Lượt xem: 6,864
Hạch toán là quá trình quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép có hệ thống mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Thực hiện chuẩn xác công tác này, ban quản trị nắm rõ dòng tiền, tình hình tài sản và hiệu quả vận hành thực tế của tổ chức. Cùng CareerViet tìm hiểu khái niệm, đặc điểm và phân loại, quy trình định khoản kèm ví dụ cụ thể, cùng dải lương thực tế của nhóm ngành nghề này nhé!
Hạch toán là một hệ thống điều tra kinh tế toàn diện, bao gồm 4 quá trình liên hoàn: quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép. Mục đích cốt lõi là chuyển hóa các giao dịch kinh tế diễn ra hằng ngày thành hệ thống số liệu minh bạch, phục vụ công tác kiểm tra, so sánh và ra quyết định quản trị.
Cụ thể, 4 quá trình của hệ thống hạch toán vận hành như sau:
Thiếu sót bất kỳ khâu nào trong 4 khâu trên đều làm giảm tính chính xác của dữ liệu tài chính. Một doanh nghiệp có thể kiểm đếm hàng tồn kho rất chuẩn nhưng bỏ qua khâu ghi chép. Đến cuối kỳ, hệ thống không thể xác định giá vốn thực tế là bao nhiêu.
Thuật ngữ tài chính tiếng Anh diễn đạt khái niệm này qua 2 từ chuyên biệt, tùy phạm vi công việc. Bookkeeping chỉ thao tác ghi sổ thuần túy các giao dịch phát sinh hằng ngày. Accounting mang hàm nghĩa rộng hơn, bao hàm toàn bộ công tác phân loại, tổng hợp, phân tích dữ liệu và lập báo cáo tài chính.
Tên tiếng Anh của 4 quá trình lần lượt là Observing (Quan sát), Measuring (Đo lường), Calculating (Tính toán) và Recording (Ghi chép). Nhà tuyển dụng quốc tế phân biệt rõ ràng 2 vai trò Bookkeeper và Accountant trong bản mô tả công việc, nên ứng viên cần đọc kỹ phạm vi trước khi nộp hồ sơ.
Đặc điểm nhận diện quan trọng nhất của công tác hạch toán là mọi thông tin tài chính đều phải quy đổi được thành con số cụ thể. Dữ liệu ghi nhận đòi hỏi tính trung thực dựa trên chứng từ hợp lệ, loại bỏ các đánh giá mang tính chủ quan.
Dưới đây là 4 đặc điểm cốt lõi định hình công tác hạch toán trong doanh nghiệp:
Để đo lường các nghiệp vụ khác nhau trong kế toán, nhân sự hạch toán sử dụng 3 loại thước đo chính:
Trong 3 thước đo đó, chỉ thước đo giá trị mới cho phép tổng hợp về một đơn vị chung. Không ai cộng được 200 mét vải với 50 giờ công. Nhưng khi đã quy về tiền, chi phí của cả 2 khoản nằm chung một phép tính.

Dựa trên mức độ khái quát và mục đích sử dụng thông tin, công tác hạch toán chia thành 3 loại hình chính: hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê và hạch toán kế toán. Các loại hình này khác nhau ở phạm vi ghi nhận và ở đối tượng sử dụng kết quả.
Bảng dưới đây so sánh 3 loại hình hạch toán theo hai tiêu chí quan trọng nhất:
| Loại hình hạch toán | Phạm vi ghi nhận thông tin | Đối tượng sử dụng kết quả |
|---|---|---|
| Hạch toán nghiệp vụ | Từng giao dịch đơn lẻ ngay khi phát sinh tại hiện trường, như lệnh xuất kho hay ca sản xuất | Quản đốc xưởng, trưởng bộ phận vận hành hằng ngày |
| Hạch toán thống kê | Các hiện tượng kinh tế quy mô lớn theo kỳ, như sản lượng quý hay doanh thu theo vùng | Ban giám đốc, cơ quan quản lý nhà nước |
| Hạch toán kế toán | Toàn bộ tài sản và nguồn vốn doanh nghiệp, theo chuẩn mực pháp lý bắt buộc | Cổ đông, nhà đầu tư, ngân hàng, cơ quan thuế |
Cả 3 loại hình trên hỗ trợ lẫn nhau trong hệ thống quản trị chứ không thay thế nhau. Số liệu ghi nhận từ hạch toán nghiệp vụ tại nhà xưởng là nguồn đầu vào trực tiếp cho 2 loại còn lại. Vì thế, một đơn vị ghi chép cẩu thả ở khâu xuất nhập kho sẽ kéo theo báo cáo tài chính sai lệch ở cuối kỳ. Riêng hạch toán kế toán bị pháp luật ràng buộc chặt nhất, bởi kết quả của nó đi ra ngoài doanh nghiệp.

Hai khái niệm này quy định phương thức tổ chức bộ máy kế toán giữa công ty mẹ và các chi nhánh trực thuộc. Chúng không nói về nội dung ghi chép. Doanh nghiệp có chi nhánh phải chọn một trong 2 hình thức ngay khi đăng ký hoạt động.
Điểm khác biệt giữa 2 hình thức nằm ở 2 mặt sau:
Nhân sự kế toán mới vào nghề cần phân biệt rõ giữa phụ thuộc về mô hình hạch toán và nghĩa vụ thuế. Chi nhánh hạch toán phụ thuộc nhưng đặt tại địa phương khác trụ sở chính vẫn có thể phải thực hiện kê khai thuế riêng theo quy định, vì phụ thuộc về sổ sách không đồng nghĩa với việc không phát sinh nghĩa vụ kê khai.
Kế toán là một bộ phận chuyên sâu nằm trong hệ thống hạch toán tổng thể, không phải hai khái niệm ngang hàng. Nói cách khác, mọi hoạt động kế toán đều là hạch toán. Nhưng hạch toán bao hàm phạm vi rộng hơn kế toán.
Dưới đây là 3 điểm phân biệt rạch ròi giữa 2 khái niệm này:
Nhầm lẫn giữa 2 khái niệm xảy ra là có lý do. Trên thực tế, phần lớn thời gian của một nhân viên kế toán đúng là dành cho việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh. Hiểu rõ khác biệt này giúp người tìm việc đọc đúng bản mô tả công việc, phân biệt yêu cầu của vị trí hạch toán phần hành với vị trí kế toán tổng hợp.

Một nghiệp vụ tài chính đi trọn vòng đời của nó qua 5 công đoạn chuẩn hóa. Chặng đường bắt đầu từ khâu tiếp nhận chứng từ ban đầu và kết thúc khi con số lên báo cáo tài chính hoàn chỉnh. Dùng phần mềm hay ghi sổ tay thì trình tự vẫn vậy, chỉ khác ở công cụ.
Cụ thể, 5 công đoạn diễn ra theo thứ tự sau:
Định khoản là chỗ người mới hay lúng túng nhất trong 5 công đoạn trên, nên một ví dụ cụ thể sẽ dễ hình dung hơn nhiều. Giả sử doanh nghiệp bán lô hàng trị giá 100 triệu đồng chưa gồm thuế. Khách hàng thanh toán ngay 60 triệu đồng tiền mặt và nợ lại 40 triệu đồng, giá vốn lô hàng là 70 triệu đồng.
Nghiệp vụ này phát sinh 2 bút toán. Bút toán ghi nhận doanh thu gồm: Nợ TK 111 Tiền mặt 60 triệu đồng, Nợ TK 131 Phải thu khách hàng 40 triệu đồng, Có TK 511 Doanh thu bán hàng 100 triệu đồng. Bút toán ghi nhận giá vốn gồm: Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán 70 triệu đồng, Có TK 156 Hàng hóa 70 triệu đồng.
Tổng giá trị bên Nợ luôn phải bằng tổng giá trị bên Có. Đó là cách kiểm tra nhanh nhất mà người mới nên tập thành thói quen. Một bút toán lệch hai vế chắc chắn đã sai ở đâu đó, và sửa ngay lúc này rẻ hơn nhiều so với lúc đã lên báo cáo.

Hạch toán hiệu quả dựa trên 3 điều kiện: hệ thống tài khoản được chuẩn hóa ngay từ đầu, chứng từ được kiểm soát chặt chẽ ở khâu đầu vào, và số liệu được đối chiếu định kỳ thay vì dồn tới cuối kỳ. Phần mềm chỉ hỗ trợ về tốc độ, không thể thay thế được 3 điều kiện này.
Dưới đây là 4 nguyên tắc giúp công tác hạch toán vận hành hiệu quả trong doanh nghiệp:
Cả 4 nguyên tắc trên cùng hướng tới việc hạn chế các sai sót phổ biến, gồm ghi chép thiếu thông tin, phân loại nhầm tài khoản, bỏ sót hoặc ghi trùng nghiệp vụ và chậm cập nhật số liệu. Điểm chung của nhóm sai sót này là chúng bắt nguồn từ khâu đầu vào chứ không phải từ khâu lập báo cáo. Vì vậy, doanh nghiệp nên đặt trọng tâm vào việc kiểm soát chứng từ và đối chiếu định kỳ, thay vì chỉ tăng tốc độ nhập liệu.

Năng lực đọc hiểu và thực hiện hạch toán là yêu cầu bắt buộc ở nhiều nhóm nghề thuộc khối kinh tế và tài chính. Bất kỳ vị trí nào chịu trách nhiệm về con số chi phí đều cần kiểm tra được số liệu đã ghi nhận.
Dưới đây là 5 nhóm công việc sử dụng thường xuyên kỹ năng hạch toán:
Tính đến {update_day}, riêng ngành kế toán và kiểm toán có hơn 2.400 vị trí đang mở trên CareerViet. Kế toán tổng hợp là chức danh được tìm nhiều nhất trong nhóm này. Nhu cầu ổn định như vậy đồng nghĩa người thành thạo nghiệp vụ hạch toán có nhiều lựa chọn hơn hẳn người chỉ biết nhập liệu.

Mức thu nhập của nhóm ngành hạch toán kế toán tăng theo phạm vi trách nhiệm pháp lý, không tăng theo số năm ngồi tại chỗ. Người chỉ nhập liệu và người ký duyệt báo cáo tài chính có khoảng cách thu nhập rất lớn.
Bảng dưới đây tổng hợp mức lương tham khảo của 4 cấp bậc gắn với công việc hạch toán:
| Cấp bậc chuyên môn | Mức lương tham khảo |
|---|---|
| Kế toán viên, kế toán phần hành | 8,2 đến 10,8 triệu đồng mỗi tháng |
| Kế toán tổng hợp | 9,5 đến 13 triệu đồng mỗi tháng |
| Kế toán trưởng | 17,5 đến 24,8 triệu đồng mỗi tháng |
| Giám đốc tài chính | 42,5 đến 68,6 triệu đồng mỗi tháng |
Nguồn: VietnamSalary, cập nhật {update_month}. Dữ liệu tổng hợp từ tin việc làm đăng trên CareerViet, trong đó riêng vị trí kế toán tổng hợp có 914 mẫu và kế toán trưởng có 482 mẫu.
Ứng viên có thể tra cứu mức lương trên VietnamSalary theo đúng chức danh, ngành nghề và khu vực mình nhắm tới. Con số sát thực tế sẽ giúp cuộc thương lượng lương diễn ra thuận lợi hơn.
Người mới nên nắm nguyên lý trước, thành thạo phần mềm sau, rồi mới nộp hồ sơ. Học ngược thứ tự này thường dẫn đến tình trạng biết bấm phần mềm nhưng không hiểu vì sao con số nằm ở đó.
Có 4 việc cần làm để vào nghề:
Làm xong 4 việc trên, hồ sơ đã đủ sức cạnh tranh ở nhóm vị trí đầu vào. Khâu tốn công nhất là chuẩn hóa CV, và đây cũng là khâu quyết định ứng viên có qua được vòng lọc hồ sơ hay không.
Người mới có thể Tạo CV miễn phí cùng CareerViet trên CV Hay để sở hữu mẫu CV kế toán chỉn chu, trình bày phần hành theo đúng thứ tự nhà tuyển dụng muốn đọc.
Nhu cầu tuyển người biết nghiệp vụ này phân bố khá đều trên cả nước. Ngoài việc làm TPHCM và Hà Nội, các khu công nghiệp lớn cũng liên tục cần người. Người tìm việc có thể tham khảo thêm việc làm Bình Dương, việc làm Đồng Nai, việc làm Đà Nẵng và việc làm Cần Thơ tùy nơi mình muốn gắn bó.

Dưới đây là 5 thắc mắc phổ biến nhất về công tác hạch toán. Nội dung xoay quanh ranh giới giữa các khái niệm dễ nhầm, khả năng tự học của người trái ngành và tác động của công nghệ lên nghề.
Không, định khoản chỉ là một công đoạn nằm trong quy trình hạch toán. Định khoản là việc xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có cho một nghiệp vụ cụ thể. Hạch toán thì bao trùm từ khâu thu thập chứng từ, ghi sổ, đối chiếu cho đến khi lập báo cáo tài chính.
Có, người trái ngành hoàn toàn có thể học được thông qua các khóa đào tạo nguyên lý kế toán, kết hợp thực hành trên bộ chứng từ thực tế. Chặng khó nhất không nằm ở lý thuyết mà ở chỗ tìm được nơi cho thực hành trên số liệu thật. Vị trí kế toán phần hành thường là cửa vào dễ nhất, vì phạm vi công việc hẹp và có người kèm.
Có, mọi doanh nghiệp thành lập hợp pháp đều phải thực hiện công tác kế toán theo quy định của Luật Kế toán, không phân biệt quy mô. Công ty quy mô nhỏ được áp dụng chế độ kế toán đơn giản hơn và có thể thuê dịch vụ bên ngoài. Tuy nhiên, nghĩa vụ ghi chép và lập báo cáo thì không được miễn.
Không, AI chỉ tự động hóa được các thao tác nhập liệu chứng từ lặp lại, khiến nhu cầu nhân sự thuần nhập liệu giảm xuống. Việc kiểm tra tính hợp lý của chứng từ, xử lý nghiệp vụ phức tạp và giải trình với cơ quan thuế vẫn đòi hỏi năng lực chuyên môn của con người, vì những việc đó cần hiểu bối cảnh kinh doanh.
MISA và FAST là 2 phần mềm phổ biến nhất ở khối doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Các tập đoàn lớn và công ty có vốn nước ngoài thường dùng hệ thống ERP như SAP hoặc Oracle. Dù dùng phần mềm nào, người làm nghề vẫn phải nắm nguyên lý, vì phần mềm chỉ ghi lại quyết định định khoản chứ không quyết định thay.
Thành thạo nghiệp vụ hạch toán là nền tảng vững chắc để phát triển sự nghiệp trong ngành kế toán và tài chính. Đây cũng là kỹ năng giúp nhiều vị trí quản lý đọc được sức khỏe tài chính của bộ phận mình. Ứng viên muốn bắt đầu có thể hoàn thiện CV rồi khám phá các cơ hội việc làm kế toán chất lượng trên CareerViet nhé.
Nguồn: CareerViet