agent Vietnam Co., LTD

Lương : 30 Tr - 35 Tr VND

Hồ Chí Minh

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Lương : 20 Tr - 40 Tr VND

Hồ Chí Minh

Công ty tnhh sản xuất và thi công nội thất Hometalk
Công ty tnhh sản xuất và thi công nội thất Hometalk

Lương : 15 Tr - 25 Tr VND

Hồ Chí Minh

Công ty TNHH Olam Việt Nam
Công ty TNHH Olam Việt Nam

Lương : Cạnh Tranh

Đồng Nai

Wall Street English
Wall Street English

Lương : 20 Tr - 25 Tr VND

Hồ Chí Minh

Công Ty Cổ Phần Eurowindow
Công Ty Cổ Phần Eurowindow

Lương : 20 Tr - 30 Tr VND

Hà Nội

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Lương : 20 Tr - 30 Tr VND

Hồ Chí Minh

CÔNG TY CỔ PHẦN GLOBAL LINK
CÔNG TY CỔ PHẦN GLOBAL LINK

Lương : 2,000 - 2,500 USD

Hồ Chí Minh

CÔNG TY CP BIA & NGK HẠ LONG
CÔNG TY CP BIA & NGK HẠ LONG

Lương : Cạnh Tranh

Hà Nội

Công Ty Bao Bì Thông Minh intBOX
Công Ty Bao Bì Thông Minh intBOX

Lương : 25 Tr - 30 Tr VND

Hồ Chí Minh

TTT Corporation
TTT Corporation

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

Bảo mật
Bảo mật

Lương : 20 Tr - 35 Tr VND

Hồ Chí Minh

Hệ thống trường Pathway Tuệ Đức
Hệ thống trường Pathway Tuệ Đức

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

CÔNG TY TNHH MBC PLAYBE VIỆT NAM
CÔNG TY TNHH MBC PLAYBE VIỆT NAM

Lương : Cạnh Tranh

Hà Nội

Bài viết cùng chuyên mục

Luật hấp dẫn là gì? Ứng dụng luật hấp dẫn trong công việc và cuộc sống
Luật hấp dẫn là gì? Cách sử dụng và ứng dụng luật hấp dẫn thu hút tiền bạc, tình yêu đặc biệt là công việc. Click để xem ngay bài viết sau!
Thu phục nhân tâm - Tuyệt kỹ quản lý nhân sự nhất định không nên bỏ qua
Có lẽ, tuyệt kỹ sự nghiệp là thu phục nhân tâm, làm sao dù không giỏi nghiệp vụ mà vẫn điều binh khiển tướng". Ở vị trí càng cao, lại càng vận dụng thuần thục, dùng như không dùng, vậy mới hay! Việc dụng người làm sao để được lòng người, chọn đúng người, đúng việc. Ở thì vui mà đi thì không hối tiếc mới là đáng nể.
Học logistic ra làm gì? Lương và cơ hội việc làm ra sao
Học Logistics ra làm gì? Mức lương ngành này là bao nhiêu? Tìm kiếm cơ hội việc làm cho ngành logistics ở đâu? Tìm hiểu ngay cùng CareerViet!
Học kinh tế ra làm gì? Cơ hội phát triển và mức lương ngành kinh tế
Học kinh tế ra làm gì? Mức lương ngành kinh tế là bao nhiêu? Những cơ hội việc làm cho ngành kinh tế sau khi ra trường? Tìm hiểu ngay nghề nghiệp tương lai hái ra tiền