Làm chủ thời gian cho một ngày hiệu quả

Đôi khi một ngày trôi qua quá nhanh, bạn thấy mình quay cuồng trong công việc, nhưng đến cuối ngày thì chưa việc gì thực sự xong. Thực ra làm chủ 8 tiếng công sở không phải là hoàn thành được nhiều việc hơn, mà là đưa ra những lựa chọn khôn ngoan để bạn có đủ thời gian và không gian để làm những gì đã đặt ra.

Quan trọng là bạn đưa ra quyết định: bạn sẽ làm chủ giờ giấc. Ngay từ hôm nay, lúc này, và sẽ giữ phong độ hàng tuần. Có quyết tâm sẽ tạo một khởi đầu tốt.

Tuy vậy, quyết tâm thôi không đủ. Kể cả kế hoạch tốt nhất thế giới cũng không có giá trị gì nếu bạn để quá nhiều vấn đề tầm thường gây xao lãng và ôm vào mình quá nhiều việc.

Làm chủ thời gian để có ngày làm việc hiệu quả

8 mẹo “xịn xò” dưới đây - cũng như rất nhiều quy tắc quản lý khác - đòi hỏi bạn vẫn cần lập kế hoạch cẩn thận, chu đáo.

1. Cắt giảm đầu mục to-do list
To-do list của bạn dài chừng nào? Có đến 10, 20 hay thậm chí còn nhiều đầu việc hơn nữa? Dù việc hoàn thành các công việc hàng ngày là rất quan trọng nhưng bạn cũng chỉ có từng ấy giờ làm trong một ngày thôi. Và đừng quên to-do list sinh ra là để hoàn thành.

Vì vậy, thay vì tạo ra một to-do list mà cứ nghĩ đến là toát mồ hôi, hãy rà lại, để mỗi ngày bạn chỉ có 3-5 nhiệm vụ cần hoàn thành.

Nếu tất cả những việc trong danh sách đều cần xử lý gấp, thì bạn phải sắp xếp thứ tự ưu tiên: Việc nào vừa thực sự cấp bách vừa quan trọng? Việc nào có thể hoãn sang ngày khác? Dù sao, hãy để cho mình cơ hội nghĩ về ngày mai như một cơ hội mới để làm tiếp các việc cần làm, thay vì là một ngày tiếp theo với bộn bề các deadline không bao giờ kết thúc.

2. Đánh giá đúng mức các nhiệm vụ có vẻ to tát
“Làm xong vụ nghiệm thu này thì đến Tết mất!”, “Trả lời khách hàng chắc mất cả ngày!”

Các câu trên nghe có quen tai không? Việc phóng đại những nhiệm vụ bình thường tạo cho bạn một cái cớ dễ chịu nếu làm không kịp. Đáng tiếc là thời gian để phàn nàn đôi khi còn nhiều hơn thời gian thực để hoàn thành!

Lần tới khi bạn thấy mình đang bắt đầu phóng đại công việc gì đó, hãy: dừng lại, hít thở sâu, đánh giá cẩn thận tình hình. Dựa trên những kinh nghiệm đã có, bạn sẽ mất bao lâu để hoàn thành nhiệm vụ?

Trung thực với bản thân sẽ giúp bạn bớt nản chí. Nếu vẫn chưa đánh giá được hết thời gian và công sức phải hoàn thành, thì bắt tay vào làm ngay từng phần có thể giải quyết của công việc, thay vì vẽ ra bức tranh khổng lồ và thấy mình quá tải.

3. Tổ chức lại bản thân
Công cuộc đi tìm những tài liệu thất lạc không chỉ chán nản và đau đầu, mà còn phí hoài thời gian, sức lực lẫn tinh thần.

Bạn càng có tổ chức, bạn càng dễ dàng tìm thấy các phương tiện và tài nguyên của mình. Kiểm tra được nguồn lực giúp bạn dễ dàng lên kế hoạch để hoàn thành dự án. Vòng tròn khoa học này giúp bạn hoàn thành công việc nhanh gọn hơn.

Ví dụ: Nếu bạn khó tìm thấy đồ đạc bạn cần trong phòng làm việc, bạn có thể sắp xếp lại góc mình thường ngồi. Nếu bạn thường xuyên thất lạc tài liệu quan trọng, hãy dán nhãn cho từng thư mục, dọn bớt màn hình máy tính hoặc mặt bàn.

Tổ chức lại bản thân

4. Phân bổ công việc
Bạn có thấy mình đang việc cật lực trong khi thực tế là bạn có thể phân công một phần cho người khác?

Ngay khi bạn giao lại những nhiệm vụ đó cho người khác, bạn sẽ có thêm thời gian để gỡ rối những dự án và nhiệm vụ tồn đọng từ rất lâu rồi. Gánh nặng trên vai được gỡ bỏ chỉ ngay sau vài phút nếu bạn chọn đúng người đúng việc.

Ví dụ: Admin trong văn phòng có thể đặt khách sạn và chuyến bay cho chuyến công tác của bạn không? Bạn có đồng nghiệp nào đang rảnh rỗi có thể hỗ trợ nhét thư mời vào phong bì không? Bạn có thể thuê một sinh viên hỗ trợ thu thập kết quả khảo sát không?

5. Đảm bảo các thiết bị được cập nhật
Rõ ràng một máy tính dùng hệ điều hành cũ và vận hành ì ạch mang lại cảm giác cực kỳ khó chịu.

Năng suất của bạn bị chậm lại một cách không cần thiết vì những công cụ lỗi thời. Vậy nên hãy làm việc ngay với bộ phận kỹ thuật để rà soát lại: Thiết bị nào của bạn có thể thay mới, vệ sinh lại hoặc nâng cấp?

6. Học kỹ năng mới
Rõ ràng việc tính toán chi phí sẽ nhanh hơn nhiều nếu bạn đã học Excel một cách tử tế. Bạn viết báo cáo nhanh hơn biết cách gõ 10 ngón. Và tương tự, việc chuẩn bị thuyết trình sẽ đỡ nặng nề nếu bạn biết cách tạo bản trình chiếu.

Đừng ngại học một kỹ năng mới để nâng cấp trình độ và hiệu suất. Nếu không biết bắt đầu từ đâu, hãy nghĩ xem những việc mà bạn phải làm thường xuyên mà cứ nghĩ đến là nản. Đó chính là các kỹ năng cần bắt tay vào làm mới.

7. Nói “Không” với các buổi họp không cần thiết
Thời gian dành cho các cuộc họp và tụ tập thực sự có thể lấn hết số giờ làm việc… Hãy tạo thói quen đánh giá từng cuộc họp hoặc buổi tụ họp mà bạn được mời: Việc tham gia có bắt buộc không? Nếu sự hiện diện của bạn thực sự không cần thiết, nên từ chối một cách lịch sự.

8. Sắp xếp nhiệm vụ trong lịch
Bạn đã bao giờ nghe đến kỹ năng quản lý thời gian tên là time-boxing?

Quy trình cực đơn giản: 1. Bạn dự kiến một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành một đầu việc vào thời gian biểu. 2. Bắt tay vào hoàn thành đầu việc đó trong đúng khoảng thời gian đã định.

Nói thì dễ, nhưng thói quen nào cũng mất thời gian làm quen. Hãy thử “time-boxing” 1 - 2 nhiệm vụ như vậy ngay hôm nay.

Đơn giản là bạn đang lên lịch cho những việc mà bạn có thể hoàn thành. Và cảm giác làm xong việc gì đó sẽ khiến bạn thấy sảng khoái, có động lực vì mình có thể làm việc chuẩn theo kế hoạch.

8 mẹo trên thực tế giúp bạn trở thành con người chủ động giải quyết công việc, chứ không phải nô lệ của các deadline. Đừng bỏ lỡ cơ hội này để thay đổi bản thân.