Cách viết & Mẫu thư bằng tiếng Nhật trong Email và lưu ý

Mẫu thư bằng tiếng Nhật cần đúng ngữ pháp, phù hợp với cách xưng hô, bố cục và phép lịch sự trong từng tình huống. Việc tham khảo các mẫu thư chuẩn tiếng Nhật giúp người viết dễ hình dung cách mở đầu, trình bày nội dung và kết thúc thư sao cho tự nhiên, chuyên nghiệp. Trong bài viết dưới đây, CareerViet sẽ tổng hợp các mẫu thư tiếng Nhật phổ biến, đồng thời hướng dẫn cách viết để bạn có thể linh hoạt áp dụng trong học tập và công việc.

1. Cấu trúc cơ bản của email tiếng Nhật chuẩn

1.1. 件名（Kenmei）- Tiêu đề email

件名 (Kenmei) là phần tiêu đề xuất hiện trước khi người nhận mở email, thường tóm tắt ngắn gọn vấn đề chính mà người gửi muốn trao đổi. Một tiêu đề rõ ràng sẽ giúp người nhận dễ phân loại email và xác định mức độ ưu tiên. 

Ví dụ: 

• 面接日程のご確認｜NGUYEN VAN AN – Xác nhận lịch phỏng vấn | NGUYEN VAN AN
• 応募書類送付の件｜NGUYEN VAN AN – Về việc gửi hồ sơ ứng tuyển | NGUYEN VAN AN
• 面接結果についてのお問い合わせ｜NGUYEN VAN AN – Hỏi về kết quả phỏng vấn | NGUYEN VAN AN

1.2. 宛名（Atena）- Người nhận

宛名 (Atena) là phần ghi thông tin của người nhận ở đầu nội dung email. Tùy trường hợp, phần này có thể bao gồm tên công ty, phòng ban, chức vụ hoặc tên cá nhân.

Ví dụ:

• 株式会社ABC (Kabushiki-gaisha ABC) - Công ty cổ phần ABC.
• 人事部 (Jinji-bu) - Phòng Nhân sự.
• 田中様 (Tanaka-sama) - Kính gửi ông/bà Tanaka.

Việc ghi đúng tên và kính ngữ thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận, đặc biệt trong những email có tính chất công việc hoặc tuyển dụng

1.3. 挨拶（Aisatsu）- Lời chào mở đầu

挨拶 (Aisatsu) là lời chào được đặt sau phần người nhận và trước khi người gửi giới thiệu bản thân. Đây là bước chuyển giúp email trở nên tự nhiên và lịch sự hơn trước khi đi vào vấn đề chính tùy vào việc hai bên đã từng liên hệ hay chưa. 

Ví dụ: 

• 初めてご連絡いたします。 – Tôi xin phép liên hệ với anh/chị lần đầu tiên. 
• いつもお世話になっております。 – Cảm ơn anh/chị đã luôn hỗ trợ tôi.

1.4. 名乗り（Nanori）- Giới thiệu và xưng tên

名乗り (Nanori) là phần người gửi giới thiệu mình là ai, giúp người nhận nhanh chóng xác định mối liên hệ với người gửi. Đối với email tuyển dụng, ứng viên có thể giới thiệu tên trường, khoa và họ tên. Với người đi làm, thông tin thường gồm tên công ty, phòng ban và họ tên.

Ví dụ: 

• ABC大学ABC学部のNGUYEN VAN ANと申します。 – Tôi là NGUYEN VAN AN, sinh viên khoa ABC, trường Đại học ABC.
• 株式会社ABC営業部のNGUYEN VAN ANと申します。 – Tôi là NGUYEN VAN AN, thuộc phòng Kinh doanh của Công ty ABC.
• 先日、ABC株式会社の面接の機会をいただきましたNGUYEN VAN ANと申します。 – Tôi là NGUYEN VAN AN, người đã có cơ hội tham gia phỏng vấn tại Công ty ABC vào hôm trước.

1.5. 要旨（Yōshi）- Nêu mục đích chính của email

要旨 (Yōshi) là phần tóm tắt lý do gửi email giúp người nhận nhanh chóng nắm được nội dung cần trao đổi.

Ví dụ:

• 応募書類をお送りしたく、ご連絡いたしました。 – Tôi liên hệ để gửi hồ sơ ứng tuyển.
• 面接の日程について確認したく、ご連絡いたしました。 – Tôi liên hệ để xác nhận về lịch phỏng vấn.
• 先日の面接のお礼を申し上げたく、ご連絡いたしました。 – Tôi liên hệ để gửi lời cảm ơn về buổi phỏng vấn vừa qua.

1.6. 詳細（Shōsai）- Trình bày nội dung chi tiết

詳細 (Shōsai) là phần triển khai cụ thể cho mục đích đã nêu ở phía trên, giúp email dễ đọc hơn và hạn chế bỏ sót thông tin khi phản hồi. Tại đây, người gửi có thể cung cấp thời gian, địa điểm, yêu cầu, câu hỏi hoặc các thông tin cần người nhận xác nhận thành từng đoạn hoặc từng ý riêng biệt. .

Ví dụ: 

• 面接は9月10日（木）14時からオンライン（Zoom）で参加いたします。- Tôi sẽ tham gia phỏng vấn online qua Zoom vào lúc 14:00, thứ Năm ngày 10/9.
• 履歴書、職務経歴書、ポートフォリオを添付にてお送りいたします。- Tôi xin gửi CV, hồ sơ kinh nghiệm làm việc và portfolio đính kèm.

1.7. 結びの挨拶（Musubi no aisatsu）- Lời chào kết thúc

結びの挨拶 (Musubi no aisatsu) là phần lời kết được đặt sau nội dung chính và trước chữ ký. Người gửi có thể dùng phần này để cảm ơn, đề nghị người nhận kiểm tra hoặc bày tỏ mong muốn nhận được phản hồi. Ví dụ: 

• お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。- Rất mong Quý công ty dành thời gian xem xét và xác nhận giúp tôi.
• ご検討いただけますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします。- Tôi rất mong nhận được sự xem xét của Quý công ty. Kính mong Quý công ty phản hồi.
• ご返信をお待ちしております。どうぞよろしくお願いいたします。- Tôi rất mong nhận được phản hồi từ Quý công ty. Xin chân thành cảm ơn.

1.8. 署名（Shomei）- Chữ ký email

署名 (Shomei) là phần thông tin của người gửi nằm ở cuối email, giúp người nhận dễ xác định lại danh tính người gửi và thuận tiện liên hệ khi cần. Nội dung thường gồm họ tên, công ty hoặc trường học, phòng ban, số điện thoại và địa chỉ email. 

Ví dụ: 

• 山田太郎｜株式会社ABC 営業部｜電話：090-1234-5678｜メール: taro.yamada@example.com - Yamada Taro | Phòng Kinh doanh, Công ty ABC | Điện thoại: 090-1234-5678 | Email: taro.yamada@example.com
• グエン・リン｜ABC大学国際学部｜電話：090-5678-1234｜メール：linh.nguyen@example.com - Nguyễn Linh | Khoa Quốc tế, Đại học ABC | Điện thoại: 090-5678-1234 | Email: linh.nguyen@example.com

署名 (Shomei) là phần thông tin của người gửi nằm ở cuối email, giúp người nhận dễ xác định lại danh tính người gửi

2. Hướng dẫn cách viết từng phần trong email tiếng Nhật

2.1. Cách viết tiêu đề email tiếng Nhật ngắn gọn, rõ ràng

Theo hướng dẫn tuyển dụng của một số trường đại học Nhật Bản, 件名 (Kenmei) cần thể hiện rõ mục đích thay vì sử dụng những tiêu đề chung chung. Bạn áp dụng công thức: Nội dung cần trao đổi + thông tin nhận diện người gửi. Đồng thời, hạn chế những tiêu đề như 「こんにちは」(Konnichiwa) - Xin chào, 「質問」(Shitsumon) - Câu hỏi hoặc 「お願い」(Onegai) - Đề nghị vì chưa thể hiện rõ nội dung.Ví dụ:

• 面接日程のご相談（グエン・ヴァン・A） (Mensetsu nittei no go-sōdan - Nguyen Van A) - Trao đổi về lịch phỏng vấn (Nguyễn Văn A).
• 応募書類送付の件（グエン・ヴァン・A） (Ōbo shorui sōfu no ken - Nguyen Van A) - Về việc gửi hồ sơ ứng tuyển (Nguyễn Văn A).
• 会社説明会についての質問（ABC大学・グエン） (Kaisha setsumeikai ni tsuite no shitsumon - ABC Daigaku, Nguyen) - Câu hỏi về buổi giới thiệu công ty (Đại học ABC - Nguyễn).
• 面接のお礼（ABC大学・グエン） (Mensetsu no orei - ABC Daigaku, Nguyen) - Lời cảm ơn về buổi phỏng vấn (Đại học ABC - Nguyễn).

2.2. Cách ghi tên công ty, phòng ban và người nhận

Phần người nhận, nên được viết theo tên chính thức, hạn chế tự ý rút gọn, trình bày theo thứ tự: tên công ty → phòng ban/chức vụ → tên người nhận + kính ngữ. .

Ví dụ:

• 株式会社ABC (Kabushiki-gaisha ABC) - Công ty cổ phần ABC.
• 人事部 (Jinji-bu) - Phòng Nhân sự.
• 田中太郎様 (Tanaka Tarō-sama) - Kính gửi ông Tanaka Tarō.

Nếu biết chức vụ của người nhận, bạn có thể ghi thêm trước tên để thông tin cụ thể hơn. Trường hợp chưa biết tên người phụ trách, có thể sử dụng:

• 人事部御中 (Jinji-bu onchū) - Kính gửi Phòng Nhân sự.
• 採用ご担当者様 (Saiyō go-tantōsha-sama) - Kính gửi người phụ trách tuyển dụng.
• 株式会社ABC御中 (Kabushiki-gaisha ABC onchū) - Kính gửi Công ty ABC.

2.3. Những câu chào mở đầu thường dùng trong email

Phần chào mở đầu trong email tiếng Nhật luôn tuân theo cấu trúc cố định gồm: Tên người nhận (宛名 - Atena), Lời chào/Xã giao (挨拶 - Aisatsu), và Giới thiệu bản thân (名乗り - Nanori)

Ví dụ:

宛名 – Atena (Tên người nhận): 株式会社ABC 山田様 - Công ty Cổ phần ABC

挨拶 – Aisatsu (Lời chào): いつもお世話になっております。- Kính gửi ông/bà Yamada,

名乗り – Nanori (Giới thiệu bản thân): 株式会社XYZのグエンと申します。- Cảm ơn ông/bà luôn quan tâm và giúp đỡ chúng tôi.

Ngoài ra, dựa vào ngữ cảnh lời chào theo mục đích khác nhau, bạn đọc có thể lựa chọn theo những mẫu lời chào chuẩn bản địa tiếng Nhật thường dùng:

• Khi đã từng liên hệ hoặc trao đổi trước đó: いつもお世話になっております (Itsumo osewa ni natte orimasu) - Cảm ơn anh/chị đã luôn hỗ trợ.
• Khi lần đầu tiên liên hệ: 突然のご連絡失礼いたします (Totsuzen no go-renraku shitsurei itashimasu) - Xin phép làm phiền anh/chị vì liên hệ đột ngột.
• Khi đã lâu không liên lạc: ご無沙汰しております (Gobusata shite orimasu) - Đã lâu không liên lạc với anh/chị.
• Khách hàng: 平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます(Heiso yori kakubetsu no goaiko o tamawari, makoto ni arigatō gozaimasu)。 - Trân trọng cảm ơn Quý khách đã luôn tin tưởng và ủng hộ chúng tôi.
• Đối tác: 平素より大変お世話になっております(Heiso yori taihen osewa ni natte orimasu)。 - Cảm ơn Quý đối tác đã luôn đồng hành và hỗ trợ chúng tôi.
• Đồng nghiệp nội bộ: お疲れ様です(Otsukaresama desu)。 - Chào anh/chị, cảm ơn anh/chị vì những đóng góp và hỗ trợ trong công việc.

Những câu chào mở đầu thường dùng trong email tiếng Nhật tùy theo mức độ quen biết và mối quan hệ với người nhận

2.4. Cách giới thiệu bản thân và đơn vị công tác

Ngay sau lời chào, người gửi nên giới thiệu mình là ai. Hướng dẫn email tuyển dụng tại Nhật cũng khuyến nghị nêu tên trường, họ tên hoặc đơn vị ngay ở đầu thư để người nhận nhanh chóng xác định người gửi.

Nếu là sinh viên hoặc ứng viên mới tốt nghiệp, có thể sử dụng công thức: Tên trường + khoa/chuyên ngành + họ tên + と申します

Ví dụ:

• ABC大学経済学部のグエン・ヴァン・Aと申します (ABC Daigaku Keizai-gakubu no Nguyen Van A to mōshimasu) - Tôi là Nguyễn Văn A, sinh viên Khoa Kinh tế, Đại học ABC.
• ABC大学ABC学部4年のグエンと申します (ABC Daigaku ABC-gakubu yon-nen no Nguyen to mōshimasu) - Tôi là Nguyễn, sinh viên năm 4 Khoa ABC, Đại học ABC.

Nếu đã đi làm, có thể sử dụng:

• 株式会社ABC営業部のグエンと申します (Kabushiki-gaisha ABC eigyō-bu no Nguyen to mōshimasu) - Tôi là Nguyễn thuộc Phòng Kinh doanh, Công ty ABC.
• 株式会社ABCのグエンです (Kabushiki-gaisha ABC no Nguyen desu) - Tôi là Nguyễn đến từ Công ty ABC.

Trong hoàn cảnh trang trọng hoặc khi lần đầu liên hệ, 「と申します」(To mōshimasu) có sắc thái khiêm nhường hơn 「です」 và thường phù hợp khi tự giới thiệu.

Trong môi trường công việc, cách giới thiệu bản thân bằng tiếng Nhật cần đảm bảo sự ngắn gọn, rõ ràng và lịch sự. Tùy vào đối tượng giao tiếp và mức độ trang trọng, bạn có thể giới thiệu tên, đơn vị công tác, chức vụ hoặc bộ phận đang làm việc. Một số cách diễn đạt thường dùng gồm:

• Giới thiệu tên: 私は＿＿＿です - Tên tôi là ______.
• Đơn vị công tác: ______株式会社から参りました。 – Tôi đến từ Công ty ______.
• Bộ phận công tác: ______をしております。 – Tôi hiện đang làm ______.
• Lời kết: どうぞよろしくお願いいたします。 – Rất mong nhận được sự hợp tác và giúp đỡ của anh/chị.

2.5. Cách nêu mục đích gửi email ngay từ đầu

Sau khi giới thiệu, bạn nên nhanh chóng cho người nhận biết lý do gửi email. Với email tuyển dụng và công việc, việc trình bày kết luận hoặc mục đích trước giúp người nhận dễ xác định nội dung cần xử lý.

Một công thức có thể tham khảo là: Vấn đề + について + mục đích + ご連絡いたしました

Trong đó, 「について」(Ni tsuite) có nghĩa là “về/liên quan đến”, còn 「ご連絡いたしました」(Go-renraku itashimashita) mang nghĩa “tôi xin liên hệ”.

Ví dụ:

• 面接の日程についてご相談したく、ご連絡いたしました (Mensetsu no nittei ni tsuite go-sōdan shitaku, go-renraku itashimashita) - Tôi liên hệ vì muốn trao đổi về lịch phỏng vấn.
• 応募書類を送付したく、ご連絡いたしました (Ōbo shorui o sōfu shitaku, go-renraku itashimashita) - Tôi liên hệ để gửi hồ sơ ứng tuyển.
• 会社説明会について質問があり、ご連絡いたしました (Kaisha setsumeikai ni tsuite shitsumon ga ari, go-renraku itashimashita) - Tôi liên hệ vì có câu hỏi về buổi giới thiệu công ty.
• 先日の面接のお礼を申し上げたく、ご連絡いたしました (Senjitsu no mensetsu no orei o mōshiagetaku, go-renraku itashimashita) - Tôi liên hệ để gửi lời cảm ơn về buổi phỏng vấn vừa qua.

Người viết nên tập trung vào một mục đích chính trong những câu đầu. Các nguyên nhân, yêu cầu hoặc thông tin bổ sung có thể được giải thích ở phần tiếp theo.

2.6. Cách trình bày thông tin, yêu cầu và thời hạn

Khi viết email tiếng Nhật, các thông tin quan trọng nên được trình bày theo từng nhóm rõ ràng để người nhận dễ theo dõi và phản hồi.

Khi trình bày thông tin: Với dữ liệu về ngày tháng, thời gian hoặc lịch hẹn, nên ghi cụ thể và sắp xếp theo thứ tự năm/tháng/ngày hoặc tháng/ngày nếu năm đã được xác định. Nếu có nhiều phương án, nên liệt kê từng mục riêng thay vì viết chung trong một câu dài.

• 第一希望：10月10日（水）10時～ (Daiichi kibō: Jūgatsu tōka, suiyōbi, jūji kara) – Nguyện vọng thứ nhất: Từ 10 giờ, thứ Tư ngày 10 tháng 10.
• 第二希望：10月11日（木）14時～ (Daini kibō: Jūgatsu jūichinichi, mokuyōbi, jūyoji kara) – Nguyện vọng thứ hai: Từ 14 giờ, thứ Năm ngày 11 tháng 10.
• 第三希望：10月12日（金）15時～ (Daisan kibō: Jūgatsu jūninichi, kin'yōbi, jūgoji kara) – Nguyện vọng thứ ba: Từ 15 giờ, thứ Sáu ngày 12 tháng 10.

Khi trình bày yêu cầu: Nên sử dụng cách diễn đạt mềm mại, lịch sự thay vì yêu cầu trực tiếp. Nội dung cần cho người nhận biết rõ bạn mong họ kiểm tra, phản hồi hay xem xét vấn đề gì.

• ご確認いただけますと幸いです (Go-kakunin itadakemasu to saiwai desu) – Tôi rất mong anh/chị kiểm tra giúp.
• ご回答いただけますでしょうか (Go-kaitō itadakemasu deshō ka) – Anh/chị có thể vui lòng phản hồi giúp tôi được không?
• ご検討いただけますと幸いです (Go-kentō itadakemasu to saiwai desu) – Tôi rất mong anh/chị xem xét giúp.

Khi trình bày thời hạn: Nếu cần phản hồi hoặc hoàn thành công việc trước một mốc cụ thể, nên ghi rõ ngày và thời gian thay vì sử dụng những cách diễn đạt chung như “sớm nhất có thể”.

• 10月10日までにご返信いただけますと幸いです (Jūgatsu tōka made ni go-henshin itadakemasu to saiwai desu) – Tôi rất mong nhận được phản hồi trước ngày 10 tháng 10.
• 恐れ入りますが、今週金曜日までにご確認をお願いいたします (Osoreirimasu ga, konshū kin'yōbi made ni go-kakunin o onegai itashimasu) – Xin phiền anh/chị kiểm tra giúp trước thứ Sáu tuần này.
• 〇月〇日までにご回答いただけますでしょうか (〇-gatsu 〇-nichi made ni go-kaitō itadakemasu deshō ka) – Anh/chị có thể vui lòng phản hồi trước ngày 〇 tháng 〇 được không?

2.7. Những câu kết thư lịch sự trong tiếng Nhật

Câu kết nên liên quan đến hành động hoặc phản hồi mà người gửi mong muốn. Bạn không cần sử dụng cùng một câu cho tất cả email mà có thể điều chỉnh theo từng tình huống.

• Khi muốn người nhận kiểm tra nội dung: お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです (O-isogashii tokoro kyōshuku desu ga, go-kakunin itadakemasu to saiwai desu) - Xin lỗi vì làm phiền khi anh/chị đang bận, tôi rất mong anh/chị kiểm tra giúp.
• Khi mong nhận được phản hồi: ご返信いただけますと幸いです (Go-henshin itadakemasu to saiwai desu) - Tôi rất mong nhận được phản hồi từ anh/chị.
• Khi kết thúc email mang tính giao tiếp chung: 今後ともよろしくお願いいたします (Kongotomo yoroshiku onegai itashimasu) - Mong tiếp tục nhận được sự hỗ trợ của anh/chị trong thời gian tới.
• Khi muốn thể hiện sự quan tâm đến sức khỏe của người nhận: どうぞご自愛ください (Dōzo go-jiai kudasai) - Mong anh/chị luôn giữ gìn sức khỏe.

2.8. Thông tin cần có trong chữ ký email

署名 (Shomei) được đặt ở cuối email để người nhận dễ xác định và liên hệ lại với người gửi. Với ứng viên, chữ ký thường gồm họ tên, trường học, khoa/chuyên ngành, email và số điện thoại. Nếu là sinh viên hoặc ứng viên, bạn có thể trình bày:

• 大学名 (Daigaku-mei) - Tên trường đại học.
• 学部・学科 (Gakubu / Gakka) - Khoa/chuyên ngành.
• 氏名 (Shimei) - Họ và tên.
• 電話番号 (Denwa bangō) - Số điện thoại.
• メールアドレス (Mēru adoresu) - Địa chỉ email.

Ví dụ:

ABC大学 (ABC Daigaku) - Đại học ABC.
経済学部 (Keizai-gakubu) - Khoa Kinh tế.
グエン・ヴァン・A (Nguyen Van A) - Nguyễn Văn A.
電話：090-0000-0000 (Denwa) - Điện thoại: 090-0000-0000.
メール：example@email.com (Mēru) - Email: example@email.com.

Nếu đã đi làm, chữ ký có thể gồm:

• 会社名 (Kaisha-mei) - Tên công ty.
• 部署名 (Busho-mei) - Tên phòng ban.
• 役職 (Yakushoku) - Chức vụ.
• 氏名 (Shimei) - Họ và tên.
• 電話番号 (Denwa bangō) - Số điện thoại.
• メールアドレス (Mēru adoresu) - Địa chỉ email.
• 会社URL (Kaisha yūārueru) - Website công ty, nếu cần.

Trước khi gửi email, bạn nên kiểm tra lại họ tên, số điện thoại và địa chỉ email để hạn chế sai sót trong quá trình nhà tuyển dụng hoặc đối tác liên hệ lại.

3. Quy tắc lịch sự khi viết thư email tiếng Nhật

Bên cạnh cấu trúc và cách diễn đạt, sự lịch sự là yếu tố cần được chú ý khi viết email bằng tiếng Nhật. Người viết cần lựa chọn kính ngữ phù hợp, trình bày dễ đọc và tuân thủ một số quy tắc giao tiếp để hạn chế gây hiểu nhầm hoặc tạo cảm giác thiếu chuyên nghiệp. Một số quy tắc quan trọng bạn nên lưu ý gồm:

• Sử dụng kính ngữ 敬語（Keigo) phù hợp: Khi viết cho nhà tuyển dụng, cấp trên hoặc đối tác, người viết thường sử dụng 尊敬語（Sonkeigo）– tôn kính ngữ để nói về hành động của đối phương và 謙譲語（Kenjōgo）– khiêm nhường ngữ để nói về hành động của bản thân. Tuy nhiên, cần lựa chọn kính ngữ phù hợp với từng ngữ cảnh và tránh lạm dụng hoặc kết hợp quá nhiều cách nói khiến câu văn trở nên thiếu tự nhiên, khó hiểu. 
• Phân biệt 様（Sama）, さん（San）và 御中（Onchū）: 様 (Sama) là cách gọi trang trọng dành cho một cá nhân cụ thể, thường xuất hiện trong email công việc. さん (San) cũng dùng sau tên người nhưng có mức độ trang trọng thấp hơn, thường phù hợp với giao tiếp quen thuộc hoặc nội bộ. Trong khi đó, 御中 (Onchū) được dùng khi gửi email đến một công ty, tổ chức hoặc phòng ban mà chưa xác định cá nhân cụ thể. 
• Xuống dòng và trình bày email dễ đọc: Email tiếng Nhật nên được chia thành các đoạn ngắn theo từng nhóm nội dung như lời chào, giới thiệu, mục đích, thông tin chi tiết và lời kết. Hạn chế viết một đoạn quá dài; lý tưởng mỗi đoạn chỉ nên khoảng 2 - 4 dòng để các thông tin quan trọng được nhìn thấy rõ ràng.
• Sử dụng CC, BCC và tệp đính kèm đúng mục đích: CC phù hợp khi cần chia sẻ nội dung email với những người có liên quan nhưng không phải người nhận chính. BCC có thể được sử dụng khi cần ẩn địa chỉ email của những người nhận khác. Nếu gửi tài liệu, người viết nên đề cập rõ tệp đính kèm trong nội dung và kiểm tra lại file trước khi gửi.
• Chú ý thời gian gửi và phản hồi email: Trong văn hóa công việc Nhật Bản, đúng giờ và tôn trọng thời gian của người khác là nguyên tắc quan trọng, vì vậy email công việc nên được gửi trong giờ hành chính, khoảng 9:00–18:00, ưu tiên vào đầu hoặc giữa giờ làm việc và hạn chế gửi quá sớm, quá muộn hoặc vào thời gian nghỉ nếu không thực sự cần thiết. 

4. Các mẫu thư thường dùng trong email tiếng Nhật

4.1. Mẫu thư xin việc tiếng Nhật

――――――――

――――――――

――――――――

4.2. Mẫu thư xác nhận phỏng vấn

4.3. Mẫu thư xác nhận công việc

4.4. Mẫu câu chào hỏi và cảm ơn

Bạn đọc có thể tham khảo mẫu thư gửi email có câu chào hỏi và cảm ơn bên dưới:

Một số câu chào hỏi thường dùng trong email tiếng Nhật:

• お世話になっております (Osewa ni natte orimasu) - Cảm ơn anh/chị đã luôn hỗ trợ.
• 初めてご連絡いたします (Hajimete go-renraku itashimasu) - Đây là lần đầu tiên tôi liên hệ với anh/chị.
• 突然のご連絡失礼いたします (Totsuzen no go-renraku shitsurei itashimasu) - Xin phép làm phiền anh/chị vì liên hệ đột ngột.
• ご無沙汰しております (Gobusata shite orimasu) - Đã lâu không liên lạc với anh/chị.

Một số câu cảm ơn phổ biến:

• ご連絡いただき、ありがとうございます (Go-renraku itadaki, arigatō gozaimasu) - Cảm ơn anh/chị đã liên hệ.
• ご返信いただき、ありがとうございます (Go-henshin itadaki, arigatō gozaimasu) - Cảm ơn anh/chị đã phản hồi.
• 先日はお時間をいただき、ありがとうございました (Senjitsu wa o-jikan o itadaki, arigatō gozaimashita) - Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian cho tôi hôm trước.
• お忙しい中、ご対応いただきありがとうございます (O-isogashii naka, go-taiō itadaki arigatō gozaimasu) - Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian hỗ trợ dù đang bận.

4.5. Mẫu câu yêu cầu và nhờ xác nhận

〇〇〇〇

Bạn có thể thay thế bằng các mẫu câu dưới đây cho email xin xác nhận của mình

• ご確認いただけますと幸いです (Go-kakunin itadakemasu to saiwai desu) - Tôi rất mong anh/chị kiểm tra giúp.
• ご回答いただけますでしょうか (Go-kaitō itadakemasu deshō ka) - Anh/chị có thể vui lòng phản hồi giúp tôi được không?
• ご検討いただけますと幸いです (Go-kentō itadakemasu to saiwai desu) - Tôi rất mong anh/chị xem xét giúp.
• お手数ですが、ご確認をお願いいたします (O-tesū desu ga, go-kakunin o onegai itashimasu) - Xin phiền anh/chị kiểm tra giúp.
• ご返信いただけますと幸いです (Go-henshin itadakemasu to saiwai desu) - Tôi rất mong nhận được phản hồi từ anh/chị.

4.6. Mẫu câu xin lỗi trong email

〇〇〇〇

Khi cần xin lỗi vì phản hồi chậm, làm phiền hoặc xảy ra sai sót trong quá trình trao đổi, bạn có thể tham khảo các mẫu câu sau để thay thế:

• 申し訳ございません (Mōshiwake gozaimasen) - Tôi thành thật xin lỗi.
• ご返信が遅くなり、申し訳ございません (Go-henshin ga osoku nari, mōshiwake gozaimasen) - Tôi xin lỗi vì đã phản hồi chậm.
• お手数をおかけして、申し訳ございません (O-tesū o okake shite, mōshiwake gozaimasen) - Tôi xin lỗi vì đã làm phiền anh/chị.
• ご迷惑をおかけし、申し訳ございません (Go-meiwaku o okake shi, mōshiwake gozaimasen) - Tôi xin lỗi vì đã gây bất tiện cho anh/chị.
• こちらの不手際により、ご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げます (Kochira no futegiwa ni yori, go-meiwaku o okake shimashita koto o owabi mōshiagemasu) - Tôi thành thật xin lỗi vì sự sơ suất từ phía chúng tôi đã gây bất tiện cho anh/chị.

4.7. Mẫu thư gửi tài liệu và tệp đính kèm

Khi gửi hồ sơ, báo cáo hoặc tài liệu qua email, bạn nên thông báo rõ nội dung đã đính kèm để người nhận dễ kiểm tra.

• 資料を添付いたしましたので、ご確認ください (Shiryō o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai) - Tôi đã đính kèm tài liệu, vui lòng kiểm tra giúp.
• 履歴書を添付いたしましたので、ご確認いただけますと幸いです (Rirekisho o tenpu itashimashita node, go-kakunin itadakemasu to saiwai desu) - Tôi đã đính kèm CV, rất mong anh/chị kiểm tra giúp.
• 応募書類を添付しておりますので、ご査収ください (Ōbo shorui o tenpu shite orimasu node, go-sashū kudasai) - Tôi đã đính kèm hồ sơ ứng tuyển, mong anh/chị vui lòng tiếp nhận và kiểm tra.
• 添付ファイルをご確認いただけますでしょうか (Tenpu fairu o go-kakunin itadakemasu deshō ka) - Anh/chị có thể vui lòng kiểm tra tệp đính kèm giúp tôi được không?
• 必要な資料をお送りいたします (Hitsuyō na shiryō o okuri itashimasu) - Tôi xin gửi các tài liệu cần thiết.

4.8. Mẫu câu nhắc lịch và phản hồi email

〇〇〇〇

Khi cần nhắc lại lịch hẹn, xác nhận thời gian hoặc phản hồi về một cuộc hẹn đã trao đổi trước đó, bạn có thể sử dụng các mẫu câu sau:

• 念のため、日程を確認させていただきます (Nen no tame, nittei o kakunin sasete itadakimasu) - Để chắc chắn, tôi xin phép xác nhận lại lịch.
• 明日の打ち合わせについて、改めてご連絡いたします (Ashita no uchiawase ni tsuite, aratamete go-renraku itashimasu) - Tôi xin liên hệ lại về cuộc họp ngày mai.
• ご提示いただいた日程で問題ございません (Go-teiji itadaita nittei de mondai gozaimasen) - Tôi không có vấn đề gì với lịch trình anh/chị đã đề xuất.
• 〇月〇日〇時で承知いたしました (〇-gatsu 〇-nichi 〇-ji de shōchi itashimashita) - Tôi đã xác nhận lịch vào lúc 〇 giờ ngày 〇 tháng 〇.
• ご返信をお待ちしております (Go-henshin o omachi shite orimasu) - Tôi mong nhận được phản hồi từ anh/chị.

4.9. Mẫu câu kết thúc email

Mẫu email kết thúc cơ bản/lịch sự 〇〇様 お世話になっております。〇〇です。 (Osewa ni natte orimasu. 〇〇 desu) → Xin chào, tôi là 〇〇. ご依頼いただきました資料を添付いたしましたので、ご確認をお願いいたします。 (Go-irai itadakimashita shiryō o tenpu itashimashita node, go-kakunin o onegai itashimasu) → Tôi đã đính kèm tài liệu anh/chị yêu cầu, kính mong anh/chị kiểm tra giúp. ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。 (Go-fumei na ten ga gozaimashitara, o-kigaru ni oshirase kudasai) → Nếu có điểm nào chưa rõ, vui lòng cứ liên hệ với tôi. 何卒よろしくお願いいたします。 (Nanitozo yoroshiku onegai itashimasu) → Kính mong anh/chị hỗ trợ và hợp tác.

〇〇〇〇

Ở cuối email, bạn nên sử dụng một câu kết lịch sự để thể hiện mong muốn tiếp tục trao đổi hoặc cảm ơn người nhận đã dành thời gian đọc thư.

• 何卒よろしくお願いいたします (Nanitozo yoroshiku onegai itashimasu) - Rất mong nhận được sự hỗ trợ của anh/chị.
• 今後ともよろしくお願いいたします (Kongotomo yoroshiku onegai itashimasu) - Mong tiếp tục nhận được sự hỗ trợ của anh/chị trong thời gian tới.
• 引き続きよろしくお願いいたします (Hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu) - Mong tiếp tục nhận được sự hợp tác của anh/chị.
• ご確認のほど、よろしくお願いいたします (Go-kakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu) - Mong anh/chị vui lòng kiểm tra giúp.
• ご返信をお待ちしております (Go-henshin o omachi shite orimasu) - Tôi mong nhận được phản hồi từ anh/chị.

5. Lưu ý khi viết email bằng tiếng Nhật

Khi viết email bằng tiếng Nhật cần phải chú ý đúng ngữ pháp, bối cảnh xưng hô, mức độ lịch sự và cách trình bày rõ ràng. Đặc biệt, trong bối cảnh làm việc chuyên nghiệp, cách diễn đạt email bằng tiếng Nhật sẽ thể hiện sự lịch sự và tôn trọng đối với người nhận.

Khi gửi email bằng tiếng Nhật, nên kiểm tra kỹ tên người nhận, tiêu đề email và nội dung trước khi gửi. Đối với email công việc, nên sử dụng cách diễn đạt lịch sự như 「お世話になっております」 hoặc 「よろしくお願いいたします」 thay vì cách nói quá thân mật. Ngoài ra, nếu gửi tài liệu hoặc tệp đính kèm, cần kiểm tra file trước khi gửi và ghi rõ tên hoặc nội dung của tài liệu trong email.

Tuyệt đối không dùng email bằng tiếng Nhật trong môi trường làm việc không sử dụng tiếng Nhật hoặc khi người nhận yêu cầu liên lạc bằng hình thức khác. Việc gửi email bằng tiếng Nhật trong những trường hợp này có thể gây hiểu nhầm, thiếu chuyên nghiệp và chậm trễ trong xử lý công việc.

6. Câu hỏi thường gặp về mẫu thư bằng tiếng Nhật

6.1. Có cần dùng 拝啓 và 敬具 trong email không?

Không. 拝啓 (Haikei) và 敬具 (Keigu) chủ yếu được dùng trong thư trang trọng truyền thống, còn email công việc thường sử dụng lời chào và câu kết ngắn gọn hơn.

6.2. Nên dùng 様 hay 御中 cho mẫu thư của người nhận?

様 (Sama) nên dùng khi gửi đến một cá nhân cụ thể, còn 御中 (Onchū) dùng khi gửi đến công ty, tổ chức hoặc phòng ban. Không nên dùng cả hai cho cùng một người nhận.

6.3. Email tiếng Nhật có dùng 拝啓（Haikei）và 敬具（Keigu）không?

Không. Email tiếng Nhật thường không sử dụng 拝啓 (Haikei) và 敬具 (Keigu). Hai cách diễn đạt này phù hợp hơn với thư viết tay hoặc thư thương mại có tính trang trọng.

6.4. Sự khác nhau giữa email và thư trang trọng kiểu Nhật là gì?

Email thường ngắn gọn, đi thẳng vào nội dung và không cần lời chào theo mùa. Thư trang trọng kiểu Nhật có cấu trúc nghi thức hơn, thường gồm lời chào đầu thư, lời chào theo mùa và câu kết tương ứng.

6.5. Trường hợp nào không nên dùng lời chào theo mùa trong thư tiếng Nhật?

Không cần dùng lời chào theo mùa trong email công việc hằng ngày, email xin việc hoặc trao đổi cần phản hồi nhanh. Cách viết này phù hợp hơn với thư giấy mang tính trang trọng hoặc nghi thức.

Việc nắm rõ cấu trúc, cách dùng kính ngữ và các mẫu thư bằng tiếng Nhật theo từng tình huống sẽ giúp bạn viết email mạch lạc, lịch sự và phù hợp hơn trong môi trường học tập hoặc công việc. Khi soạn thư, bạn cũng nên kiểm tra kỹ tên người nhận, nội dung, tệp đính kèm và cách diễn đạt trước khi gửi. Nếu đang tìm kiếm cơ hội làm việc tại doanh nghiệp Nhật Bản hoặc các vị trí yêu cầu tiếng Nhật, bạn có thể tham khảo thêm thông tin tuyển dụng trên CareerViet để lựa chọn công việc phù hợp với kỹ năng và định hướng nghề nghiệp của mình.