[Bình Dương] - Customer Services Supervisor - Cold Chain

Job Description

• Chịu trách nhiệm quản lý, chăm sóc khách hàng được giao thông qua các hoạt động chứng từ, dịch vụ tại kho.
• Đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và yêu cầu của công ty thông qua việc giải quyết các vấn đề của khách hàng.
• Theo dõi và kiểm tra việc thực hiện các yêu cầu công việc, quy định của phòng ban, công ty.
• Lập kế hoạch để thăm hỏi khách hàng VIP, khách hàng thường xuyên của công ty. Tổ chức thực hiện kiểm tra, giám sát và điều chỉnh kế hoạch, ghi nhận ý kiến của khách hàng để cải tiến công việc.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

• PERFORMANCE

1. Nắm vững toàn bộ phần mềm “WMS” và các quy trình làm việc Chứng từ liên quan và hướng dẫn, đào tạo cho nhân viên chứng từ.
2. Thực hiện các công việc theo đúng quy trình được hướng dẫn.
3. Theo dõi các yêu cầu nhập/xuất của khách hàng, thông tin đến các bộ phận liên quan để cung cấp dịch vụ tốt nhất đến khách hàng.
4. Luôn giải đáp thắc mắc và giải quyết những yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
5. Quản lý và giám sát hoạt động nhập, xuất, tồn của Khách hàng được giao. Ghi nhận các dịch vụ kèm theo, xác nhận cùng Khách hàng và báo cáo theo đề nghị hoặc vào cuối tháng.
6. Giải quyết công việc với Khách hàng qua điện thoại và các phương tiện giao tiếp khác như email, trực tiếp, phối hợp với nhân viên chứng từ liên quan và bộ phận hiện trường kho.
7. Kiểm tra email để giải quyết các nhu cầu của Khách hàng hằng ngày và hướng dẫn cho nhân viên chứng từ liên quan.
8. Hướng dẫn nhân viên chứng từ liên hệ với Khách hàng hàng ngày để nắm bắt được kế hoạch hàng nhập/xuất trong ngày/ trong tuần/ trong tháng. Ghi nhận lại thông tin và email/ gọi điện thông báo cho QLK/ GSK/ Trưởng nhóm để sắp xếp Nhân sự hợp lý.
9. Làm việc với GSK/ Trưởng nhóm và NV kho để giải quyết các yêu cầu công việc cho kế hoạch nhập xuất hàng ngày hôm sau.
10. Có trách nhiệm thay thế giải quyết công việc của Nhóm chứng từ/ nhân viện chứng từ không để công việc chung bị gián đoạn tại VPK làm ảnh hưởng đến dịch vụ của Công ty cung cấp cho Khách hàng.
11. Tổng hợp và báo cáo cho QLK vào cuối hàng tháng
12. Quản lý ngân sách vận hành kho hiệu quả. Có trách nhiệm theo dõi chi phí về Nhân công để sử dụng Người lao động hợp lý, giảm chi phí khi Công ty ở thời điểm thấp điểm, ít việc.
13. Lưu giữ hồ sơ tương tác của khách hàng, xử lý tài khoản khách hàng và tài liệu liên quan.

• CUSTOMER SATISFACTION

1. Hoàn thành các yêu cầu của khách hàng, tránh xảy ra sai sót gây thiệt hại cho khách hàng và công ty.
2. Đề xuất các ý kiến, giải pháp cho Trưởng phòng kho và các nhân viên để giải quyết vấn đề, than phiền của Khách hàng.
3. Tiếp Khách hàng và hướng dẫn bàn giao quản lý hàng hóa cho từng nhân viên chứng từ cũng như với các Khách hàng khác đến kho làm việc nếu cấp trên chưa kịp thời có mặt.
4. Xây dựng tinh thần đoàn kết trong bộ phận, công ty, tránh gây mâu thuẫn, chia rẽ tổ chức.
5. Theo dõi hợp đồng trước và sau khi ký hợp đồng.

• OPERATION EXCELLENCE ​

1. Đề xuất các giải pháp nhằm rút gọn quy trình, nâng cao năng suất làm việc, hiệu quả hoạt động của Công ty.
2. Bảo mật thông tin Doanh nghiệp ngoại trừ các thông tin liên quan đến công việc chuyên môn.
3. Không được phép có liên hệ nào đến đối thủ cạnh tranh liên quan đến các thông tin về công việc chuyên môn và thông tin Khách hàng. Bảo vệ thông tin Khách hàng và thông tin Khách hàng chỉ dùng để áp dụng vào công việc chuyên môn
4. Làm việc ngoài giờ theo yêu cầu của cấp trên và có trách nhiệm chia sẻ giảm ngoài giờ khi công ty ở vào thời điểm thấp điểm, ít việc…
5. Làm việc ngoài giờ theo yêu cầu của Quản lý Kho và có trách nhiệm chia sẻ giảm ngoài giờ khi công ty ở vào thời điểm thấp điểm, ít việc…

• HUMAN RESOURCE MANAGEMENT ​

1. Giúp Quản lý kho (Warehouse manager) truyền đạt, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ và truyền đạt tinh thần, văn hóa của công ty cho nhân viên mới.
2. Chấp hành nghiêm túc các nội quy của công ty về giờ giấc làm việc, quy tắc bảo mật, chống cạnh tranh, tham nhũng.
3. Hỗ trợ/ thay thế trưởng nhóm chứng từ / nhân viên chứng từ khi cần thiết
4. Tổ chức thực hiện đúng các chính sách của Công ty đối với Người lao động về năng suất lao động, trợ cấp, chế độ khác…
5. Tích cực tham gia các hoạt động chung của công ty như các lớp đào tạo, company trip, family day,…
6. Đề xuất lên BGĐ những thay đổi về Nhân sự (Tăng thêm/ giảm đi/ thu nhận hay sa thải Nhân viên, v.v…)

Job Requirement

• RESPONSIBILITY

1. Chịu trách nhiệm quản lý, chăm sóc, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng được giao thông qua các hoạt động chứng từ, dịch vụ tại kho.
2. Đề nghị sự hỗ trợ của các bộ phận liên quan cho những yêu cầu mới từ phía khách hàng
3. Trung thực, đảm bảo chính xác, bảo mật về thông tin của hàng hóa, dịch vụ.
4. Không tiếp tay cho các hành vi tiêu cực gây ảnh hưởng xấu tới danh tiếng, tài chính của công ty.
5. Xây dựng tinh thần làm việc tích cực và tinh thần đoàn kết trong nội bộ team, công ty.

• AUTHORITY

1. Được quyền tư vấn giải pháp phù hợp với nhu cầu của khách hàng và quy định của công ty.
2. Được quyền trao đổi với cấp trên, đồng nghiệp về ý kiến, ý tưởng, giải pháp để cải thiện, nâng cao hiệu suất làm việc.
3. Được quyền từ chối những yêu cầu không an toàn, không phù hợp ảnh hưởng đến uy tín, thương hiệu, tài chính của công ty.
4. Được quyền yêu cầu cấp trên giao thêm việc để trau dồi thêm kinh nghiệm.

• QUALIFICATIONS

1. Sức khỏe tốt, chịu áp lực cao trong công việc.
2. Trình độ Đại học, giao tiếp tốt bằng Tiếng Anh và sử dụng thành thạo tin học văn phòng/ phần mềm quản lý.
3. Có tinh thần trách nhiệm cao, có sáng kiến để đổi mới hệ thống nhằm đáp ứng nhu cầu thay đổi và đòi hỏi ngày càng cao từ Khách hàng.
4. Có tác phong nghiêm trang, năng động để tổ chức toàn bộ Nhân viên và hệ thống công việc hiệu quả.
5. Khả năng giao tiếp và giải quyết vấn đề tốt để luôn làm Khách hàng và Nhân viên hài lòng.
6. Kỹ năng giao tiếp và trình bày chuyên nghiệp với Khách hàng và Nhân viên.
7. Tự lập, tự giác và ý thức cao trong công việc.
8. Có kỹ năng lãnh đạo