10 cách giúp bạn tổ chức thành công một cuộc họp

Lượt xem: 27,199

Xem thêm cơ hội tìm việc làm mới tại CareerViet :

Hình dung cuộc họp ra sao thì ai cũng có thể nhưng để tổ chức một cuộc họp thành công thì không phải nhân viên nào cũng có khả năng đảm trách. Làm cách nào để hoàn thành tốt công việc này, trong trường hợp bạn được giao trách nhiệm thực hiện.

Cho dù tính chất và qui mô như thế nào, bạn vẫn có thể yên tâm áp dụng những cách thức này trong quá trình tổ chức, thực hiện để cuộc họp để  đạt được hiệu quả ở mức cao nhất.

10 cách giúp bạn tổ chức thành công một cuộc họp

Bắt đầu bằng những hoạt động sôi nổi
Đầu tiên, bạn cần đặt ra một vài câu hỏi khuyến kích các thành viên trong cuộc họp cùng suy nghĩ và trao đổi với những người bên cạnh. Thời gian của phần này phụ thuộc vào thời gian diễn ra của cuộc họp. Vì thế, bạn phải hãy sắp đặt và thiết kế thời lượng thật hợp lý.

Đa dạng hoá phương thức trình bày vấn đề cần thảo luận
Nếu mọi diễn giả  đều cầm giấy đọc trước người nghe trong suốt cả buối diễn thuyết thì ngay cả những người quan tâm nhất cũng sẽ có những phút thả hồn đi nơi khác. Vì thế, nếu là người đảm nhận thực hiện một buổi họp bạn nên tận dụng các phương tiện hổ trợ như:  máy chiếu, Power Point, hình ảnh…Chẳng hạn như, nếu bạn đang trình bày về hiệu quả một loại sơn nước mới, hãy cho các nhân viên thấy trước và sau khi thử nghiệm trên một loại sản phẩm cụ thể …khi đó, lời nói của bạn chẳng những thu hút sự chú ý của các thành viên mà còn có sức thuyết phục hơn nhiều

Đề nghị các thành viên đưa ra ý kiến
Không khí cuộc họp sẽ thêm phần hào hứng và sôi nổi. Hơn nữa, bạn sẽ có cơ hội lắng nghe nhiều  ý kiến nhân viên, khách hàng cũng như các  yêu cầu của họ đối với công ty.

Khuyến khích đặt câu hỏi
Yêu cầu mỗi người viết ra câu hỏi. Nếu không thể trả lời ngay, hãy cam đoan rằng bạn sẽ xem xét và phúc đáp ngay sau đó. Sắp xếp một cuộc họp khác nếu các câu hỏi vượt quá thời gian cho phép.

Đề nghị từng người đọc to câu hỏi của họ cho mọi người cùng nghe
Đây là một thủ thuật rất quan trọng để có được cuộc họp thành công. Điều này sẽ giúp cho người trả lời cũng như những người còn lại  hiểu rõ được vấn đề đang nhắc đến.

Xác định mục tiêu cụ thể cho cuộc họp
Bạn không thể trình bày tất tật mọi vấn đề liên quan đến công ty trong một buổi họp. Vì thế, hãy xác định đâu là trọng tâm cần tập trung thảo luận. Bạn cũng nên cân nhắc đến mối quan tâm của đại đa số những người tham dự. Bạn vẫn có thể sử dụng các phương pháp khác để truyền đạt thông tin và lấy ý kiến chứ không nhất thiết phải thông báo tất cả  trong cuộc họp.

Chuẩn bị chương trình nghị sự cẩn thận
Xác định nhu cầu và sự quan tâm của số đông những người tham dự, nên bắt đầu bằng những tin tốt lành để mọi người cảm thấy thoải mái. Nếu cuộc họp định kỳ thì nên thay đổi người trình bày cho mỗi tháng để tránh cảm giác nhàm chán. Dàn trải các nội dung quan trọng trong suốt buổi họp để người nghe không xao lãng vào những phút cuối.

Bắt đầu và kết thúc đúng giờ
Tuần báo Wall Street Journal đã từng chỉ ra rằng các nhà quản lý sẽ sẽ tiết kiệm 80% thời gian cuộc họp nếu làm đúng hai điều: thứ nhất là luôn chuẩn bị nội dung cuộc họp, thứ hai  là bắt đầu và kết thúc đúng giờ. Bạn cần phân bổ thời lượng cần thiết để người trình bày và có thể bao quát toàn bộ chủ đế. Nhắc nhở những người tham gia chú ý giới hạn thời gian này.

Sắp đặt khán phòng họp thật thuận tiện, thoải mái
Đảm bảo là có đủ ghế, giấy, viết…cho tất cả mọi người. Kiểm tra các thiết bị nghe, nhìn, sân khấu, phòng ốc tránh sự cố kỹ thuật đáng tiếc.

Đừng xem nhẹ vai trò của bữa ăn trong cuộc họp
Nếu có thể hay cuộc họp kéo dài, bạn nên chuẩn bị một bữa ăn nhẹ giữa buổi giúp mọi người cảm thấy thư giãn, dễ chịu, khôi phục nguồn năng lượng và xây dựng tinh thần đồng đội. Các món ăn phải đa dạng, phù hợp với sở thích của nhiều nhóm người.

Nguồn: Thái Hằng/HR Vietnam

Việc Làm VIP ( $1000+)

Công ty Cổ phần Sữa VitaDairy Việt Nam
Công ty Cổ phần Sữa VitaDairy Việt Nam

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

Công Ty TNHH Sunjin Vina
Công Ty TNHH Sunjin Vina

Lương : 40 Tr - 50 Tr VND

Bạc Liêu | Tiền Giang | Bến Tre

CÔNG TY CỔ PHẦN GREEN SPEED
CÔNG TY CỔ PHẦN GREEN SPEED

Lương : 25 Tr - 30 Tr VND

Long An

Newtecons
Newtecons

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

Công ty TNHH Giấy Lee&Man Việt Nam
Công ty TNHH Giấy Lee&Man Việt Nam

Lương : 50 Tr - 65 Tr VND

Bangkok

Công ty TNHH Giấy Lee&Man Việt Nam
Công ty TNHH Giấy Lee&Man Việt Nam

Lương : 50 Tr - 65 Tr VND

Bình Dương

Công ty TNHH Giấy Lee&Man Việt Nam
Công ty TNHH Giấy Lee&Man Việt Nam

Lương : 50 Tr - 65 Tr VND

Hà Nội

Wanek Furniture
Wanek Furniture

Lương : Cạnh Tranh

Bình Dương

VIETNAM AMERICAN OIL TOOLS., JSC
VIETNAM AMERICAN OIL TOOLS., JSC

Lương : 20 Tr - 40 Tr VND

Bình Dương

Bảo mật
Bảo mật

Lương : 60 Tr - 90 Tr VND

Hồ Chí Minh

Công Ty TNHH SYBSY Ltd.
Công Ty TNHH SYBSY Ltd.

Lương : 20 Tr - 25 Tr VND

Hà Nội

CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ BẮC SÀI GÒN
CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ BẮC SÀI GÒN

Lương : 15 Tr - 30 Tr VND

Bình Dương

Fubon Insurance
Fubon Insurance

Lương : 15 Tr - 25 Tr VND

Hồ Chí Minh

Công Ty Cổ Phần Thiết Bị TAT
Công Ty Cổ Phần Thiết Bị TAT

Lương : Lên đến 50 Tr VND

Hồ Chí Minh

Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Trung Nam - TRUNGNAM GROUP
Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Trung Nam - TRUNGNAM GROUP

Lương : 30 Tr - 35 Tr VND

Ninh Thuận | Hồ Chí Minh

Bài viết cùng chuyên mục "Con đường sự nghiệp"

Các chứng chỉ tiếng Anh phổ biến nhất và cơ hội nghề nghiệp
Khám phá các chứng chỉ tiếng Anh như IELTS, TOEFL, TOEIC và Cambridge. Cùng CareerViet tìm hiểu đặc điểm, mục đích và cách chọn chứng chỉ phù hợp với nhu cầu.
Interior Design là gì & Các thông tin về vị trí Interior Designer
Interior Design là thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong ngành xây dựng - nội thất. Vậy Interior Design là gì? Hãy tìm hiểu qua bài viết của CareerViet nhé!
Nhân sự là làm gì? Các mảng công việc của phòng nhân sự
Nhân sự là gì? Cùng khám phá ngay khái niệm nhân sự, việc làm nhân sự, tiền lương và tính cách phù hợp để trở thành chuyên viên nhân sự nhé!
PR là gì? Các loại hình PR phổ biến và cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn
PR là gì? Hay PR là viết tắt của từ gì? Vai trò và các loại hình PR phổ biến hiện nay? Cùng CareerViet tham khảo ngay qua bài viết này để hiểu rõ hơn nhé!
Animation là gì? Những điều cần biết về ngành animation
Bạn muốn tìm hiểu về ngành Animation? Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết về animation là gì, từ định nghĩa cơ bản đến những cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn.
Mockup là gì? Vai trò quan trọng và ứng dụng của mockup trong thiết kế
Mockup là cầu nối giữa ý tưởng và thực tế. Tìm hiểu mockup là gì, vai trò của mockup trong thiết kết tại sao mockup lại là công cụ không thể thiếu của designers
Xem thêm

Quan tâm

Thông báo việc làm - Hoàn toàn miễn phí và dễ dàng

TẠO NGAY
Feedback