Hòa giải thương mại – Vũ khí giúp SMEs vững vàng trong giao thương quốc tế

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), xây dựng nền tảng vững chắc để tham gia thương mại quốc tế không chỉ dừng lại ở hợp đồng chặt chẽ hay chiến lược kinh doanh dài hạn. Điều quan trọng hơn là khả năng giải quyết tranh chấp một cách hiệu quả, bảo toàn quan hệ hợp tác và duy trì sự tập trung cho mục tiêu phát triển. Hòa giải thương mại mang đến một giải pháp thực tiễn, tiết kiệm chi phí và thời gian, đồng thời giữ cho doanh nghiệp sự tỉnh táo trong quá trình giao thương. ThS. Luật sư Hoàng Nguyễn Hạ Quyên – Co-founder LNT & Partners – đã có những góc nhìn sâu sắc về vai trò của hòa giải thương mại như một công cụ thiết yếu giúp SMEs gia tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường toàn cầu.

Hòa giải thương mại – Giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp hiện đại

Theo ThS. Luật sư Hoàng Nguyễn Hạ Quyên – Co-founder LNT & Partners, hòa giải thương mại tuy nghe có vẻ học thuật nhưng lại gắn bó mật thiết với hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh các công ty mong muốn hợp tác bền vững với nhiều đối tác. Thay vì những phán quyết cứng nhắc từ tòa án hay trọng tài, hòa giải là quá trình các bên ngồi lại cùng nhau, với sự hỗ trợ của một trung gian độc lập – giống như một “huấn luyện viên” giúp định hướng đối thoại. Cơ chế này đề cao sự tự nguyện, linh hoạt và tinh thần hợp tác để tìm ra giải pháp tối ưu, “êm đẹp” nhất cho đôi bên.

Không chỉ mang lại lợi ích tinh thần, hòa giải còn đặc biệt hiệu quả về mặt tài chính. Chẳng hạn, trong một vụ việc thương mại quốc tế, một tập đoàn có thể phải mất tới 2,5 triệu USD và nhiều năm theo đuổi nếu đưa ra tòa; trong khi với hòa giải, chi phí chỉ khoảng 25.000 USD và thời gian giải quyết rút ngắn đáng kể. Quan trọng hơn, hòa giải giúp doanh nghiệp tránh được “chi phí cơ hội” – thứ vốn đắt đỏ hơn bất kỳ án phí nào. Một khi bị cuốn vào tranh chấp, doanh nghiệp không còn đủ nguồn lực để tập trung cho chiến lược phát triển, dễ bỏ lỡ nhịp thị trường và đánh mất những cơ hội quý giá. Hòa giải thương mại vì thế không chỉ là một phương thức xử lý tranh chấp, mà còn là “lá chắn mềm” giúp doanh nghiệp giữ vững sự tỉnh táo, tiết kiệm nguồn lực và duy trì tập trung trên hành trình tăng trưởng dài hạn.

Ba lỗ hổng hợp đồng dễ đẩy doanh nghiệp vào tranh chấp

Từ kinh nghiệm nhiều năm đồng hành cùng doanh nghiệp, bà Hoàng Nguyễn Hạ Quyên nhận định: nhiều tranh chấp không xuất phát từ chủ ý “chơi xấu” mà đến từ việc hợp đồng ngay từ đầu thiếu chặt chẽ. Ba lỗ hổng phổ biến nhất là:

• Hợp đồng không rõ ràng

Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là trong giai đoạn hợp tác “mật ngọt ban đầu”, thường ngại bàn đến những kịch bản rủi ro như: “Nếu sau này anh không giao hàng thì sao?” hay “Nếu em thanh toán trễ thì thế nào?”. Giống như trong một mối quan hệ tình cảm, khi đang yêu say đắm, chẳng ai muốn nhắc đến chuyện chia tay. Nhưng thực tế, chỉ sau một đến hai năm, khi mối quan hệ kinh doanh không còn êm đẹp, mọi vướng mắc cần quay lại hợp đồng để giải quyết thì mới thấy: hợp đồng tuy dài, nhưng lại mù mờ ở những điều quan trọng. Ví dụ: thời hạn thanh toán cụ thể là bao lâu – 3 ngày, 7 ngày hay 3 tháng? Không ai biết, vì không ai ghi rõ.

Theo chị Quyên, một trong những cách đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả là nên có một chuyên gia đồng hành ngay từ khâu soạn thảo hợp đồng. Người đó không nhất thiết phải là luật sư, chỉ cần có kinh nghiệm và đủ tinh tế để đặt ra những tình huống thực tế mà doanh nghiệp thường bỏ sót. Quan trọng hơn, khi ngồi xuống bàn đàm phán, hãy luôn bắt đầu bằng việc đặt giả định cho tình huống xấu nhất. Bởi khi đã chuẩn bị sẵn sàng cho điều tệ nhất, thì trong thực tế, mọi việc diễn ra thuận lợi hơn lại trở nên nhẹ nhàng và dễ chịu hơn rất nhiều.

• Rủi ro từ rào cản ngôn ngữ và văn hóa

Trong thực tế, không ít trường hợp các hợp đồng song ngữ (tiếng Anh và tiếng Việt) lại tồn tại sự khác biệt về cách diễn đạt. Điều này dẫn đến việc mỗi bên chỉ tin tưởng vào phiên bản ngôn ngữ của mình. Có doanh nghiệp khẳng định bản tiếng Anh mới là chính xác, trong khi phía còn lại chỉ chấp nhận bản tiếng Việt. Ngay cả khi hợp đồng đã quy định “trường hợp có mâu thuẫn sẽ ưu tiên một ngôn ngữ cụ thể”, thực tế vẫn xuất hiện những thỏa thuận ghi rằng “cả hai bản đều có giá trị ngang nhau”, khiến tranh chấp càng khó giải quyết.

Bên cạnh yếu tố ngôn ngữ, khác biệt văn hóa và tư duy cũng góp phần tạo ra hiểu nhầm. Cùng một câu chữ, nhưng mỗi bên lại lý giải theo logic riêng, và khi sự cố xảy ra thì không bên nào cảm thấy mình sai, bởi “tôi đã hiểu như vậy ngay từ đầu”. Giải pháp được đưa ra là các bên cần thống nhất rõ ràng và chặt chẽ về ngôn ngữ nào sẽ được ưu tiên, đảm bảo tính nhất quán trong suốt quá trình hợp tác.

• Vi phạm hợp đồng đơn phương

Không ít doanh nghiệp từng rơi vào tình huống hợp tác đang diễn ra bình thường thì bất ngờ một bên tuyên bố không thể, hoặc không muốn tiếp tục thực hiện hợp đồng. Không báo trước, không thương lượng, chỉ đơn giản là “ngưng” – và từ đó tranh chấp phát sinh. Theo chia sẻ của bà Quyên, nguyên nhân phổ biến thường đến từ hai phía. Thứ nhất là vi phạm có chủ đích: một bên biết rõ nghĩa vụ của mình nhưng vẫn cố tình không thực hiện, có thể do lợi ích riêng, thay đổi chiến lược hoặc đơn giản là không muốn tiếp tục. Thứ hai là vi phạm do hoàn cảnh bất khả kháng, chẳng hạn như biến động kinh tế, dịch bệnh, thay đổi pháp luật, hay khó khăn tài chính quá lớn khiến họ buộc phải dừng lại, dù biết sẽ kéo theo tranh chấp.

“Tranh chấp không nhất thiết đến từ ác ý, nhiều khi nó xuất phát từ khoảng trống giữa hai cách hiểu”, bà Quyên nhấn mạnh. Trong kinh doanh, việc dự liệu rủi ro là điều quan trọng, song có những tình huống vượt ngoài khả năng kiểm soát, bởi khi đó không chỉ là câu chuyện điều khoản mà còn là câu chuyện của lòng người và biến động thực tế. Lời khuyên được đưa ra là: khi bước vào bàn đàm phán, hãy luôn bắt đầu từ kịch bản xấu nhất. Bởi nếu đã chuẩn bị tinh thần cho điều tệ nhất, thì khi mọi việc diễn ra suôn sẻ hơn, doanh nghiệp sẽ thấy nhẹ nhàng và chủ động hơn rất nhiều.

Hòa giải – nhìn thấu phần chìm của xung đột

Khép lại những phân tích về nguyên nhân tranh chấp và cách phòng tránh, bà Hoàng Nguyễn Hạ Quyên đưa ra một góc nhìn sâu hơn về bản chất của hòa giải thương mại. Theo bà, hòa giải không chỉ là một thủ tục pháp lý, mà còn là một tư duy giải quyết vấn đề mang tính nhân văn và tỉnh táo. “Hòa giải không bắt đầu từ khi hai bên không còn muốn gặp nhau, mà nên khởi đầu ngay từ những mâu thuẫn nhỏ, từ lúc ta cảm thấy ‘có gì đó chưa ổn’,” bà Quyên chia sẻ. Bởi khi xung đột còn ở giai đoạn sớm, các bên vẫn còn cơ hội đối thoại trên tinh thần win-win, thay vì bị cuốn vào thế “thắng – thua” đầy đối kháng. Nguyên tắc cốt lõi của hòa giải chính là tìm ra sự cân bằng.

Bà Quyên giải thích thêm: từ gốc tiếng Latinh mediato – “ở giữa, trung hòa”, hòa giải (mediation) mang cùng tinh thần với thiền định (meditation): bình tĩnh, chậm lại và quan sát kỹ lưỡng, không chỉ nhìn cái hiện hữu trên bề mặt, mà còn soi chiếu vào phần sâu bên trong. Trong các vụ việc tranh chấp, phần nổi chính là hợp đồng, điều khoản, email, tài liệu. Nhưng phần chìm – nơi chứa đựng kỳ vọng chưa nói ra, sự hiểu nhầm, lo lắng hay cả những định kiến ngầm – mới là chỗ giải pháp thật sự có thể xuất hiện. Và chính hòa giải là chiếc cầu giúp các bên cùng tiếp cận phần chìm đó.

Chia sẻ chuyên sâu từ chuyên gia

Những phân tích trên mới chỉ là phần nổi của bức tranh về hòa giải thương mại. Để khám phá sâu hơn, hãy lắng nghe toàn bộ podcast cùng ThS. Luật sư Hoàng Nguyễn Hạ Quyên, chia sẻ cách doanh nghiệp xây dựng nền tảng vững chắc, duy trì hợp tác bền chặt và xử lý khéo léo khi tranh chấp phát sinh.

Phần kết

Hòa giải thương mại mang lại cho các SMEs một cách tiếp cận thông minh và linh hoạt để xử lý tranh chấp, bảo vệ lợi ích, đồng thời duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài. Khi được áp dụng đúng cách, đây không chỉ là giải pháp tiết kiệm chi phí và thời gian mà còn là “lá chắn mềm” giúp doanh nghiệp giữ sự tỉnh táo, tập trung vào chiến lược phát triển bền vững và tận dụng tốt các cơ hội trên thị trường quốc tế. Việc hiểu rõ và ứng dụng hòa giải ngay từ giai đoạn sơ khởi của xung đột sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tránh được những rủi ro không đáng có mà còn biến thách thức thành cơ hội tăng trưởng, xây dựng nền tảng vững chắc cho tương lai.