Lượt xem: 13,558
Mỗi buổi sáng vào văn phòng, có phải việc đầu tiên mà bạn làm là ngồi xuống ghế, nhấn nút khởi động máy tính, rồi log-in vào YM (Yahoo! Messenger) để kết nối với bạn bè, đồng nghiệp, và sau đó là mở hộp mail để xem mình hôm đó có bị "ế" không?...
Ai cũng có thể dễ dàng nhận ra rằng hiện nay việc liên lạc giao tiếp trong văn phòng ít diễn ra bằng lời, bằng "alô í ới" gọi nhau khắp các phòng ban, và cũng chẳng bằng những chỉ thị, thông báo dán trên những bảng tin gắn trên tường.
Tất cả hầu như đã chuyển sang sử dụng những phương tiện thông tin hiện đại và ít mất thời gian như chat, mail. Vì thế, với giới công sở thời này, internet chỉ cần trục trặc một giờ là họ đã thấy như... mất chân mất tay.
Nỗi niềm e-mail
Việc gì cũng phải qua mail!
"Trong công ty của tôi, email là một phần tất yếu không thể thiếu trong công việc. Bởi tôi làm việc trong ngành thông tin, quảng cáo nên nhu cầu liên hệ và nhận thông tin, tài liệu qua email rất thường xuyên, nên mỗi khi mạng internet trục trặc là y như rằng gần như công việc bị ngừng trệ vậy.
Những khi công việc cần kíp, bạn sẽ dễ dàng nhận thấy một nhân viên nào đó trong công ty tôi đứng ngồi không yên vì họ đang chờ nhận email của khách hàng nào đó gửi tới để giải quyết yêu cầu công việc...", chị Tâm, nhân viên PR chia sẻ.
Với những trường hợp tế nhị, nhạy cảm, email là phương tiện liên lạc cực kỳ "đúng điệu". Chẳng hạn như những khi cần từ chối một lời mời hợp tác hay một công việc nào đó, một email nhẹ nhàng lịch sự được gửi đến đối tác sẽ giúp chúng ta không khó xử hay "khó ăn khó nói"... Thậm chí những lời cảm ơn chân thành có thể được lưu giữ lâu hơn khi bạn gửi tới ai đó qua đường email.
Còn theo lời chị Hằng, nhân viên quản trị nhân sự thì "việc gì cũng phải qua email để sau này nếu có bất cứ chuyện gì xảy ra thì email đó sẽ là bằng chứng, cứ liệu phân xử trách nhiệm công việc đối với mỗi người".
Theo ông Rob Lopez, Công ty Tư vấn Datamonitor có trụ sở tại London thì "môi trường doanh nghiệp ngày nay chứng kiến sự chung sống hài hòa của ba công cụ liên lạc là điện thoại cố định, di động và email".
Tuy nhiên, do tính chất riêng tư của nó, email được giới chức văn phòng ưa chuộng hơn cả.
"Dù gì thì gọi điện cũng bất tiện khi phải trao đổi những vấn đề nhạy cảm hoặc bí mật". Việc check mail mỗi ngày và nhiều lần là một thói quen không thể bỏ, bất kể có hay không có thư.
Ở tầm "vĩ mô", từ một e-mail phúc đáp lịch sự, nghiêm túc, có thể rất nhiều cơ hội hợp tác, kinh doanh sẽ mở ra, và ngay cả khi chưa thể hợp tác, và chưa có cơ hội kinh doanh nào xuất hiện thì cả hai bên đều thu được những ấn tượng tốt về một văn hoá trong kinh doanh tôn trọng đối tác và khách hàng.
Nhấp tay nhiều lần trước khi... "send"!
E-mail đã trở thành một phần không thể thiếu được của cơ cấu thông tin trong một tổ chức. Nó được xem là một phương tiện truyền thông hữu hiệu, nhưng nếu khai thác không đúng cách, nó có thể làm giảm năng suất lao động của nhân viên, và xung quanh nó cũng có nhiều chuyện dở khóc dở cười...
Theo "kinh nghiệm xương máu" ở công ty chị Tâm thì điều vô vùng quan trọng khi trả lời email là không nên vội vàng nhấn nút "Reply to All" khi nội dung thư chỉ hướng đến một người.
Chị Hương kể: "Trước ngày sinh nhật sếp, toàn bộ nhân viên trong công ty bàn nhau mua quà tặng sếp cho thêm phần rôm rả, và mọi ý kiến đèu được "thảo luận" qua email nội bộ. Khổ nỗi chẳng ai nhận ra là mỗi khi "Reply to all staff" thì cũng bao gồm luôn cả email của sếp trong đó rồi.
Thế là mọi ý kiến từ "thẳng thắn" cho đến "tế nhị" như nên mua quà gì, đóng góp mỗi người nhiều ít bao nhiêu tiền... đều được vô tư gửi cho toàn thể nhân viên và đặc biệt là cả sếp nữa.
Sau đó chính sếp là người đã "tường thuật" lại chuyện này trong đêm sinh nhật của sếp và toàn thể nhân viên công ty đã có những trận cười... đau bụng. Từ đó không ai bảo ai cũng đều rút ra kinh nghiệm là lần sau nếu có Reply to all staff thì phải... trừ sếp ra".
Việc sử dụng email hoặc mạng Internet vào những mục đích "không thích hợp" có thể gây ra hiện tượng "quấy rối" nội bộ và nghi ngờ lẫn nhau. Chỉ với một cú click "send" một người và CC cho nhiều người một tin đồn hành lang thì tốc độ lan truyền sẽ rất nhanh và dễ dàng.
Ảnh hưởng của nó thì khỏi phải nói cũng có thể hiểu được tác hại ra sao. Do đó, lời khuyên dành cho bạn là không nên dùng email để "buôn chuyện", cho dù đó là chuyện cá nhân hay chuyện ở công ty.
Và những mặt trái khác của e-mail
Ngoài ra, cũng cần lưu ý tới một "tác hại" với nhiều người, đặc biệt là với chị em phụ nữ, đó là thay vì đứng dậy và đi tới bàn làm việc của đồng nghiệp để giao tiếp, giao nhận tài liệu, mọi người lại "ngồi ỳ" một chỗ liên lạc với nhau chỉ bằng cú nhấp chuột và nhiều nhân viên còn gửi e-mail cho cả những đồng nghiệp ngồi ngay cạnh mình, không hề biết đến những người làm ở khu vực khác.
Bạn không biết rằng mình đang dần bỏ qua bài tập thể dục nhỏ quý giá trong văn phòng. Điều này sẽ góp phần khiến vòng hai của bạn trở nên... mất chuẩn bởi lượng calo dư thừa không được tiêu hao đi bớt.
Vì thế để khắc phục tình trạng này, thỉnh thoảng bạn cũng nên rời khỏi ghế ngồi để đi lại quanh văn phòng làm việc.
Hiện nay hầu như các công ty đều có những quy định chính thức về việc sử dụng email, nhân viên sẽ tuỳ tiện sử dụng không theo một nguyên tắc nhất định nào cả. Việc này sẽ dẫn đến khó kiểm soát được thông tin và giờ giấc làm việc.
Một vài công ty cấm sử dụng email công ty vào những mục đích riêng. Người ta thường nghĩ rằng email có thể bị xoá đi nhưng thực ra lúc nào người ta cũng có thể khôi phục lại nó. Cho nên, khi bạn viết một thông tin nào đó vào email và gửi đi, bạn cũng nên cân nhắc kỹ càng vì có thể có rủi ro sau này.
Theo Sức sống mới
Vị trí HOT đang tuyển
